O cumprimento de prazos e as prioridades
Cumprir prazos é um problema para si?
Sente-se demasiado pressionado?
Se, por vezes, os prazos causam este efeito em si, experimente pensar em como seria a sua produtividade se não tivesse prazos a cumprir. Ou se os outros não estivessem sujeitos a prazos. Por exemplo, não teria prazo para pagar, mas também não teria prazo para receber qualquer pagamento.
Rapidamente percebemos que os prazos/metas são nossos amigos. Se estiverem bem definidos podem ajudar a priorizar o trabalho, calendarizar as tarefas e, no fundo, tornar a sua jornada mais produtiva.
Por falar nisso, esteja atento à nossa agenda fiscal mensal que ajuda a cumprir com as obrigações fiscais, evitando coimas ou outras sanções relacionadas com o incumprimento.
Ao longo deste artigo vamos perceber a importância de cumprir prazos, definir prioridades e a sua relação com a produtividade. Listamos também 10 dicas para ajudar a cumprir com os prazos.
Cumprir prazos: produtividade e gestão de tempo são peças fundamentais
A produtividade está relacionada com a quantidade e a qualidade de tarefas realizadas num determinado período (prazo) e os recursos usados para completar esse processo.
Melhorando a sua produtividade, a empresa ou negócio será mais competitivo e mais bem posicionado no mercado. Não é à toa que se fala em produtividade e gestão de tempo.
Ao utilizar ferramentas para melhor gerir o tempo, será possível:
- otimizar as rotinas de trabalho;
- estabelecer prioridades na execução das tarefas, fazendo mais com menos esforço. O objetivo será o cumprimento de prazos e, idealmente, a sua antecipação. Estabelecer prioridades é estabelecer urgências, tendo em conta o tempo (os prazos) em que necessitam estar prontas;
- Reduzir recursos, e, consequentemente, custos, para cumprir com as tarefas, nunca afetando a qualidade.
A gestão de tempo, por exemplo, utiliza várias ferramentas para ajudar a cumprir com as tarefas no limite de tempo estipulado, cumprindo com os prazos para cada tarefa.
Esse será o objetivo de qualquer empresário ou empreendedor, e também dos trabalhadores por conta de outrem, ou seja, conseguir ser o mais produtivo possível no tempo que tem disponível.
Mas, a gestão de tempo, por si só, não faz milagres.
É importante:
- Organizar;
- Priorizar;
- Planear.
Assim, conseguirá um melhor desempenho e produtividade. Caso não termine as tarefas dentro do prazo, impactará o trabalho de toda a equipa, para além de sobrecarregar os seus blocos de trabalho seguintes com uma tarefa fora de prazo.
Em suma, organizar a agenda, listar tarefas, automatizar tarefas, delegar trabalho, organizar as tarefas por blocos de tempo, desligar-se do online ou gerir expectativas são algumas estratégias para gerir o seu tempo. O objetivo é conduzir a uma maior produtividade e à garantia do cumprimento dos prazos no tempo certo.
Prazos num negócio: porque devem ser estabelecidos?
Para saber se um determinado objetivo, que faça parte do plano de um negócio, é atingido, deve ser definido para ser concretizado num determinado prazo. Ou seja, deve ser concreto e mensurável. Só assim pode ser avaliado. Daí que a data-limite para serem executados é muito importante.
Consulte o artigo Como definir e planear objetivos de negócio para 2023 para definir objetivos de curto ou longo prazo, assim como para conhecer ferramentas úteis.
Ao definir metas ou períodos temporais para finalizar cada objetivo ajuda a estabelecer as suas prioridades. Além disso, contribui para a melhor organização do trabalho.
Imaginemos a preparação da Black Friday (sim, é só em novembro de cada ano, mas se começar a preparar antecipadamente, definindo todos os prazos e organizando o trabalho pelas equipas, maior será a probabilidade de sucesso).
