Todos aqueles que prestam serviços ou que vendam bens ou produtos são obrigados a emitir documentos de faturação.
A fatura é um documento em papel ou eletrónico que comprova a transação. Ao emitir esse documento torna-se clara a relação contratual entre vendedor e comprador e nele estão incluídos todos os valores envolvidos, desde o valor do produto ou serviço, até às taxas, impostos ou retenções efetuadas. Este documento tem validade fiscal para a Autoridade Tributária (AT).
A fatura, que também pode ser usada como guia de transporte, não é o único documento usado no processo de faturação.
Existem outros que também podem ser utilizados: seja para apresentar valores de produtos aquando de uma intenção de compra, como a Fatura Proforma; ou uma Guia de Transporte ou de Remessa para a circulação de mercadorias; as Notas de Crédito e Notas de Débito, para correção de faturas; a Fatura Simplificada, não necessitando de NIF e limitada a montantes não superiores a mil euros; ou a Fatura-recibo, quando o bem ou serviço é vendido ou prestado e pago na hora.
Regras de faturação em vigor
Com uma faturação eficaz irá manter a gestão e organização financeira do seu negócio muito mais facilmente em ordem
Existem novas regras introduzidas neste processo de faturação de acordo com o decreto-Lei nº 28/2019, onde é mencionada, por exemplo a obrigação da introdução do Código QR nas faturas, como também a não obrigatoriedade de impressão de faturas, entre outros.
Também a Lei nº 119/2019, introduziu alterações, nomeadamente em diversos códigos fiscais.
Para além de todas as regras que deve seguir, é importante ter em conta os procedimentos básicos na altura de faturar. Existem vários documentos de faturação que envolvem o ato de faturar, seja o antes ou o depois, que importa conhecer. Vamos então saber um pouco mais sobre cada um deles.
Documentos de faturação para antes de vender o bem/prestar o serviço
Estes documentos podem vir a originar a emissão de outros documentos de faturação, dependendo da aquisição, ou não, dos bens ou serviços.
- Fatura proforma – É um documento meramente informativo dos valores acordados, sem validade fiscal, mas que deve ser comunicado à AT. Este documento é normalmente solicitado em situações de intenção de encomenda de bens para analisar e aprovar a compra. Saiba mais sobre este tipo de documento neste artigo.
- Orçamento – No caso da prestação de serviços, normalmente é emitido um orçamento. Não é comunicado à AT.
Documentos de transação comercial
- Fatura – A fatura é emitida através de um programa certificado pela AT, como o InvoiceXpress, sempre que haja a compra de um bem ou a prestação de um serviço. A fatura deve ser sempre emitida, mesmo que o cliente não a solicite. Este documento é comunicado à AT, não sendo, por isso, obrigatório imprimir ou enviar ao cliente. Pode também servir de Guia de Transporte (à qual se seguirá a emissão do recibo após pagamento). Este documento não é uma prova de pagamento da prestação de serviços ou aquisição de bens. Por isso, é prudente emitir primeiro a fatura, e, após o pagamento, emitir o recibo.
- Recibo – O recibo é o comprovativo de pagamento do bem ou serviço. Normalmente emite-se uma fatura, recebe-se o pagamento e depois emite-se o recibo. Se o pagamento for imediato pode emitir-se uma fatura-recibo ou, dependendo do negócio e montante, uma fatura simplificada.
- Fatura Simplificada – Documento emitido quando existe pagamento imediato, ou seja, considera-se liquidada, e destina-se ao consumidor final. Portanto terá que ser emitida no mesmo dia de aquisição do produto ou serviço. Não obriga ao preenchimento de NIF ou nome, mas está sujeita a limites de valor para a sua emissão (até 100€ se for prestação de serviços ou até 1000€ se for venda de produtos). A Fatura Simplificada é normalmente usada no comércio e restauração. Enquanto empreendedor, só poderá deduzir o IVA – se for esse o seu enquadramento, caso a Fatura Simplificada tenha NIF.
