Com a entrada de um novo ano surgem atualizações nas regras de faturação, muitas delas decididas pelo Orçamento do Estado para 2025 (OE), aprovado no dia 29 de novembro de 2024.
As medidas definidas no OE afetam as empresas, os trabalhadores independentes e o cidadão em geral. Na altura, demos conta das mudanças principais para as empresas, como a descida do IRC e a alteração dos escalões e taxas de tributação autónoma.
A generalidade das medidas que impactam a vida de todos podem ser consultadas na página oficial do Governo sobre o Orçamento do Estado.
Neste artigo explicamos quais as principais regras de faturação para 2025, aquilo que se mantém e o que muda no universo da faturação, para que empresas e trabalhadores independentes evitem penalizações e cumpram com todas as obrigações legais.
Este é, sem dúvida, um guia sobre faturação a manter sempre por perto!
Novas regras de faturação para 2025
1. Ficheiro SAF-T: o que precisa de saber em 2025
A importância do Ficheiro SAF-T
O ficheiro SAF-T de faturação é um documento, criado em 2007 pela Portaria n.º 321-A/2007, de 26 de março, que resulta da exportação dos dados fiscais da atividade para comunicação mensal à Autoridade Tributária.
Através dele, a AT acede às informações contabilísticas das empresas mais facilmente, controlando e combatendo a evasão e a fraude fiscal.
O documento em formato XML contém os dados da empresa, identificação dos clientes, dos produtos ou serviços vendidos e respetivos documentos de faturação emitidos.
A entrega do ficheiro SAF-T é feita, normalmente, pelo Contabilista Certificado.
Comunicação por inexistência de faturação
As empresas, Empresários em Nome Individual (ENI) ou Trabalhadores Independentes que num determinado mês não emitam faturas, como pode acontecer, por exemplo, com o setor imobiliário, agricultura ou turismo, continuam a ter a obrigação de comunicação da faturação, neste caso a comunicação da inexistência de faturas.
As empresas que cessaram a sua atividade, mas que ainda não a comunicaram às Finanças, têm o mesmo dever de comunicar a inexistência de faturação.
Quais os prazos para entrega do Ficheiro SAF-T ou para a comunicação por inexistência de faturas em 2025?
Em 2025, mantêm-se inalterados os prazos para a entrega do ficheiro SAF-T e a comunicação de inexistência de faturação, ou seja, até ao dia 5 de cada mês.
Para evitar falhas ou atrasos, agende mensalmente o envio do ficheiro SAF-T para o seu contabilista certificado através do InvoiceXpress, o seu programa de faturação online.
Quem fica isento da comunicação mensal de faturação?
- As pessoas coletivas com atividade cessada para efeitos de IVA;
- As pessoas singulares que apenas faturem no Portal das Finanças e não disponham de séries de faturação comunicadas.
Além do Ficheiro SAF-T de faturação entregue mensalmente, há um outro ficheiro que as empresas devem ter atualizado e pronto a entregar, caso a Autoridade Tributária assim o peça: o Ficheiro SAF-T de Contabilidade.
SAF-T de Contabilidade: Adiamento da submissão obrigatória deste ficheiro
O ficheiro SAF-T de Contabilidade é um ficheiro com dados sobre um determinado período de faturação, sendo mais completo relativamente ao Ficheiro SAF-T de faturação mensal. O referido documento serve para efeitos de auditoria e fiscalização por parte da AT.
O ficheiro SAF-T de Contabilidade inclui informações detalhadas sobre:
- O plano de contas da empresa;
- Os lançamentos contabilísticos realizados ao longo do exercício anual;
- Os saldos das contas;
- Outras informações relacionadas com a contabilidade, que permitem à AT verificar a coerência entre as contas e as obrigações fiscais.
Apesar de inicialmente previsto para maio de 2025, o prazo para submissão obrigatória do Ficheiro SAF-T de Contabilidade foi adiado para 2026 e seguintes, sendo a submissão obrigatória no início de 2027, relativamente ao ano contabilístico de 2026.
Esta alteração ocorreu no âmbito do Orçamento do Estado para 2025 para dar mais tempo às empresas para se prepararem. Mas, independentemente do adiamento, todas as empresas com contabilidade organizada devem ter este ficheiro disponível caso seja solicitado pelas Finanças.
