No InvoiceXpress agilizámos os processos de partilha de informação com a ajuda do Google. Saiba como pôr o gigante da tecnologia a trabalhar para si e para a sua empresa.
# Prometemos, cumprimos
Há uns meses mostrámos 6 ferramentas para aumentar a sua produtividade e nessa altura prometemos continuar a partilhar mais aplicações usadas pela nossa equipa.
Como o prometido é devido, hoje partilhamos a nossa experiência com as Google Apps for Work.
Muita coisa acontece diariamente numa empresa. É por isso imperativo adoptar ferramentas que agilizem os processos ao máximo, principalmente no que toca à comunicação e partilha de informação entre colaboradores.
Uma equipa informada é uma equipa capaz de reagir mais depressa ao mercado, aos imprevistos e às exigências dos clientes.
Com as Google Apps for Work tem ao seu dispor ferramentas que, tal como o InvoiceXpress, lhe permitem simplificar o dia-a-dia poupar tempo e, claro está, dinheiro.
Siga este Guia Completo e saiba como configurar o Gmail Profissional para usar com o seu próprio domínio e começar a usar as restantes Google Apps.
# O que são as Google Apps for work?
Imagine uma caixa de ferramentas com alguns dos serviços must have para uma empresa funcionar. É isso mesmo. É uma plataforma de apps que inclui e-mail, calendário, chamadas de vídeo e de voz, armazenamento de ficheiros na cloud, criação de documentos colaborativos, desde documentos de texto, a folhas de cálculo, inquéritos, formulários, apresentações e muito mais. Tudo na cloud e integrado de forma perfeita, numa simbiose que só favorece a agilidade de processos. Até quando estiver fora do escritório, vai ter tudo à mão.
Na Rupeal, empresa-mãe do InvoiceXpress, utilizamos as apps Google for Work diariamente e já não trabalhamos sem elas. Desde os e-mails ao calendário, passando pela partilha em tempo real de vários tipos de documentos colaborativos entre os membros da equipa. Até quando trabalhamos remotamente utilizamos o Hangouts para nos mantermos virtualmente presentes no escritório.
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O que se diz sobre as Google Apps for Work
Antes de iniciarmos o Guia Google Apps for Work, conheça o que três dos colaboradores da Rupeal têm a dizer sobre algumas das aplicações e descubra alguns “truques ninja” para tirar proveito de todo o potencial destas apps e agilizar o seu dia-a-dia.
# • Gmail Profissional
“A possibilidade de criar grupos de listas de e-mails com um único endereço facilita a comunicação interna, seja num e-mail entre departamentos ou para o escritório inteiro, enviar para um endereço e ser automaticamente entregue nos destinatários correctos poupa tempo e esforço a todos.” — Cátia Santos, CFO
# • Google Calendar
“Além da disponibilidade das salas de reunião, podemos também consultar os calendários dos colegas, sabendo assim quando vão estar ocupados. O controlo sobre a informação que se partilha com colegas também é um ponto forte. Posso partilhar detalhes sobre os meus eventos ou apenas que naquela altura estarei ocupada.” — Cátia Santos, CFO
“A possibilidade de adicionar uma vídeochamada na altura da criação de um evento facilita muito quando existem pessoas em remote. Sem abrir o Google Hangouts temos logo uma sala criada exclusiva para aquele evento específico.” — Fernando Morgado, Head of Lead Generation
# • Google Drive
“O Google Drive é possivelmente a app mais utilizada internamente, mais do que o Gmail.” — Hugo França, Spiritual Advisor do ClanHR
# • Google Docs
“A compatibilidade com todo o tipo de ficheiros, de todos os Sistemas Operativos é uma das vantagens. Como “truque ninja”, gosto particularmente da possibilidade de utilizar scripts para acelerar certas operações. Por exemplo, existe um script que transforma um Google Docs em ficheiro .MD (mark down). Priceless.” — Manuel Mendes, The Rainmaker dos KWAN
# • Google Sheets
“As Google Sheets já fazem parte do nosso ADN, sendo usadas para registar informações importantes como métricas de negócio ou quantos Pokémons apanhei até ao momento.” — Hugo França, Spiritual Advisor do ClanHR
“Uma das funções mais interessantes das Google Sheets é a possibilidade de importar áreas de várias spreadsheets de forma dinâmica para uma única Google Sheet. Ou seja, basta actualizar as fontes dos dados para actualizar todas as Sheets que ali vão “beber” informação.” — Cátia Santos, CFO
# • Google Hangouts
“Numa empresa onde trabalhar em remote faz parte da nossa cultura, o Hangouts tornou-se numa ferramenta essencial nas reuniões de equipa de forma a incluir todas as pessoas nas decisões internas.” — Hugo França, Spiritual Advisor do ClanHR
# • Google Admin
“A Admin Console é o coração da gestão das Google Apps. É tudo muito intuitivo e é extremamente fácil executar as tarefas. É ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️.” — Cátia Santos, CFO
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Tudo ficou mais ágil, mais rápido e mais fácil
Saiba como pode implementar esta dinâmica na sua empresa:
# 1. Como começar
Comece por criar conta em apps.google.com com os dados da sua empresa. A conta de e-mail que utilizar para se registar ficará definida como a conta de Administrador. Mais tarde poderá adicionar outros utilizadores e definir as várias aliases.
Nesta fase de registo, terá de indicar o domínio da sua empresa, que deve adquirir previamente.
# 2. Configuração inicial
2.1 Adicionar utilizadores
Depois de criar a conta, é levado para o Assistente de Configuração onde pode adicionar até 10 utilizadores à sua conta Google Apps. Se pretende adicionar mais, terá de fazê-lo pelo método manual.