- Fatura-recibo – Este documento é emitido normalmente após pagamento do serviço ou bem/produto. Imagine uma fatura com prazo de pagamento a 30 dias, por exemplo. Findo este tempo o adquirente do serviço ou bem efetua o pagamento. O vendedor emitirá em seguida o recibo que comprovará esse pagamento. Pode também emitir uma Fatura-recibo de bens que são pagos na hora, dispensando a emissão da fatura inicial.
NOTA 1: Já deve ter reparado que existem documentos que indicam “não serve de fatura” e que são meramente informativos para o cliente, para confirmação dos produtos/serviços adquiridos ou dos valores. Apenas depois de confirmados, deve emitir o documento oficial, seja uma fatura, uma fatura simplificada ou uma fatura-recibo.
NOTA 2: Mesmo sem atividade aberta nas Finanças pode emitir o comprovativo de uma transação comercial esporádica e sem regularidade. Basta emitir uma fatura ou fatura-recibo no Portal das Finanças, conforme as circunstâncias. Para saber mais sobre este assunto, leia o artigo do nosso Blog sobre o Ato Isolado.
Documentos oficiais para transporte de mercadoria/bens
- Guia de Transporte – Este documento serve para acompanhar exclusivamente mercadoria/produtos enquanto são transportados em território nacional. Por exemplo: de uma loja ou armazém para o domicílio do cliente ou de um armazém para outro armazém, etc. Se o consumidor final adquirir produtos na sua loja, dispensa a emissão de uma Guia de Remessa ou de Transporte. Uma Fatura pode servir de Guia de Transporte desde que estejam listados todos os bens em circulação. Emita uma fatura detalhada e aconselhe o seu cliente a manter consigo o documento durante o transporte dos bens.
- Guia de Remessa – É um documento com validade fiscal e serve para indicar o envio dos bens. É uma comunicação prévia. Mas a guia de transporte ou fatura detalhada é que deve obrigatoriamente acompanhar esses produtos na sua viagem. Tem dúvidas no transporte de mercadorias? Confirme o Decreto-lei nº 147/2003, onde estão listadas as situações que dispensam o uso de Guias e as sanções no caso de infrações.
Documentos para acertos ou correções de faturas, de faturas simplificadas ou de faturas-recibo
Os seguintes documentos servem para anular ou retificar a fatura original caso cometa algum erro:
- Notas de Crédito – Caso cometa algum erro na inclusão do NIF ou do valor; ou na redação de outros dados; ou o cliente queira devolver ou trocar um ou mais produtos, não se preocupe, emita uma Nota de Crédito.
A Nota de Crédito deve incluir o número da Fatura original e o motivo para a sua emissão. No caso da correção de um valor faturado a mais, a Nota de Crédito deve conter o valor que foi faturado a mais. A emissão desta nota deve dar lugar à emissão de nova Fatura, já retificada
A nota de crédito é o documento a considerar seja para corrigir seja para anular uma fatura. O duplicado fica para a empresa, mas deve ser sempre assinado pelo cliente, conforme tomou conhecimento e consentiu a operação. Sim, é um pouco burocrático, quando pensamos em relações comerciais online, mas é a única maneira de ter tudo certo e legal.
- Notas de Débito – Estas notas são emitidas para corrigir uma fatura no que respeita ao IVA. A emissão de Nota de Débito dá lugar à emissão de nova Fatura.
Se faturar a mais (mesmo que seja o valor total da fatura), corrija a fatura emitindo uma Nota de Crédito; se faturar a menos, basta emitir uma fatura extra com o montante em falta.
No caso da anulação total da fatura, como é complicado garantir que a mesma não seja usada após enviada, faça essa anulação APENAS antes de a enviar ao cliente ou no caso de NIF incorreto.
Resumindo, estes dois tipos de documentos servem para corrigir faturas já emitidas, mas cumprem objetivos diferentes. Pode saber mais sobre ambos neste artigo.
Com o InvoiceXpress, programa de faturação online certificado pela Autoridade Tributária, pode emitir todos estes documentos, para além de ter acesso a muitas outras funcionalidades úteis para o seu dia a dia. Para saber mais sobre todos estes documentos, e para aprender o básico sobre o universo da faturação, pode inscrever-se no nosso Curso de Faturação Gratuito online.
