Organização de documentos: precisa-se
Perde muito tempo à procura de documentos? Tem pastas desarrumadas com informação avulsa, desatualizada e fora do sítio, que só aumentam a sensação de caos? Já apagou um documento importante por engano? Não se preocupe: Tudo tem solução, inclusive a falta de organização dos seus documentos digitais.
Pense na sua despensa. Se for como muitas pessoas, terá os alimentos mais recentes à mão, os que usa com maior frequência. Mas repare: tem produtos enlatados que já expiraram há anos? Tem algum outro pacote aberto e estragado? Quando precisa de um alimento que raramente usa, sabe onde ele está, ou sequer se o tem? Consegue encontrá-lo rapidamente, ou tem de tirar os pacotes de comida mais habitual das estantes e gavetas até encontrar o que procura?
Agora, pense no seu computador e no seu sistema de armazenamento na nuvem. Se ainda não tiver implementado um sistema de organização eficaz, os seus documentos mais recentes e os mais usados estarão guardados numa pasta qualquer, que provavelmente não será fácil de encontrar daqui a uns tempos. Verdade?
Estilos de procura de informação digital
Na procura da informação — ou do alimento, para dar seguimento à comparação— podemos funcionar de duas formas: o que chamamos de “estilo paleolítico” e de “estilo neolítico”.
- No “estilo paleolítico”, para encontrar o que procuramos (carne, ovos, legumes), temos de ir à caça ou à recoleção. Teremos de procurar pistas, procurar em vários locais até achar o que pretendemos. Teremos de investir tempo, a moeda mais valiosa dos nossos dias. Como muito bem pressupõe: este método não é eficiente.
- No sistema “neolítico”, buscar informação (carne, ovos, legumes) é bem mais fácil, porque fomos nós próprios que criámos regras e espaços para tal (o galinheiro, a horta). Sabemos exatamente onde está o que procuramos. Este é o método mais eficiente — e o qual, já agora, permitiu à sociedade sair da pré-história em termos de abastecimento alimentar.
Trazendo agora esta analogia ao mundo digital, fica claro que é muito mais eficaz criar um sistema de armazenamento à nossa medida do que navegar no caos até encontrar o que procuramos. Dito de outra forma: criar e cuidar uma estrutura de armazenamento requer algum esforço inicial, mas que, a longo prazo, compensa.
Organização de documentos: o Sistema de Armazenamento de Ficheiros (SAF)
Apresentamos, a seguir, algumas dicas sobre como organizar e implementar um Sistema de Armazenamento de Ficheiros (a que chamaremos “SAF”) eficiente que possa aplicar no seu trabalho, na sua empresa, e também na sua vida pessoal. As dicas são válidas tanto para documentos armazenados localmente no seu computador como os que armazena na nuvem (Google Drive, Dropbox e afins).
Com a implementação de um SAF vai ganhar, acima de tudo, tempo, mas também tranquilidade: sempre que alguém lhe solicitar um documento, saberá perfeitamente localizá-lo sem pestanejar.
Para que o SAF seja eficiente, deverá ser fácil e intuitivo tanto arrumar, como encontrar os documentos de que necessitamos.
De que vai precisar para implementar um SAF
1. Mindset de sistemas
Os sistemas tiram da equação uma boa parte da falibilidade humana, mas não estão totalmente livres dela. No caso que nos ocupa hoje, podemos ver o SAF em duas componentes:
- Uma estática, a estrutura das pastas, o esqueleto do sistema. Imagine uma estrutura em árvore que é criada de uma vez (e vai sendo alterada conforme as necessidades).
- Uma dinâmica, as regras de utilização. São as diretrizes que definimos para que o sistema funcione.
Estas partes são igualmente importantes. De nada serve criarmos um sistema perfeito se depois não fazemos uso dele de forma eficiente. Mesmo que misturemos os melhores ingredientes, se o fazemos aleatoriamente sem seguir uma receita, o resultado poderá ser catastrófico. Concorda?
Mais à frente, dar-lhe-emos mais dicas sobre como criar uma estrutura. Agora, vamos às regras.
2. Abertura a novas regras e rotinas
Para seguir regularmente as regras, convém criar rotinas.
O que faz quando chega do supermercado? Não deixa os congelados à porta da cozinha, pois não? Tira-os do saco e coloca no congelador sem pensar muito nisso. Com a informação digital deveríamos fazer o mesmo.
Exemplos de Regras:
– Colocar no lixo os downloads que não servirão mais;
– Arrumar cada documento na sua pasta correspondente;
– Guardar apenas as últimas 3 versões de um documento.
Regras simples e evidentes, mas nem por isso fáceis de pôr em prática. Para nos forçarmos a cumprir as regras, convém criar rotinas.
Exemplo de Rotina: Muitas pessoas usam o ambiente de trabalho (ou desktop) do seu computador como lugar para armazenar informação. De facto, pode utilizá-lo para esse fim em casos pontuais, mas estará a saltar uma das regras (“Arrumar cada documento na sua pasta correspondente”). Estabeleça uma rotina que o obrigue a limpar o desktop com frequência.
Sem rotinas definidas e implementadas, terminará com um desktop cheio de documentos e pastas dispersas sem qualquer ordem e irá procrastinar o dia da “grande arrumação”. Já com rotinas, será muito mais fácil controlar o seu espaço digital e a informação que mantém armazenada.