Conhece o ditado popular português: “depressa e bem não há quem”? Então, não deixe para depois o planeamento das suas estratégias ou campanhas. Defina os prazos para ir trabalhando com calma em cada uma delas.
Preocupe-se em definir objetivos para o seu negócio/projeto/campanha que sejam alcançáveis, assim como tornar claros os indicadores de desempenho (KPI), caso contrário, dificilmente cumprirá os prazos que definiu.
Qual a importância do cumprimento de prazos no seu negócio?
Ao refletir sobre cada estratégia, ao definir os prazos para cada uma delas, será mais fácil a tomada de decisões relativamente às direções do seu negócio. E se tiver um calendário bem definido – que será ajustado ao longo do caminho, e bem comunicado às suas equipas e parceiros, se for caso disso – impedirá atrasos no cumprimento de cada meta. Parecem verdades óbvias, mas por isso mesmo se percebe que estabelecer prazos é fundamental.
Contudo, a definição e comunicação de prazos confere à equipa e parceiros do negócio um sentido de missão rumo ao mesmo objetivo, transmitindo o papel a cada um no cumprimento dessa missão. Isso aumenta a confiança entre colegas, entre fornecedores e entre clientes. Há uma orientação definida, bem comunicada, que influencia positivamente o fluxo de trabalho das equipas com vista ao cumprimento de prazos.
Imagine o que isso faz à sua produtividade. Estas 5 metodologias de gestão de projetos para aumentar a produtividade aplicam formas diferentes de o fazer, mas todas elas têm por base as prioridades e os prazos. Só assim é possível avançar para a tarefa/projeto seguinte.
Fácil é falar, mais difícil é cumprir prazos, principalmente quando há mais pessoas envolvidas. Um dos exemplos é o processo de faturação e cobrança junto de clientes. Com a parceria do programa de faturação online certificado, Invoicexpress, o cumprimento de prazos deixa de ser um problema, já que é possível criar fichas de clientes e faturar em segundos, deixando-lhe tempo para o que realmente importa.
Já percebemos que os prazos existem em todo o lado, o mais complicado é conseguir cumpri-los, por isso, antes de terminarmos, deixamos algumas dicas que poderão ajudá-lo a chegar mais longe.
10 dicas que ajudam a cumprir prazos
- Crie prazos realistas e concretizáveis;
- Estabeleça um calendário para cada tarefa;
- Elimine distrações. Se for preciso, isole-se, desligue o telemóvel;
- Tarefas curtas – faça ou descarte. Aplique a regra dos dois minutos baseada em David Allen, ou seja, se a tarefa demorar menos de 2 minutos faça de imediato. Por outro lado, se esta tarefa for irrelevante, então descarte-a da sua lista.
- Defina prioridades. Já se sabe que aquelas tarefas com prazos mais curtos, terão de ser as primeiras a realizar.
- Delegue trabalho. Depois de definir as suas prioridades, se identificar aquelas que poderão ser concretizadas por outras pessoas da sua equipa, então, delegue sem medos;
- Utilize notas e lembretes, físicas ou digitais;
- Crie rotinas, para saber o que tem a fazer, evitando dispersar-se.
- Conte com as tarefas programadas e com as imprevistas. Organize o seu dia a dia de acordo com as características do seu trabalho. Distribua o seu tempo entre tarefas programadas e outras imprevistas. Experimente dividir o dia por blocos de tempo, utilizando a técnica de pomodoro.
- Comunique com as suas equipas. Como? Se é um líder e tem outros colaboradores na sua equipa/empresa reconheça o seu trabalho, motive-os. Elogie-os, dê-lhes voz, acolha as suas ideias. Mantenha uma comunicação constante e de rápido feedback em relação às tarefas que concluem, demonstrando a importância de cumprir prazos.
Inspire-se neste artigo e vá aplicando algumas ideias consoante a tipologia do seu negócio.
Mãos à obra e mantenha-se firme. Afinal de contas, ao contrário do que se possa pensar, definir e cumprir prazos é ótimo para evitar situações de stress.
