Tem dificuldade em receber as suas facturas quando são devidas? Saiba que para receber a tempo e horas precisa de coordenar várias acções antes do prazo de pagamento expirar.
Foi com um dos maiores grupos privados portugueses que tive a felicidade de ver aprovado o meu primeiro orçamento e o meu primeiro grande projecto. Mas foi também com eles que aprendi o que são ordens de compra e, como irei contar hoje, processos de cobrança.
Depois do dissabor que foi não colocar o número da ordem de compra na factura – o pagamento atrasou-se por 60 dias adicionais -, não saber quando cobrar foi outra das lições que aprendi ao lidar com empresas de grande dimensão: tudo necessita de ser coordenado para o pagamento ser feito a tempo e horas.
Como funcionam os pagamentos a fornecedores nas grandes empresas?
: Para conseguirmos cobrar os pagamentos com eficácia, precisamos entender como estas empresas se organizam internamente: existe, normalmente, um departamento dedicado ao pagamento a fornecedores (DPF), que faz o controlo do dinheiro que sai da empresa.
Este departamento define as regras maioritariamente em dois vectores: quando se paga e quem aprova o pagamento. Portanto, se estiver na altura da factura ser paga, e todos os intervenientes tiverem aprovado o pagamento, o dinheiro é libertado e a factura é liquidada.
Quando é que os seus clientes pagam as facturas aos fornecedores?
: Normalmente, as grandes empresas escolhem pagar a fornecedores em dias específicos do mês, que podem variar entre uma, duas ou quatro vezes.
Da minha experiência, escolhem pagar duas vezes por mês: a dia 1 ou a dia 15. Se dia 1 ou dia 15 for um feriado ou fim-de-semana, o pagamento adia-se para o dia útil seguinte.
Portanto, se a minha factura estiver aprovada para pagamento a dia 30, irei receber no dia 1. Se, por outro lado, a minha factura só estiver pronta para pagamento a dia 3, só irei receber a dia 15.
Quando é que o prazo de vencimento da factura começa a contar?
: Na factura que emitir para um cliente grande, o prazo de vencimento só começará a contar a partir do dia em que esta for recebida no departamento de pagamento a fornecedores (DPF).
Imaginemos o cenário em que emite uma factura com prazo de pagamento de 60 dias. Se a factura chegar ao DPF no dia 2, com data de dia 31, os 60 dias começam a contar a partir de dia 2.
Isto significa que já falhou a primeira data de pagamento a fornecedores de dia 1. Senão veja:
* Dia 2 o DPF recebe a factura;
* 30 dias depois, estamos a dia 2 do mês seguinte;
* 60 dias depois, estamos a dia 2 do mês que é suposto receber.
Neste caso, a sua factura só será paga no dia 15 desse mês. Já perdeu duas semanas sem esse dinheiro e os dias que demorou a receber passaram de 60 para 75.
O que posso fazer para a factura ser paga no dia 1?
: Pode emitir a factura no dia 28, com data de dia 30, e colocar no correio o mais tardar no dia 29. Desta forma, a factura irá chegar ao DPF no dia 30, e começará a contagem nesse dia. Assim já terá mais hipóteses de receber no pagamento a fornecedores de dia 1.
Digo que terá mais hipóteses porque tudo vai depender do quão rápida for a aprovação da sua factura dentro da empresa.
Como é feita a aprovação das facturas?
: Para além das datas de pagamento, é importante perceber que existem diferentes interlocutores a aprovar o pagamento de uma factura. Normalmente, o fluxo começa com a aprovação pelo gestor de projecto com quem lidamos no dia a dia. De seguida, passa pela chefia intermédia e/ou pelo director da unidade. E é no DPF que acontece a última aprovação.
Muitas vezes, quando fazíamos cobranças a grandes clientes, percebíamos que, apesar de as facturas chegarem a tempo e horas estas não eram pagas. A razão era simples: o gestor de projecto não aprovou as facturas porque se tinha esquecido!
Infelizmente, o esquecimento deste processo burocrático até é compreensível – Gerir fornecedores é apenas uma pequena parte do seu trabalho.
O que fazer quando a aprovação da minha factura fica retida num dos intervenientes?
: É simples: a solução é relembrá-lo. Pode enviar um alerta por email ou um SMS para o cliente 15 dias antes do prazo de pagamento da factura expirar, pedindo que não se esqueça de as aprovar e reforçando o quão importante isso é para si.
A nossa experiência a lidar com clientes grandes é que este processo de enviar um alerta por email ou SMS (ou ambos) desbloqueia a maioria dos casos em que as facturas ficam pendentes de aprovação.
E se o cliente não pagar na mesma, qual poderá ser a razão?
: Há várias razões para os clientes não pagarem, mesmo depois de termos as facturas aprovadas e o prazo de pagamento ter sido excedido.
Se estiver perto do final de um trimestre e a empresa do seu cliente estiver cotada em bolsa, é normal atrasarem-se os pagamentos a fornecedores para melhorar a posição de fluxos de caixa perante os investidores.
Outra pode ser simplesmente porque o cliente prefere financiar-se (ainda mais) junto dos fornecedores do que através da banca. E, claro, existe a hipótese da empresa não ter dinheiro para pagar. No entanto, geralmente, no caso de grandes empresas tal só acontece de forma temporária.
Resumindo: O que posso fazer para optimizar as minhas cobranças?
* Descubra quais os dias em que os seus clientes costumam pagar a fornecedores;
* Emita e envie as facturas de maneira a que as mesmas cheguem ao DPF a tempo de serem incluídas no primeiro pagamento a fornecedores;
* Tente saber quem são, para além do gestor do seu projecto, os intervenientes que aprovam as facturas;
* Envie um alerta de pagamento a estes intervenientes alguns dias antes do prazo de pagamento da factura expirar.
Nota: Este é o segundo artigo de uma série com autoria de Rui Alves, criador do InvoiceXpress. Ao longo de algumas semanas, iremos partilhar com os leitores as aventuras que viveu quando ainda era um jovem empresário. Subordinados ao tema “Aprender fazendo”, lançamos o convite para que nos acompanhem nesta viagem.