A título de exemplo, uma das rotinas que propomos é: todas as 6ª feiras à tarde: 1) arrumar o escritório, 2) eliminar a pasta de lixo e 3) limpar os downloads.
3. Visão de longo prazo
Os sistemas não nascem acabados, melhoram com o tempo. Não pretenda ter um sistema perfeito no primeiro dia, porque só vai sentir frustração. Vá criando, testando e melhorando sempre que possível. Com melhoria contínua e visão a longo prazo, os resultados chegarão e serão consistentes.
4. Minimalismo
Adote um pensamento minimalista: em que há um lugar para cada ficheiro, cada ficheiro no seu lugar, e não mais ficheiros do que os necessários. Guarde, ao estilo Marie Kondo, apenas aquilo que é efetivamente preciso. Desfaça-se de toda a informação irrelevante, desatualizada ou que pode consultar de outras formas. Evite a entropia e liberte espaço digital e mental.
Este minimalismo também se deve refletir nas escolhas que fazemos. Por exemplo, ao escolher um programa de faturação certificado como o InvoiceXpress, poupará tempo com a tarefa de emissão de faturas. No InvoiceXpress, as faturas estão sempre disponíveis no site, e não precisa de fazer download para enviar aos clientes, porque pode fazê-lo diretamente pelo software de faturação.
O InvoiceXpress é um ótimo programa de faturação para eliminar a desorganização e aumentar a produtividade, já que não tem de preocupar-se em arrumar faturas em pastas.
5. Autoconhecimento e conhecimento do negócio
Cada pessoa e cada negócio são diferentes. É imprescindível conhecer-se bem e conhecer o funcionamento dos seus processos de negócio. Se trabalha com várias dezenas de clientes, a sua estrutura será diferente de quem trabalha com dois ou três. Por isso, um sistema de armazenamento que funciona para uma agência poderá não funcionar para um freelancer. Crie o seu sistema à medida das suas necessidades.
Organização de Documentos: Dicas para criar um Sistema de Armazenamento de Ficheiros
1. Comece hoje, e não adie até estar perfeito
Tenha em atenção que o sistema tem de ser apenas “o suficientemente organizado” para ser produtivo. Tentar desenvolver um sistema demasiado complexo é uma tarefa que consome tempo em si mesma e poderá não compensar a longo prazo. Eficiência e perfeição nunca foram sinónimos.
2. Separe a informação pessoal da profissional
Divida para conquistar. Crie no sistema de raiz uma pasta para separar estas duas partes da vida; desta forma, evitará confusão e frustração, e aumentará a sua produtividade reduzindo consideravelmente o tempo no sistema “neolítico” de procura de informação.
3. Crie uma estrutura de pastas pouco profunda
Repare que podemos seguir duas estratégias na criação da estrutura:
- Podemos armazenar os nossos ficheiros em pastas dentro de pastas dentro de pastas… ad infinitum. Esta estrutura vai ser complexa em termos de organização da informação e também de pesquisa;
- Ou podemos criar uma estrutura menos profunda, com mais pastas nos níveis superiores e poucos níveis de pastas e ficheiros nos níveis inferiores. Esta segunda opção é a mais eficiente, porque a filtragem de alto nível é feita à partida.
4. Estabeleça uma convenção para os nomes transversal à toda a organização
- Esta convenção pode ser diferente em diferentes níveis, mas os nomes dos ficheiros têm de ser únicos para evitar duplicidades. Nada pior do que ter várias pastas chamadas “proposta”, mesmo que sejam de anos e clientes diferentes: quando formos procurar com ajuda de técnicas de pesquisa, teremos de abrir as várias localizações ou mesmo os documentos para poder distingui-los;
- Use palavras-chave dentro dos nomes das pastas ou documentos, serão ferramentas úteis quando quiser procurar informação. Exemplos: nome do cliente, departamento, tipo de documento (proposta, orçamento, artigo, newsletter), etc.A modo de ilustração, pode usar o nome do cliente e o tipo de entrega nos documentos, se fizer sentido para o seu negócio. Por exemplo, este artigo está a ser escrito num documento Word chamado “IX-artigo_SAF” guardado numa pasta que está em Raiz > Profissional > Clientes > InvoiceXpress;
- Não use as datas como convenção de alto nível, exceto talvez em documentos de cariz financeiro. Lembre-se que está a criar um sistema que funcione a longo prazo. Questione-se: vai conseguir recordar-se dos projetos que tem hoje em andamento daqui a três anos? É mais provável que se lembre do nome das pessoas, das empresas ou dos projetos em que trabalhou.
- Encontre um consenso na escolha dos nomes de ficheiros e pastas. Se trabalha numa equipa pequena e tem possibilidade para isso, é uma boa prática chegar a uma solução que faça sentido para todos. Assim aumentará a produtividade transversalmente em toda a organização: todos saberão como guardar e procurar informação.
5. Faça um bom uso das ferramentas de pesquisa.
Use e abuse das palavras-chave que convencionou. Pode usar atalhos de pesquisa com software específico (Spotlight no Mac, Wox no Windows, Alfred, etc.) e com isso poupar muitas horas por semana.
Lembre-se que tão importante quanto criar o sistema, é mantê-lo. Ir melhorando a estrutura de pastas e fazer um bom uso das regras e rotinas que criou são os pontos-chave que irão determinar o sucesso da sua empreitada.
Se fizer este trabalho, verá os resultados na sua produtividade: vai ser muito mais intuitivo, fácil e rápido organizar, pesquisar e encontrar os seus ficheiros digitais.
