Onboarding: o que é e para que serve?
Fazer um onboarding eficaz de novos colaboradores é uma tarefa crucial para qualquer empresa.
Deve começar no processo de seleção e recrutamento e pode durar até 1 mês após a entrada do colaborador na empresa. A integração na equipa é um processo que envolve todos os colaboradores, começando nos recursos humanos e até aos colegas de trabalho e supervisão.
Um processo de onboarding deve ajudar a que os novos membros da sua equipa se familiarizem com a cultura empresarial, preparando-os para as funções que vão exercer. Deve fazer com que todos se sintam bem-vindos e integrados, o que irá aumentar a sua satisfação no local de trabalho, aumentando, assim, a sua taxa de retenção de talento.
O sucesso dos seus colaboradores está fortemente relacionado com a qualidade da sua formação e integração. Por isso, neste artigo, partilhamos consigo alguns aspetos que deve incorporar no seu processo de onboarding para que haja uma integração eficaz, na equipa, dos seus novos colaboradores.
Como preparar um onboarding eficaz
Apresente a sua empresa, os serviços que ela oferece e os seus colegas de trabalho
Isto deve ser feito no primeiro dia de trabalho do novo colaborador. Em regra, esta tarefa deve ser conduzida pelo departamento de recursos humanos. Este é o momento onde devem ser apresentadas a missão e valores da empresa, bem como os serviços que ela oferece, de forma a cumprir a sua missão.
Devem ser apresentados alguns profissionais de destaque como aqueles que estão envolvidos na liderança e gestão das equipas, bem como os seus colegas de trabalho. Esta interação é especialmente importante para que os novos colaboradores saibam a quem podem recorrer para tirar dúvidas.
No caso de trabalhadores remotos, é importante que organize uma video chamada para que todos possam apresentar e conhecer os novos membros da equipa.
Se o novo colaborador trabalhar de um escritório, deve ser feita uma apresentação dos estabelecimentos da empresa, em especial da sua zona de trabalho, da zona onde se encontra o seu supervisor ou responsável ao qual irá reportar, salas de reuniões, onde pode ir buscar material de escritório que precise e casas de banho.
Crie um documento que descreva as funções do novo funcionário e o seu impacto dentro da estrutura da empresa
Crie um documento didático e intuitivo onde os novos colaboradores possam conhecer melhor as suas funções e de que forma contribuem para a concretização da missão da empresa. Este documento servirá como apoio ou guia essencial que ajudará os novos membros da equipa a adaptarem-se à nova rotina de trabalho.
Quanto mais simples e transparente for toda a informação presente neste documento, mais fácil será a compreensão das suas tarefas e papel dentro da empresa. Isto contribuirá para a sua motivação, visto que perceberão melhor qual o impacto do seu trabalho, sentindo-se, assim, mais valorizados.
Crie uma pasta com todos os documentos informativos para o novo colaborador
Para agilizar o processo de onboarding é importante fornecer documentos informativos onde os novos colaboradores possam consultar qualquer informação de que precisem para se habituarem mais depressa ao novo ambiente de trabalho e à sua nova rotina.
Algumas informações importantes que devem fazer parte destes documentos são:
- Contrato de trabalho;
- Acordos de confidencialidade;
- Contactos de emergência;
- Lista de benefícios;
- Organograma da empresa (com nomes e fotografias);
- Mapas de acessos locais (restaurantes, transportes, cafés e outros serviços);
- Políticas da empresa.
Além disso, também é importante ter vídeos que ensinem os novos colaboradores a usar as ferramentas de comunicação habitualmente usadas dentro da empresa e quaisquer outro processos importantes que devem conhecer. Uma ferramenta útil para fazer a gravação de ecrã para criar tutoriais é o Loom.
Estabeleça objetivos e crie oportunidades para dar e recolher feedback
Durante todo o processo de onboarding é importante criar planos semanais onde estejam claramente definidos quais são as expectativas para essa semana e o que é esperado que os novos colaboradores aprendam. Isto irá permitir à equipa saber como apoiar e formar os seus novos membros, ajudando-os a serem produtivos e independentes mais depressa.
No final de cada uma destas semanas, não só é importante dar feedback aos novos colaboradores, como é igualmente importante recolher o seu feedback sobre o processo de onboarding.
Esta é uma excelente oportunidade para perceber se o seu processo está organizado da melhor forma, tentando perceber o que está a funcionar bem e o que precisa de ser melhorado para que a integração na equipa seja conseguida mais facilmente.
Atribua um mentor ao novo colaborador
Ao atribuir um mentor a cada novo colaborador, estará a dar-lhes acesso direto a uma pessoa a quem podem recorrer para quaisquer dúvidas, esclarecimentos ou mesmo a alguém com quem desabafar e que os ajude a motivar durante a fase inicial de aprendizagem que pode ser frustrante para muitos.
Este mentor não precisa de estar no mesmo departamento, nem na mesma cidade. Esta ligação pode mesmo beneficiar ambas as partes. O colaborador mais experiente dará uma nova perspectiva ao novo membro, ajudando a reduzir a curva de aprendizagem e, por outro lado, a responsabilidade sobre um novo colaborador pode ajudar a motivar o mentor.
Incorpore ferramentas para o ajudar neste processo
A integração de um novo funcionário é um processo moroso, especialmente para as equipas de recursos humanos que têm de recolher documentos, criar contratos que devem ser assinados e criar os acessos às ferramentas que os novos colaboradores vão utilizar no seu trabalho.
Para que este processo seja mais fácil para estes profissionais, há várias ferramentas que podem ser utilizadas para os apoiar como:
- Checklists: para que se saiba o que ainda é preciso preparar e assinar e o que já está completo, que documentos foram já recolhidos e que acessos foram criados. É importante que os profissionais de recursos humanos não percam o fio à meada. Duas ferramentas comuns para criação de checklists são o Trello e o Asana.
- Assinatura online: já não é preciso ter todas as pessoas presentes no local para assinar um contrato de trabalho. Existem softwares de assinatura online que facilitam este processo através do envio de um link. Este software é especialmente importante para trabalhadores remotos e dois bons exemplos são o DocuSign e o signNow.
- Ferramentas de Recursos Humanos: estas ferramentas são próprias para a integração de novos colaboradores na empresa, ajudando com toda a parte burocrática, facilitando o processo de contratação dos colaboradores. Estas plataformasjá têm os modelos de contratos de trabalho incorporados, sendo apenas preciso preencher com os dados do colaborador e até têm a funcionalidade de assinatura online integrada. Dois bons exemplos de ferramentas como esta são a Deel e o Talmundo.
Aumentar a taxa de retenção do seu talento passa por manter a sua equipa motivada e a integração na equipa de novos colaboradores tem um papel fundamental. Esta integração, feita através de um processo de onboarding sólido, é o que vai permitir aos novos colaboradores conhecerem a fundo a sua cultura empresarial.
Por isso, é importante que dedique algum tempo a estruturar o seu processo de onboarding, incorporando as dicas partilhadas neste artigo.
Também é importante que adapte este processo à medida que for recebendo o feedback de novos colaboradores, mantendo o que funciona e mudando o que não funciona tão bem.
