O Simplex é um programa de inovação, modernização e simplificação administrativa que está a ser aplicado desde 2006, e que visa simplificar a vida de pessoas e empresas no relacionamento com os serviços públicos.
O programa foi adaptado pelo Governo português, a partir do Programa de Ação para a Redução dos Encargos Administrativos da Regulamentação existente na UE, apresentado pela Comissão Europeia (CE). Uma das metas da CE definia a redução de 25% dos encargos administrativos que pesam no orçamento das empresas.
O cartão de cidadão, a criação de empresa na hora ou encerrar um negócio na hora são exemplos Simplex já implementados em Portugal, cujos encargos administrativos acabam por ficar mais reduzidos.
Em 2021 e 2022 foram (e ainda estão a ser) implementadas medidas relativas ao Simplex como, por exemplo, o alargamento do IRS e IVA automático, que inclui o pré-preenchimento de formulários.
Segundo o Governo, o projeto está a ter uma evolução positiva. Por exemplo, num balanço feito em 2021, era anunciado que 85% das medidas tinham sido concretizadas.
O programa de simplificação dos serviços públicos continuará em 2023, estando prevista a implementação de outras medidas importantes.
No total, são 48 as medidas do Simplex 2022 que afetam positivamente cidadãos e empresas, em áreas como a Agricultura, a Saúde, o Ensino Superior, o IEFP, entre outras.
Na sua maioria, dizem respeito à digitalização de vários serviços, criação de portais dedicados, aplicações móveis, desburocratização da administração pública, etc. De entre estas, decidimos destacar neste artigo as medidas cuja simplificação administrativa faz toda a diferença em cada negócio.
As 14 principais medidas Simplex 2022 que impactarão as empresas
1. Alerta IES – Informação Empresarial Simplificada
A declaração IES reúne toda a informação sobre contas anuais para fins contabilísticos, fiscais e estatísticos num só documento. Para uma empresa cujo exercício económico termine em Dezembro, deverá entregar esta declaração até ao dia 15 de Julho do ano seguinte. Se tem contabilidade organizada é provável que já saiba o que é a IES.
Uma vez que a entrega da declaração é obrigatória, a medida Alerta IES implementa um sistema de envio de alertas para evitar a instauração de procedimentos de dissolução, por falta de prestação de contas das sociedades comerciais.
Prazo: 1º trimestre de 2023.
2. Fatura sem papel
A fatura sem papel é algo que a equipa e parceiros do InvoiceXpress sabem bem o que é.
A Portaria nº 144/2019, de 15 de maio, permitiu que as empresas começassem a emitir faturas online e em formato totalmente eletrónico, dispensando a sua impressão.
Até ao final de 2022 ainda serão aceites pela Autoridade Tributária faturas em PDF como faturas eletrónicas, no entanto, esta medida prevê o envio das faturas eletrónicas, aos cidadãos e empresas, por email, diretamente através do seu programa de faturação certificado, substituindo, por opção do contribuinte, a versão física da fatura.
Recordamos que o InvoiceXpress, para cumprir com a legislação relativa à faturação eletrónica via EDI, já permite exportar as suas faturas no formato XML standard de dados estruturados CIUS-PT.
Prazo: último trimestre de 2022.
3. Simplex Licenciamentos ou Licenciamento Zero
De acordo com o Decreto-Lei nº 48/2011, a simplificação administrativa beneficiará as atividades das empresas, já que o governo pretende eliminar licenças, autorizações e outros procedimentos redundantes que criem encargos para as empresas nas seguintes áreas:
- Ambiente;
- Urbanismo e ordenamento do território;
- Indústria, comércio e serviços;
- Agricultura.
Ao reduzir a grande maioria dos encargos administrativos dos serviços públicos associados a estas licenças, as empresas têm maior incentivo para investir. Para além disso, com esta medida, pretende-se melhorar os serviços digitais que dão suporte a estas formalidades, como é o caso do balcão único eletrónico.
O pedido de licenças, autorizações, etc., será substituído por fiscalização e mecanismos de responsabilização dos promotores.
Prazo: até ao final do 2º trimestre de 2023.
4. Integração contabilística automática da fatura eletrónica
O objetivo desta medida de simplificação administrativa é disponibilizar uma solução de integração contabilística automática para um conjunto de cenários de negócio.
Prazo: até ao final do 2º trimestre de2022.
5. Aeródromos militares mais acessíveis
Esta medida poderá impactar diretamente entidades de aviação civil, uma vez que agiliza e simplifica o processo de autorização de utilização de aeródromos militares da Força Aérea por parte de entidades civis.
Estes serviços públicos poderão ficar mais acessíveis aos empreendedores ligados ao setor.
Prazo: até ao final do 2º trimestre de 2023.
