O InvoiceXpress acelerou o motor de geração de PDFs e “refrescou” o design das facturas. Resultado? Velocidade 8 vezes superior no processo de criação de PDFs e melhor leitura das facturas.
# Nota: Vamos disponibilizar o novo layout para as Guias, Orçamentos e Encomendas. Estas actualizações serão disponibilizadas de forma faseada a todos os utilizadores.
2018 foi um ano marcante para o InvoiceXpress. No bom e mau sentido.
O ano passado o InvoiceXpress viu o seu número de clientes subir substancialmente. E isso foram excelentes notícias.
No entanto, este crescimento revelou algumas “limitações” da arquitectura anterior do software. Algo que ficou ainda mais a descoberto com a entrada de clientes de grande dimensão, ou seja, clientes que emitem e gerem milhares de documentos por mês.
A evolução do software não estava a conseguir acompanhar o pulo de contas-cliente e o aumento exponencial nos pedidos ao sistema. A consequência foi um período de “turbulência” no serviço do InvoiceXpress. Isto foram as notícias menos boas.
A satisfação dos clientes não podia continuar comprometida e, por isso, era necessário pôr mãos à obra.
O que se fez?
Planeámos. Trabalhámos. Melhorámos.
Novo motor de geração de PDFs
O primeiro ponto a melhorar era inevitavelmente a estrutura do software.
A decisão da Equipa de Engenharia foi alterar o estilo de arquitectura do sistema de forma a tornar o software mais resiliente.
Ricardo Castelhano, Head of Engineering, explica: “A sobrecarga do sistema exigiu a separação de algumas peças capitais do software.”
A estrutura monolítica do InvoiceXpress foi “partida” para dar lugar a uma arquitectura event-driven e de Micro-Serviços.
“Iniciámos estas alterações no final do ano passado, com a renovação do motor gerador do ficheiro SAFT. Depois, debruçámo-nos sobre outra peça crucial do sistema: o motor gerador de PDFs.”
# 8x mais rápido e melhor performance
As diferenças após a renovação do motor gerador de PDFs são notórias.
O processo de geração de PDFs – que inicia assim que o cliente clica em finalizar documento – está 8 vezes mais rápido.
O que antes levava 2948ms a processar passou a 360ms.
Ou seja, ao invés de demorar cerca de 3 segundos a gerar o PDF da factura, passou a demorar menos de 0,4 segundos.
Esta melhoria no desempenho será tanto mais sentida quanto maior for o número de PDFs a serem gerados.
Mudam-se os tempos, mudam-se as Facturas
O timing para fazer um “upgrade” ao layout das facturas era perfeito.
Durante o planeamento do projecto, decidiu-se aproveitar as alterações ao software para actualizar as facturas.
# Design a pensar numa melhor experiência
“Melhorar a experiência na interpretação dos dados da factura.”
Este era o grande objectivo da equipa de design.
Todas as transformações gráficas foram orientadas pela simplicidade e facilidade de leitura dos documentos.
Hugo Fernandes, Head of Product Design, enumera algumas das bases do novo design: “Se o nosso software é simples e intuitivo, então queríamos que as facturas também se demarcassem por essas características. Por exemplo, as informações estão agrupadas de forma coerente. Há, agora, um cabeçalho que resume os dados mais importantes, e acrescentámos um sistema de ícones e labeling para que o leitor consiga rapidamente perceber cada um dos elementos do documento e qual o seu estado.”
A equipa realça igualmente a maior profundidade na visualização dos dados: “Não basta pensar de forma unidimensional. Criámos pontos focais importantes através da densidade da cor em determinados elementos de modo a sobressaírem numa leitura mais rápida.”
# Mais simples e mais económico
O foco da equipa de design não se ficou pela experiência e simplicidade.
A redução de custos de impressão era um dos objectivos e a solução estava precisamente nas diferentes densidades de cor.
A utilização de uma escala de densidade para criar os tais pontos focais permitiu não só uma melhor leitura mas também uma poupança média de 30% no consumo de tinta.
Portanto, além de esteticamente mais agradáveis, as facturas estão mais económicas e mais ecológicas.
Actualmente as facturas já estão a ser exportadas em PDF com este novo layout.
# Este novo layout das facturas está de acordo com as regras da Autoridade Tributária?
Sim. Todos os elementos necessários para comunicar a sua factura à AT estão presentes no documento, embora numa disposição diferente devido ao novo layout.
Não existe nenhum inconveniente legal em ter facturas com aspectos diferentes no mesmo ano civil a serem comunicadas à AT.
Orçamentos, Guias e Encomendas
A nossa equipa irá adaptar o novo layout para todos os documentos no InvoiceXpress:
* Guias de Transporte
* Guias de Remessa
* Guias de Devolução
* Orçamentos
* Proformas
* Notas de honorários
* Encomendas
O lançamento será disponibilizado faseadamente por grupos de clientes, de modo manter a estabilidade do produto e garantir o normal funcionamento destas funcionalidades.
Se ainda não tem este novo layout nos restantes documentos não se preocupe, vamos estender esta actualização a todas as contas.
Qualquer sugestão que tenha sobre estas actualizações ou caso sinta algum constrangimento na sua conta ou com as suas facturas, entre em contacto connosco.
Continuar a inovar
Toda a equipa InvoiceXpress trabalha num único sentido: garantir um software que simplifica e acelera a facturação das empresas.
Portanto, comprometemo-nos continuar a inovar o produto, para que os nossos clientes continuem do lado simples da facturação.
