Com cada vez mais empresas a ter a grande maioria dos seus colaboradores em regime de teletrabalho, ou num regime híbrido, as reuniões por videochamada depressa passaram a fazer parte do nosso dia a dia.
No entanto, esta nova forma de comunicação trouxe novos desafios uma vez que a etiqueta para reuniões por videochamada é diferente daquela que tem vindo a ser utilizada em reuniões presenciais.
Para que uma reunião virtual tenha sucesso, é preciso desenvolver a capacidade de captar a atenção, informar e, ao mesmo tempo, ser interativo. E, apesar de não haver nenhum roteiro claro de boas práticas em reuniões virtuais, há alguns erros que deve evitar para que a sua experiência em regime de teletrabalho seja a melhor possível.
5 Erros a evitar em reuniões por videochamada
1. Não verificar se o material está a funcionar corretamente
Não verificar se todo o material tecnológico está a funcionar corretamente é uma receita para o desastre e pode trazer problemas de última hora. Reagendar uma reunião importante pode nem sempre ser uma opção e por isso é crucial fazer a verificação atempada dos seguintes itens:
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Ligação à internet: deve ser estável e rápida o suficiente para que não haja quebras de som ou vídeo no decorrer da reunião;
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Câmara: garantir que a câmara funciona corretamente, com qualidade e sem falhas. Adicionalmente, também é importante verificar se a câmara está posicionada da forma correta e se o espaço onde se encontra durante a reunião está bem iluminado para que todos os participantes o consigam ver;
DICA: a ferramenta de teste de webcam do VEED.IO é uma forma simples e rápida de testar a sua câmara, que, inclusive, o informa da qualidade do seu vídeo e lhe oferece recomendações de melhoria ou indicações para solucionar eventuais problemas.
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Microfone: garantir que o microfone funciona corretamente e sem interferências para que todos os participantes o consigam ouvir de forma clara e inequívoca.
Poderá sempre combinar uma curta videochamada com um colega, pelo menos 15 minutos antes da hora agendada para a reunião. Assim ambos poderão fazer em conjunto a verificação do respetivo material.
Tão importante como fazer a verificação do material, é também ter um plano B pronto a entrar em ação no caso de algum dos pontos acima falhar. De seguida damos-lhe algumas sugestões:
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Tenha uma ligação secundária à internet a postos. Para este efeito poderá verificar se possui dados móveis suficientes. Assim, caso a sua ligação Wi-Fi falhe, tem a opção de ativar o modo hotspot no seu smartphone;
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Possuir uma webcam e microfone suplentes que possam ser rapidamente conectados através de uma porta USB.
2. Usar planos de fundo distrativos
A grande maioria das plataformas utilizadas para hospedar as reuniões por videochamada dão-lhe a opção de usar um fundo virtual. Com esta opção, a plataforma substitui o plano de fundo real por um fundo virtual à sua escolha que tanto poderá ser uma imagem estática como um vídeo em loop.
Esta é uma excelente alternativa a ter de partilhar o estado em que se encontra o seu local de teletrabalho com os restantes participantes da reunião. Seja isto porque a arrumação não é o seu ponto forte ou porque não quer partilhar que tem um troféu que ganhou numa competição de xadrez na terceira prateleira do lado direito.
No entanto, quando chega a altura de escolher o plano de fundo virtual para a sua próxima reunião, evite escolher um que distraia os participantes daquilo que quer transmitir. O plano de fundo deve complementar a mensagem que está a querer passar e deve ser adequado à natureza da reunião.
3. Tentar realizar outra tarefa ao mesmo tempo
Não é nenhum segredo que o “multitasking” não funciona. Tentar realizar uma tarefa ou “adiantar trabalho” durante uma reunião por videochamada não só é distrativo como também é pouco profissional.
Verificar o seu smartphone, responder a emails ou adiantar um relatório durante uma reunião é o método certo para que perca o foco e até informação potencialmente importante. Para além disto, corre ainda o risco de alguém lhe dirigir uma pergunta enquanto está distraído.
Faça um favor a si mesmo e evite esta tentação ao silenciar todas as notificações nos seus dispositivos, permitindo-o praticar uma escuta ativa. Existem aplicações tanto para o smartphone como para o computador que o poderão ajudar a manter o foco. Um exemplo de uma dessas aplicações é o RescueTime.
4. Não usar a opção “silenciar” sempre que não estiver a falar
Todos nós, em algum ponto da nossa experiência de teletrabalho, já participámos numa reunião por videochamada onde tudo o que ouvimos é o barulho de uma televisão, alguém a assoar-se ou vozes de fundo.
Durante uma reunião com várias pessoas, os barulhos de fundo podem ser muito disruptivos e inoportunos. Portanto, para evitar esta situação, uma regra que deve ser estabelecida logo no início da reunião é que, todos os participantes devem manter o microfone silenciado a menos que seja a sua altura de intervir.
5. Não haver um moderador
Atribuir a tarefa de moderação a um dos participantes da reunião é importante apenas no caso da natureza da reunião carecer da participação de vários elementos. Nestes casos, é importante manter a ordem para que todos os participantes tenham a oportunidade de contribuir e ser ouvidos sem que se instale o caos.
É importante que seja claramente comunicado, logo no início da chamada, como será feita a moderação e como é que cada participante pode dar a indicação ao moderador de que pretende intervir.
Apresentamos em seguida algumas soluções que poderão ajudar na moderação da reunião:
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Existem plataformas de videochamadas que possuem a opção de “levantar a mão” o que indicará que a pessoa em questão quer falar;
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Utilizar a opção “silenciar” de que falámos acima. Quando alguém pretende intervir pode clicar uma vez ou intermitentemente na opção silenciar para fazer sinal ao moderador;
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Utilizar o chat disponibilizado pela plataforma para enviar uma mensagem ao moderador.
Independentemente do método escolhido, o moderador deverá anotar por ordem as pessoas que pretendem intervir e, assim que um participante acabar a sua intervenção, passar a palavra ao próximo na lista.
Mesmo tendo estes erros em mente, poderão sempre surgir outros problemas ou outras situações desconfortáveis. Isto acontece porque a realidade do teletrabalho e de reuniões por videochamada é algo relativamente novo para muitas pessoas.
Todos nós compreendemos que a adaptação a novos processos pode ser difícil e, portanto, é normal que ocorram alguns erros durante o processo de adaptação. Por isso, o mais importante é que mantenha sempre a calma.
Como se costuma dizer “errar é humano”. Os erros não são o fim do mundo e ninguém o irá penalizar por eles.