6. Automatização da bolsa de firmas e denominações
Com esta medida do Simplex 2022 implementam-se algoritmos de inteligência artificial, com base em processamento de linguagem natural, para a criação automática dos nomes da Bolsa de Firma e Denominações.
Esta criação é feita com base nas regras sobre a composição de firmas e denominações certificadas impostas pelo Instituto dos Registos e do Notariado, dispensando a intervenção manual. Esta medida Simplex, tornará mais rápido o processo de criação de empresa na hora.
Prazo: até ao final do ano de 2022.
7. Linha dos Fundos
A medida Linha dos Fundos ou Balcão dos fundos pretende disponibilizar um serviço multicanal de atendimento integrado de apoio a todos os que tenham interação com fundos europeus.
Sem dúvida que esta medida irá aproximar a administração pública e os gestores dos fundos, provenientes da União Europeia, dos empresários portugueses.
Prazo: até ao final do ano de 2022.
8. Projetos de I&D simplificados
As entidades Fundação para a Ciência e Tecnologia – FCT, Agência para a competitividade e Inovação – IAPMEI, Agência Nacional de Inovação – ANI e a Agência para o Investimento e Comércio Externo de Portugal – AICEP atribuem apoios financeiros à investigação e desenvolvimento.
A ideia desta medida do Simplex 2022 é desmaterializar os procedimentos relativos a estes financiamentos.
Prazo: até ao final do 2º trimestre de 2023.
9. RH Empresas
Facilitar a comunicação à Segurança Social do início e cessação de contrato dos trabalhadores é o objetivo desta medida Simplex 2022.
Ao disponibilizar webservices possibilitará às empresas integrar nos seus sistemas informáticos de gestão de recursos humanos essas comunicações obrigatórias.
Prazo: até ao final do 2º trimestre de 2022.
10. Seguir + empresa
Este serviço de alerta irá notificar de todos os registos que foram feitos sobre uma entidade sujeita a registo comercial, permitindo a permanente atualização sobre alterações que ocorram na entidade, aumentando a transparência e dispensando a consulta de uma certidão permanente.
Prazo: até ao final do 2º trimestre de 2023.
11. Balcão do Território
Esta medida, a implementar até ao final de 2022, pretende disponibilizar a cidadãos e empresas o acesso a informação e serviços de emissão de pareceres ou licenças relacionadas com a gestão do território nacional.
Prazo: até ao final do 4º trimestre de 2022.
12. +Agricultura +Informação – Portal Único da Agricultura
A medida pretende criar um sistema de registo da atividade agrícola no Portal Único da Agricultura.
Este portal online fornecerá o apoio e aconselhamento ao agricultor no âmbito da sua atividade, incluindo as culturas, a aplicação de fitofármacos, a aplicação de nutrientes nos solos, amostras, produção, consumo de água, entre outros.
Prazo: 2º Trimestre de 2023
13. Showcase Internacional
Esta medida Simplex 2022 é especialmente interessante para negócios com objetivos internacionais, ou que queiram fazer crescer o negócio online ou físico e alcançar clientes estrangeiros.
A ideia é disponibilizar um espaço digital com:
- Conteúdo empresarial orientado a públicos internacionais – eventos e feiras de produtos virtuais, com disponibilidade alargada e acessíveis através de dispositivos móveis, desktop e através de experiências de realidade virtual e aumentada;
- um centro virtual de conferências com todos os recursos necessários e um conjunto de funcionalidades de comunicação interativa avançadas.
Prazo: até ao final do 2º trimestre de 2023.
14. Transporte Digital
Esta medida de simplificação administrativa facilita o acesso aos serviços de emissão/renovação de alvarás e licenças nacionais e internacionais para o transporte de mercadorias. Assim, é disponibilizado o acesso aos serviços digitais de:
- emissão/renovação de alvará de âmbito nacional e de licenças comunitárias de âmbito nacional e internacional para transporte de mercadorias por conta de outrem,
- emissão/renovação de alvará de âmbito nacional e de licenças comunitárias de âmbito nacional e internacional para transporte de passageiros em autocarro,
- outros alvarás, licenças e autorizações em matérias de transportes.
Prazo: 2º trimestre de 2022.
Quem pode participar na definição das medidas Simplex?
Até chegar ao desenho e implementação de medidas de simplificação administrativa, há um caminho a percorrer.
Primeiro, os serviços públicos apresentam as suas propostas de mudança. Segundo, os cidadãos, as empresas, as associações, etc., dão o seu contributo através de um mecanismo de participação pública para, a cada ano, se aplicarem medidas que irão melhorar a relação dos cidadãos com a administração pública.
Se tem ideias que podem simplificar o relacionamento entre administração pública e empresas, registe-as no livro Simplex.
