Fez tudo como prometeu que ia fazer, facturou nas alturas devidas e o prazo de pagamento venceu. Ainda não recebeu? Saiba o que fazer.
Os meus últimos dois artigos focaram a nossa experiência com o processo de cobranças a grandes empresas e a importância das ordens de compra para recebermos a tempo e horas.
Se estiver na infeliz situação em que sente que já fez tudo o que está ao seu alcance para receber atempadamente e, mesmo assim, o seu cliente não lhe paga, quero que saiba que não está sozinho.
Já me aconteceu de tudo um pouco no que diz respeito a pagamentos em atraso. Desde clientes que atrasam o pagamento porque precisam de apresentar resultados trimestrais e querem melhorar a sua posição de fluxo de caixa, a clientes que não têm dinheiro mas compraram os serviços na mesma, até clientes que simplesmente se atrasam porque não querem pagar um empréstimo ao banco e optam por financiar-se com os seus fornecedores.
# O que fazemos então quando um cliente não nos paga?
Costumo dividir o processo de cobranças em três tempos. No primeiro, fazemos o que descrevi no último artigo, ou seja, articular a emissão das facturas com o Departamento de Pagamento a Fornecedores (DPF).
Num segundo momento, quando já passou o prazo de vencimento de uma factura, enviamos emails a questionar, cordialmente, qual a previsão de pagamento da factura, e damos a entender que estão em falta com o compromisso previamente assumido connosco.
Se não obtiver resposta a este email, a minha equipa tem indicação para tentar a cobrança até três vezes, todas as semanas, mantendo a mesma abordagem dos emails. Em paralelo, também fazemos chamadas telefónicas aos interlocutores envolvidos no projecto e, de uma forma cordial, confrontamos a questão.
# E se o cliente não der indicação de que vai pagar?
Se, passados 15 a 20 dias após o prazo de vencimento de uma factura, a mesma não for paga, enviamos novo email com a notificação de que vamos entregar o caso ao nosso departamento legal caso não hajam desenvolvimentos. Normalmente, face a esta situação, costuma haver uma resposta, e notamos até que existe uma tentativa de se pagar assim que possível.
# E se, mesmo assim, o cliente não pagar?
Tratando-se de um cliente que não lhe paga mesmo, a situação é encaminhada para os nossos advogados e partimos para um processo de injunção. A nossa experiência diz-nos que nesta fase o cliente vai ouvir e mostrar, no mínimo, disponibilidade para negociar um prazo de pagamento em que lhe seja possível liquidar a factura.
A nossa experiência diz-nos, também, que as empresas evitam a todo o custo ter processos de injunção, uma vez que isso irá ficar para sempre anexado ao registo da empresa. E isso pode ser consultado como vamos ver adiante.
# O que fazer para evitar clientes mau pagadores?
Existem várias acções preventivas que podemos tomar sempre que vamos começar negócio com um novo cliente.
* Esclarecer logo as expectativas antes de sequer começar um projecto. Para nós, é importante dizer ao cliente que o nosso compromisso é realizar serviço X, e que a nossa expectativa é que o cliente pague as facturas na data de vencimento das mesmas. Faço sempre questão de usar estas palavras e de sair de lá com um compromisso. Desta forma, é bastante mais complicado um cliente justificar-se se falhar um pagamento.
* Validar online qual o estado financeiro de uma empresa. Eu uso, e recomendo, o serviço da Racius que, por um valor relativamente baixo, consegue dar-nos muitas informações sobre empresas. E quando se tratam de negócios de risco financeiro elevado (em caso de calote), faço questão de comprar o Relatório Financeiro da empresa com a qual vou fazer negócio. Se os níveis de dívida a fornecedores forem elevados, ou se no passado tiveram processos de injução, vou querer saber antes de aceitar o negócio.
* Perguntar à sua rede de contactos o que conhecem sobre o seu potencial cliente. Que fama tem? Costuma pagar a tempo e horas? Na RUPEAL temos uma lista interna de empresas com as quais não fazemos negócio. Já sabemos que não pagam, e nem vale a pena iniciar conversações.
# Devo recusar um negócio se descobrir que um cliente é mau pagador?
Sim! Esta é uma daquelas perguntas para as quais a resposta é “tiro e queda”. Não só deve recusar, como pode até despedir clientes quando não cumprem com a sua parte do compromisso. Naturalmente, só fazemos isto quando já demos todas as hipoteses de cobrar o nosso valor, e sabemos que com aquele cliente não podemos mesmo contar.
Francamente, para quê investir a sua arte, tempo e dinheiro com clientes que, no fim do dia, não lhe pagam?
Nota: Este é o terceiro artigo de uma série com autoria de Rui Alves. Ao longo de algumas semanas, continuaremos a partilhar consigo as aventuras que viveu quando ainda era um jovem empresário. Subordinados ao tema “Aprender Fazendo”, reforçamos o convite para que nos acompanhe nesta viagem.