Quando terminar este processo, assinale o seguinte campo:
Nota: Não necessita de adicionar todos os utilizadores nesta fase, pode facilmente adicioná-los ou removê-los posteriormente a partir do Painel de Administrador.
2.2 Enviar dados de acesso às contas aos seus colaboradores
Depois de criar os utilizadores, indique o e-mail para onde devem ser enviados os avisos, com respectivos links e dados de acesso às novas contas.
2.3 Verificar o seu domínio
Para que o Google confirme que o domínio indicado no registo é realmente propriedade sua, tem vários métodos à sua disposição.
* Adicionar um registo de host de domínio (recomendado) – Entre na conta do seu serviço de alojamento (Qual o meu serviço de alojamento? Ver secção “Registrar”) e procurar a página que permite configurar os registos de DNS. Procure por “Painel de Administração”, “Gestão de DNS”, “Conta”, “Configuração”, “Edição de zona”, “Gestão de domínio”, “Configurações Avançadas” ou semelhante. Adicione o seguinte registo:
Nome/Host/Alias | Valor/Resposta/Destino
:—: | :—:
@ | código fornecido (google-site-verification=…)
Nota: As alterações aos registos TXT podem demorar até 72 horas a fazer efeito, embora normalmente demore muito menos tempo.
* Adicionar metatag à página inicial do site – Coloque a metatag fornecida pelo Assistente de Configuração na secção
, antes da secção .* Fazer upload de um ficheiro HTML – Caso não tenha acesso aos registos de DNS do seu domínio, opte por este método e carregue o ficheiro HTML fornecido pelo Assistente de Configuração para o seu servidor, confirmando que tem acesso ao site indicado no URL.
Quando terminar este passo, assinale o campo indicado para prosseguir.
2.4 Configurar registos MX
Para que os e-mails que vai receber a partir de agora sejam redireccionados para o seu novo Gmail Profissional com o seu domínio, é necessário configurar os registos MX (mail exchanger) no seu serviço de alojamento.
O Google disponibiliza instruções específicas para os diferentes Serviços de Alojamento. Se o seu serviço não se encontra listado, siga o nosso Guia.
Volte à secção de gestão do domínio e procure a secção “Configuração de Servidor de e-mail”, “Editar DNS”, “Gestão de Conta”, “Configurações Avançadas” ou semelhante. Caso tenha a opção de activar o e-mail do Google Apps sem fornecer registos MX, escolha essa opção e salte este passo.
Adicione os seguintes registos MX (se o seu alojamento permitir apenas um registo MX, adicione apenas o primeiro):
Nome/Host/Alias | Time to Live (TTL)* | Tipo de Registo | Prioridade | Valor/Resposta/Destino
:—: | :—: | :—: | :—: | :—:
@ ou deixe vazio | 3600 | MX | 1 | ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ ou deixe vazio | 3600 | MX | 5 | ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ ou deixe vazio | 3600 | MX | 5 | ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ ou deixe vazio | 3600 | MX | 10 | ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM
@ ou deixe vazio | 3600 | MX | 10 | ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM
Nota: O TTL é o número de segundos até as próximas alterações no registo MX entrem em vigor. Depois dos registos MX serem configurados corretamente, altere o valor de TTL de 3600 (1 hora) para 86400 (24 horas).
Aguarde que o Google verifique o seu domínio antes de prosseguir.
# 3. Definições recomendadas
Configure agora as definições recomendadas pelo Google. Vá à Admin Console > Apps > GoogleApps > Gmail > User Settings > Advanced Settings e active as seguintes opções:
• Permitir que utilizadores carreguem emails através da API de Migração de E-mails.
• Permitir que utilizadores carreguem emails a partir do Yahoo, Hotmail, AOL, outro webmail ou contas POP3.
• Permitir recibos de leitura para qualquer conta de e-mail.
• Permitir que um utilizador delegue o acesso à sua própria conta a outro utilizador do mesmo domínio.
# 4. Importar dados
Se pretende importar e-mails, contactos e agenda para a nova conta, o Google Apps disponibiliza várias ferramentas para o fazer, dependendo do serviço de origem dos dados.
# 5. Personalize o endereço para aceder ao seu Gmail Profissional
Para que os seus colaboradores usem o endereço mail.oSeuDominio.com em vez de mail.google.com/a/oSeuDominio, vá ao seu Painel de Administrador > Apps > GoogleApps > Gmail > User Settings > Advanced Settings e clique em Change Url.
Na secção Gmail URL escolha a opção Custom e escreva “mail” ou defina outra palavra à sua escolha. O resultado será
# 6. Formatar assinatura de e-mail
Clique na roda dentada > Settings e no separador General procure a secção Signature. Formate a sua assinatura conforme preferir e seleccionar a opção: “Insert this signature before quoted text in replies and remove the “–” line that precedes it.”
A sua configuração base do seu Gmail for Work está completa. Com esta configuração pode começar a utilizar as restantes aplicações.
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# Planos & Preços
As Google Apps for Work estão disponíveis em 2 planos diferentes. Um a partir de 4€/utilizador/mês ou 40€/utilizador/ano (+ IVA) e outro mais completo, com mais espaço e mais funcionalidades, por 8€/utilizador/mês ou 96€/utilizador/ano (+ IVA). Conheça as diferentes funcionalidades incluídas em cada plano.
# Experimentar gratuitamente durante 30 dias
As Google Apps for Work permitem experimentar gratuitamente todas as funcionalidades das várias apps durante 30 dias antes de se decidir.
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