Quando emito documentos rectificativos a uma factura, como faço com os recibos? Tenho de emitir mais do que um? Nós explicamos.
Agora, já não é possível emitir Notas de Crédito ou Débito separadamente; elas têm sempre de ficar associadas a facturas. Não esquecer que as notas de débito são documentos rectificativos de facturas que só devem ser emitidas para corrigir o valor de IVA a aplicar.
Ora, agora que sempre que marca como pago um documento é gerado um recibo automaticamente, como fazer quando há documentos rectificativos? Vamos dar exemplos para ser mais fácil perceber.
Para quando emite Notas de Débito, sempre associadas a facturas:
*Cenário 1) Já com a factura paga*
10.09.2013 – Presto um serviço e emito a factura n.º 1/2013 de 1000€.
11.09.2013 – O cliente paga a Factura n.º 1/2013 de 1000€. Eu, como fornecedor, marco a factura como paga no InvoiceXpress e automaticamente é gerado um recibo de 1000€.
16.09.2013 – O meu contabilista diz-me que o serviço está sujeito a IVA 23% que eu não contemplei na factura. Emito uma Nota de Débito no valor dos 230€. Então, junto à factura, emito uma Nota de Débito n.º 6/2013 de valor 230€.
17.09.2013 – O meu cliente paga a Nota de Débito n.º 6/2013. Eu marco essa Nota de Débito como paga e o InvoiceXpress emite o recibo automaticamente.
Neste cenário são criados 2 recibos: um para a factura e outro para a Nota de Débito.
*Cenário 2) Com a factura por pagar*
10.09.2013 – Presto um serviço e emito a factura n.º 1/2013 de 1000€.
11.09.2013 – O meu contabilista diz-me que o serviço está sujeito a IVA 23% que eu não contemplei na factura. Emito uma Nota de Débito no valor dos 230€. Então, junto à factura, emito uma Nota de Débito n.º 2/2013 a de 230€.
15.09.2013 – O meu cliente paga a factura n.º 1/2013 de 1000€ e a Nota de Débito n.º 2/2013 de 230€.
Eu, como fornecedor, marco a Factura como paga na sua totalidade, de 1230€, no InvoiceXpress, já a considerar o valor da Nota de Débito, e automaticamente é gerado um recibo no valor de 1230€. O recibo vai associar a factura e a Nota de Débito.
Neste cenário é gerado somente 1 recibo.
Para quando emite Notas de Crédito, sempre associadas a facturas:
*Cenário 1) Já com a factura paga*
05.09.2013 – Emito uma factura n.º 5/2013 de 1000€.
06.09.2013 – O cliente paga a factura n.º 5/2013 de 1000€, marco o documento como pago no InvoiceXpress e é gerado automaticamente um recibo.
09.09.2013 – O meu cliente devolve-me material no valor de 400€. Portanto, no ecrã da factura, emito uma Nota de Crédito n.º 8/2013 no valor dos 400 €.
Sendo assim, o recibo existente faz referência a factura n.º 5/2013 de 1000€, mas eu recebi efectivamente 1000€ e não 600 €.
* Hipótese 1: Anulo o recibo dos 1000€, emito um novo recibo de 600€ e simultaneamente devolvo os 400 €.
* Hipótese 2: Anulo o recibo dos 1000 €, emito um novo recibo de 600€ e simultaneamente emito uma nova factura dos 400€, referente a um adiantamento.
*Cenário 2) Com a factura por pagar*
10.09.2013 – Presto um serviço e emito a factura n.º 2/2013 de 1000€.
11.09.2013 – O meu cliente devolve-me material no valor de 400€. Portanto, no ecrã da factura n.º 2/2013 emito uma Nota de Crédito n.º 4/2013 de 400 €.
16.09.2013 – O meu cliente paga 600€ referente à factura n.º 2/2013 (de 1000€) e Nota de Crédito n.º 4/2013 (no valor dos 400 €).
Ora, como fornecedor, marco a factura como paga na totalidade de 600€ já a considerar o valor a abater da Nota de Crédito n.º 4/2013, e automaticamente é gerado um recibo no valor de 600€. O recibo associa tanto a factura como a Nota de Crédito como origem.