2. Faturação eletrónica: novas obrigações para 2025
As grandes empresas que negoceiam com o setor público B2G (Empresas – Governo) são obrigadas à emissão de faturação eletrónica desde 2021.
Mas, a partir de 1 de janeiro de 2025, esta exigência é alargada a todas as empresas que forneçam bens ou serviços para entidades públicas, ficando obrigadas a emitir faturas eletrónicas, visando o aumento da transparência dos negócios e a redução do uso de papel.
Para garantir a conformidade com a medida, certifique-se de que o seu software de faturação é compatível com os requisitos da faturação eletrónica. Opte pelo InvoiceXpress, software de faturação online, preparado para as mudanças de 2025 e aproveite todas as oportunidades de negócio.
De referir que as faturas em formato PDF mantêm-se com validade fiscal até ao final de 2025, não sendo obrigatória a assinatura digital por mais um ano, excetuando-se, como já foi referido, os negócios com o setor público.
3. Assinatura digital: o que muda?
A obrigação de incluir uma assinatura digital qualificada ou um selo eletrónico qualificado nos documentos de faturação foi mais uma vez adiada.
Mas, apesar do adiamento, esta é uma medida para implementar, que irá assegurar a validade fiscal dos documentos emitidos, por isso é importante que as empresas continuem este processo de atualização legislativa.
A inclusão da assinatura digital nos documentos de faturação destina-se a aumentar a segurança e a autenticidade das faturas, uma vez que evita alterações não autorizadas posteriores à emissão das faturas.
A decisão de adiar a implementação da assinatura digital foi tomada, por um lado, por se verificar que as empresas necessitam de mais tempo para adaptar os seus sistemas. E, por outro lado, para minimizar o impacto administrativo, em especial, nas micro e pequenas empresas.
Aconselhamos a:
- Verificar o seu software de faturação: se está preparado para integrar a assinatura digital e os selos eletrónicos. Pode confiar no programa de faturação InvoiceXpress para este fim, pois está preparado para a mudança.
- Confirmar que as assinaturas e selos eletrónicos são certificados.
Comece já a emitir documentos de faturação com a assinatura digital e o selo eletrónico, pois as medidas são para avançar.
3. Valorização de inventários (e dispensa de valorização)
A comunicação do inventário é uma obrigação legal de entidades sujeitas a IRS e IRC em Portugal, desde 2012 (Decreto-Lei n.º 198/2012, de 24 de agosto).
O controlo do inventário é importante tanto para empresas, que verificam as movimentações dos produtos e estimam necessidades futuras, como é importante para as Finanças, permitindo controlar a evasão fiscal ou a economia paralela.
Em Portugal, existem dois tipos de inventário:
- Simples – registo de uma lista de stock de produtos;
- Valorizado – registo de uma lista de stock de produtos, mas indicando o respetivo preço de cada produto.
A valorização de inventários foi adiada para 2025 e, este ano, é uma obrigatoriedade para muitas empresas, mas existem exceções.
Ficam isentos da valorização de inventário de stock os seguintes casos:
- Sujeitos passivos com período de tributação iniciado em ou após 1 de janeiro de 2024, independentemente do regime ou dimensão da empresa.
- Sujeitos passivos com período de tributação a iniciar em ou após 1 de janeiro de 2025, que não estão obrigados a manter inventário permanente (em tempo real).
Na prática, significa que, a partir de 2025, serão apresentados inventários simples e valorizados.
Por um lado, as empresas que fazem inventário permanente, ou seja, em tempo real, são obrigadas a apresentar o inventário valorizado.
Por outro lado, as empresas que fazem o inventário apenas no final do ano, basta apresentarem um inventário simples, sem valorização dos produtos.
Para efeitos de comunicação de inventário, o volume de negócios não é relevante. O InvoiceXpress também pode ajudar nesta tarefa, pois permite que os seus clientes exportem facilmente os dados de itens registados no software de faturação.
Essa funcionalidade simplifica a comunicação obrigatória com a Autoridade Tributária, possibilitando a submissão da informação através do Portal das Finanças de forma prática e eficiente.
Esperamos que este guia sobre faturação com as principais regras de faturação para 2025 ajude a esclarecer todas as dúvidas sobre emissão de faturas, prazos e obrigações legais para 2025.
Para continuar a manter-se a par de todos os prazos fiscais, acompanhe a nossa agenda fiscal mensal.