Gestão de projetos: o que é e de que forma potencia o seu negócio

Os projetos são o principal meio pelo qual alguma mudança é realizada, uma estratégia corporativa é implementada, a mudança do paradigma no negócio é abordada e as equipas são chamadas a aplicar as suas competências na execução das tarefas.

Portanto, gerir de forma eficaz os projetos é a melhor forma das empresas atuarem, de modo a potenciar as suas vendas. Descubra como.

No que consiste a gestão de projetos?

A gestão de projetos diz respeito a todos os processos, conhecimentos e recursos aplicados ao planeamento, execução e monitorização de um projeto. Tem como meta impulsionar um negócio ajudando a garantir que os planos são concluídos dentro do prazo e sem fugir ao orçamento, culminando na satisfação de todas as partes interessadas.

A gestão eficaz de projetos ajuda a identificar e reduzir possíveis erros, permite melhorar a comunicação e a colaboração entre as várias equipas e estabelece uma estrutura clara para a tomada de decisões. Além disso, contribui para uma maior produtividade, mais eficiência e alinhamento com os objetivos primordiais da empresa.

Diferente da gestão per si, que é um processo contínuo, a gestão de projetos é limitada no tempo, requerendo, por isso, que o gestor detenha uma ampla gama de habilidades técnicas, de liderança e de gestão de pessoas, bem como profundos conhecimentos sobre negócios.

Qual o ciclo de vida da gestão de projetos?

A gestão de projetos, geralmente, envolve cinco fases principais, no entanto, estas etapas podem não ser lineares. Quanto mais complexo e detalhado for o projeto, mais desenvolvida terá de ser a sua estrutura. 

1. Início

A primeira fase ocorre antes da aprovação do projeto e envolve a sua definição, identificação das partes interessadas, obtenção de aprovações, determinação de limitações e financiamento, se aplicável. São, também, definidos os critérios que determinarão se o projeto foi um sucesso ou não, para que se faça uma gestão de expectativas. 

2. Planeamento

É a etapa que contempla o desenvolvimento do plano detalhado, incluindo o objetivo principal, cronograma, custos e recursos necessários para concluir o projeto. Uma vez que o projeto está já em andamento, normalmente, é o cronograma que recebe mais atenção.

Todas as tarefas precisam ser agendadas na ordem mais eficiente possível, para que as atividades com interdependências sejam concluídas em tempo útil e/ou possam ser executadas em paralelo.

3. Execução

Diz respeito à execução das atividades do projeto, usando o plano inicial como guia. Nesta etapa, a pessoa ou departamento designado para executar uma tarefa, precisa saber detalhadamente o que essa atividade envolve, os critérios que definem uma atividade como concluída, bem como quaisquer dependências e prazos.

Nesta fase, é fundamental prestar atenção a eventuais mudanças que sejam necessárias acontecer para que tudo decorra conforme esperado. 

4. Monitorização

A fase de monitorização serve para acompanhar o progresso do projeto, identificar quaisquer problemas que surjam e fazer ajustes no plano, conforme seja necessário.

Na verdade, esta etapa não ocorre após a anterior, mas em simultâneo. Quanto mais completos forem os relatórios, mais eficiente será a gestão.

5. Conclusão

Quando as atividades do projeto estiverem finalizadas e aprovadas, o mesmo pode ser revisto e encerrado. Deve ser feita uma revisão final e os resultados documentados, para que se possa aprender com os erros e êxitos e melhorar a experiência de um próximo projeto.

Claro que, colocar em prática uma estratégia de gestão de projetos exige bastante do seu responsável. Por isso é que existem diferentes metodologias de gestão de projetos, que podem ser aplicadas aos mais variados cenários e objetivos.

Quais os benefícios de uma eficaz gestão de projetos?

Uma gestão de projetos eficiente garante que a empresa é capaz de entregar qualidade ao cliente sem comprometer as suas capacidades.

Veja os benefícios abaixo, para entender como é isso possível:

• Mais eficiência e produtividade: ao usar técnicas de gestão de projetos, as empresas conseguem planear e executar tarefas com maior rapidez e eficácia, melhorando a produtividade e o uso dos recursos.
• Redução de custos: tendo um workflow fluido e uma melhoria da produtividade, consegue conter os custos que adviriam de recursos mal alocados e tarefas repetidas ou inesperadas.
• Melhor comunicação e colaboração entre departamentos: ferramentas e processos ajustados contribuem para uma comunicação mais clara entre os diferentes elementos, promovendo o bem-estar da equipa e o cumprimento das atividades.
• Aumento da satisfação interna: ao deixar claro as tarefas de cada um e o impacto das suas ações nos resultados da empresa, os profissionais tendem a trabalhar com mais motivação. Tarefas dispersas e mal encadeadas geram frustração e a queda da produtividade.
• Qualidade aprimorada e satisfação do cliente: com a gestão de projetos, as organizações podem garantir que os projetos são concluídos no prazo, dentro do orçamento e com a máxima satisfação por parte do cliente.
• Maior supervisão dos processos: a gestão de projetos permite que se tenha uma visão mais pormenorizada da evolução das tarefas. Há um controlo maior sobre o que tem sido feito e o que ainda precisa ser melhorado, de forma a aumentar a performance.
• Melhor controlo de riscos: quanto mais qualificada for a gestão, mais fácil se torna identificar potenciais riscos e controlá-los, reduzindo a probabilidade de ocorrerem eventos inesperados no decorrer do projeto. Aliás, partindo da análise de eventos anteriores, é possível tomar medidas para que não se repitam.
• Mais flexibilidade e adaptabilidade: a gestão de projetos ajuda as empresas a responderem mais rapidamente às mudanças no script, cronograma ou recursos do projeto.

Gestão de projetos: Como medir a eficácia?

São vários os indicadores que mostram a real importância da gestão de projetos dentro de uma empresa, destacando-se: 

1. Índice de produtividade: é uma relação entre o que foi produzido, os recursos empregados e o tempo despendido para se atingir determinado objetivo. De uma forma simplificada, poder-se-ia dizer que quanto mais se produzir, no menor tempo possível e com menos recursos, mantendo o padrão de qualidade, maior a produtividade.
2. Desempenho: mede o tempo e o custo real necessário para a conclusão de um projeto em comparação com o tempo e o orçamento previstos inicialmente. Quanto menor for a diferença entre o que estava planeado e o que aconteceu realmente, melhor o desempenho do projeto.
3. Satisfação do cliente: o nível de satisfação do cliente indica se o projeto final correspondeu às suas expectativas e necessidades e permite verificar se o produto final está dentro dos padrões de qualidade esperados.
4. Retorno sobre o investimento (ROI): mede o retorno financeiro de um projeto em comparação com os seus custos. Um ROI mais alto é indicativo de que os processos estão a agregar valor à empresa.
5. Gestão de Riscos: mede a eficácia do processo de gestão de riscos, analisa o número de riscos identificados e mitigados e o impacto dos que se materializaram.

Estes são alguns exemplos viáveis, todavia, as métricas específicas dependerão da empresa e do tipo de projetos que estão a ser geridos. É importante ter uma ideia clara de como medir a eficiência dos processos de gestão, com o intuito de melhorar e ajustar continuamente.

Uma gestão de projetos eficaz pressupõe que o processo de faturação ocorra, também, sem dificuldade. A solução ideal para uma empresa que quer sobressair no mundo dos negócios, é o InvoiceXpress, a solução mais descomplicada e intuitiva do mercado, que lhe permite automatizar a sua faturação.