Se não sabe o que é uma ordem de compra, ou o que fazer com a ordem de compra que lhe enviaram, leia este artigo. Vai evitar dissabores quando for a altura do pagamento da sua factura.
Sempre que dou workshops sobre facturação para empreendedores, há sempre um tema que abordo que tem a ver com “ordens de compras”.
As ordens de compras (também conhecidas como purchase orders, notas de encomenda ou pedido de compra) são um documento emitido pelo cliente, e que formalizam a adjudicação de uma proposta comercial em concreto.
Na verdade, recebermos uma ordem de compra é um momento que devemos celebrar! Porquê? Significa que fizemos uma venda e fechámos um projecto. Portanto, se recebeu alguma nota de encomenda não se esqueça de saborear a vitória!
# Porque são importantes as ordens de compra para as minhas cobranças?
Quando fundei a RUPEAL, tive a felicidade de receber uma ordem de compra de um projecto bastante grande. Naturalmente, fiquei feliz. Mas, passado um mês, precisei de emitir a minha primeira factura.
Todo este processo fez-me passar pelo brain damage que todos os empreendedores passam ao emitir a sua primeira factura. – Inspirou-me a criar o InvoiceXpress. Mas isso é outra história.
A verdade é que a primeira factura que passei foi a 60 dias. Emiti a mesma no final de Fevereiro, pelo que a expectativa de pagamento seria no final de Abril.
Dois meses após a emissão do documento, perguntei ao meu interlocutor qual seria a expectativa de pagamento. Como a factura foi dirigida a uma empresa de grande dimensão, o meu interlocutor aconselhou-me a contactar o departamento de compras e pagamentos a fornecedores.
A primeira coisa que aprendi foi o horário de atendimento do departamento de compras: 6ª feiras das 09h00 ao 12h00. Fantástico!, pensei eu.
Na sexta-feira, quando liguei a perguntar pela minha factura, número 1/2007, responderam-me que não tinham documento nenhum do lado deles. Entrei em pânico! Será que os correios tinham falhado a entrega? Mas lembrei-me que mandei com aviso de recepção pelo que estava garantido que tinham recebido.
# O que aconteceu então com a minha factura?
Do outro lado, explicaram-me que devo ter recebido uma “ordem de compra” no email, e que esse PDF, para além de formalizar a adjudicação do meu projecto, continha uma referência que eu deveria ter colocado na factura. E que, sem a referência da ordem de compra, eles não aceitariam a factura.
Não perdi muito tempo a cancelar a factura em questão, a emitir nova factura com a dita referência, e a enviá-la para a mesma morada. Na semana seguinte, sexta-feira, confirmei que a tinham recebido e perguntei quando podia esperar pelo pagamento. E foi aí que me responderam que os 60 dias começavam a contar a partir da data de recepção da nova factura.
A minha primeira factura acabou por ser paga ao final de 120 dias. Este foi um erro que nunca mais cometemos e conto sempre esta história nos nossos workshops porque também não queremos que os nossos clientes passem pela mesma dor que passámos.
No InvoiceXpress sempre que emite uma factura deverá preencher o campo “Vossa Referência” – que é onde deve colocar a referência da nota de encomenda que recebeu. Damos destaque a esse campo para que não se esqueça nunca de colocar a dita ordem de compra.
# E se eu não tiver recebido nenhuma ordem de compra do meu cliente?
Dependendo dos clientes, visto que uns são mais organizados que outros, vai receber um documento formal com a ordem de compra, tal como descrevi anteriormente. Mas há clientes para os quais apenas um email comprova a adjudicação, e que não têm estes processos instituídos internamente. Neste caso, não precisa de colocar nada, basta falar com o seu cliente e certamente irá chegar a bom porto na cobrança das suas facturas.
# Porque é que alguns clientes preferem emitir ordens de compra?
Por uma questão de controlo financeiro dos projectos que adjudicam. Isto acontece normalmente quando se tratam de grandes empresas ou empresas com um nível de maturidade elevado e que, algures no tempo (lembre-se que todas as empresas nascem pequenas), instituíram processos para melhor controlar as suas despesas.
Desta forma, sabem exactamente o que têm encomendado a fornecedores e podem controlar melhor internamente o que já foi facturado, assim como, o que ainda não foi facturado e se uma factura pode ser aprovada para pagamento ou não.
Se o seu negócio lida com vários projectos com fornecedores, talvez seja boa ideia instituir a prática de emitir uma ordem de compra por cada adjudicação. Assim, poderá ter sempre uma visão global da actividade comercial da sua empresa.
Nota: Este é o primeiro artigo de uma série com autoria de Rui Alves, criador do InvoiceXpress. Ao longo de algumas semanas, iremos partilhar com os leitores as aventuras que viveu quando ainda era um jovem empresário. Subordinados ao tema “Aprender fazendo”, lançamos o convite para que nos acompanhem nestas leituras.
