O mundo digital está em constante evolução, com cada vez mais e melhores ferramentas de gestão de negócio.
Isto traz muitas novas oportunidades a empreendedores e freelancers. Mas, ao mesmo tempo, também faz com que o ritmo de trabalho seja cada vez mais acelerado.
Se há uma coisa que qualquer empreendedor e freelancer quer é mais tempo. Tempo é dinheiro e, felizmente, hoje em dia existem muitas ferramentas disponíveis que o podem ajudar a otimizar cada minuto que dedica ao seu negócio.
Desde ferramentas que ajudem na organização dos processos de trabalho, comunicação com uma equipa, a melhorar hábitos de trabalho ou simplesmente aumentar a sua capacidade de concentração numa determinada tarefa.
Neste artigo iremos sugerir-lhe algumas das ferramentas de gestão de negócio mais úteis para o seu dia a dia.
8 Ferramentas para melhorar a gestão do seu negócio
1. Notion
Sente que tem demasiada informação espalhada em vários ficheiros, aplicações ou contas diferentes e gostava de juntar tudo num só lugar? Com o Notion isso é possível!
O Notion é uma ferramenta de gestão de negócio incrivelmente poderosa onde quase tudo é possível.
Pode construir a sua própria base de dados que o permitirá acompanhar todos os seus projetos e respetivo progresso. Pode organizar notas, criar listas de tarefas, checklists, incorporar ficheiros do Google, PDFs e muito mais.
Uma vez que o Notion tem tantas possibilidades, pode parecer intimidante numa primeira abordagem e requer algum tempo para que o consiga costumizar à sua medida.
No entanto, após despender algum tempo nessa costumização, terá uma ferramenta com todas as funcionalidades que realmente necessita. Nem mais, nem menos.
Pode evitar perder mais tempo do que o necessário com algum planeamento para que saiba ao certo o que é que precisa de construir. Assim, evitará perder-se em todas as possibilidades que esta ferramenta oferece.
O Notion dispõe de uma versão gratuita que é perfeita para quem quer começar por explorar esta ferramenta. E poderá ser mais do que suficiente, caso esteja prestes a começar o seu próprio negócio e ainda não precisar de colaborar com outros utilizadores.
2. Asana
Para quem precisa de uma ferramenta que facilite a gestão de diferentes projetos em colaboração com várias equipas, o Asana é uma excelente opção.
O Asana permite gerir projetos de uma forma simples. Dentro de cada projeto poderá criar tarefas e, dentro desta tarefas, pode criar ainda sub-tarefas.
Para além disto, também lhe permite adicionar anexos, etiquetas, descrições, atribuir cada tarefa a um membro da sua equipa, atribuir prazos a cada tarefa e até definir dependências entre tarefas.
Uma das características mais populares do Asana é a que lhe permite automatizar o envio diário de emails com a lista de tarefas prioritárias, ou seja, que estejam próximas do prazo definido.
Para começar, o Asana disponibiliza uma versão gratuita onde poderá colaborar com até outras 15 pessoas.
3. Slack
O Slack é uma ferramenta de gestão de negócio que lhe permite gerir e organizar todas as comunicações entre uma equipa.
Oferece a possibilidade de envio de mensagens diretas, criação de canais de comunicação públicos e privados sobre os mais variados temas (seja separando-os em projetos ou departamentos), armazenamento de ficheiros e até chamadas de voz e vídeo entre os utilizadores.
Esta ferramenta é uma ótima opção para quem precisa de gerir grandes projetos com várias equipas e departamentos diferentes que precisem de estar coordenados entre si.
O Slack faz com que seja fácil organizar toda a informação e, com a ajuda dos canais, é possível manter a conversa dentro do tópico do canal. Pode criar quantos canais quiser para garantir que todos os tópicos tenham um lugar próprio para serem debatidos.
Tal como o Notion e o Asana, o Slack também tem uma versão gratuita que possui algumas limitações como permitir apenas chamadas individuais. enquanto que nas versões pagas já é possível fazer chamadas de voz e vídeo em grupo.
4. Zapier
O Zapier é um serviço que permite a partilha de informação entre diferentes aplicações de forma a automatizar fluxos de trabalho para que os seus utilizadores consigam fazer muito mais no mesmo espaço de tempo, levando a sua produtividade ao próximo nível.
Esta ferramenta foi criada para automatizar tarefas repetitivas que requerem que o utilizador salte de aplicação em aplicação, o que acaba por se traduzir num grande desperdício de tempo. Há milhares de automações disponíveis no Zapier por onde escolher e também pode criar as suas próprias automações.
Essencialmente, o que o Zapier faz é trocar informação entre aplicações. Só precisa de definir qual é o evento que irá despoletar uma ação e qual é a ação que pretende.
Um pequeno exemplo daquilo que é possível com esta ferramenta poderá ser o de ligar o Google Calendar ao Asana. Desta forma, sempre que cria um novo evento no Google Calendar, o Zapier faz com que seja automaticamente adicionada uma nova tarefa no Asana.
Após definir todas as automações necessárias para o seu negócio, irá precisar de gastar muito menos tempo em pequenas tarefas, permitindo que se foque naquilo que é realmente importante para o seu negócio e que só um ser humano pode fazer.
Por exemplo, no que à faturação diz respeito, o InvoiceXpress tem uma integração com o Zapier que lhe permite criar vários tipos de automações, podendo definir ações automáticas como criar uma fatura, finalizar uma fatura, entre muitas outras.
O Zapier possui uma versão gratuita que lhe permitirá criar até 5 ligações entre apps e definir até 100 automações por mês.
5. Google Calendar
O Google Calendar é facilmente uma das aplicações de calendário mais populares e é fácil de perceber porquê. Ele oferece uma interface simples e onde pode escolher entre diferentes vistas como diária, semanal, mensal e anual.
Também oferece a possibilidade de criar diferentes calendários para que seja mais fácil gerir prioridades, conteúdo ou eventos pessoais.
O uso de diferentes cores também o ajudará nesta gestão e, caso queira partilhar um calendário ou evento com alguém poderá fazê-lo facilmente ao adicionar o email da pessoa em questão.
No entanto, há muitos calendários com as mesmas características descritas anteriormente. O que nos leva a incluir esta ferramenta de gestão de negócio nesta lista é o simples facto do Google Calendar permitir integrações com um elevado número de aplicações, mesmo sendo uma aplicação gratuita.
O Google Calendar permite integrações com aplicações como o Calendly e o Toggl (sobre as quais iremos falar de seguida) que poderão fazer toda a diferença nos seus procedimentos de trabalho e poupar muitas trocas de emails.
6. Calendly
O Calendly é uma ferramenta de gestão de negócio que permite o agendamento de reuniões sem a típica troca de emails, que muitas vezes parece ser interminável.
A melhor forma de usar esta ferramenta é usufruir da possibilidade de integração com o Google Calendar. Esta integração permite que, ao gerir a sua disponibilidade no Google Calendar, o Calendly saiba sempre em que datas e horários é que está disponível para o agendamento de uma reunião.
Assim, quando precisar de agendar uma reunião com alguém, tudo o que precisa fazer é enviar o seu link do Calendly. Através desse link, a pessoa em questão poderá ver todos os horários em que está disponível e escolher aquele que lhe for mais conveniente.
Após a escolha de uma data e hora, o Calendly irá enviar um convite para todos os participantes da reunião. Esse convite terá ligações que permitam a qualquer participante pedir o reagendamento ou o cancelamento da reunião, caso seja necessário.
Outra integração que o Calendly permite é com o Zoom. Assim, sempre que alguém agendar uma reunião, é gerada uma nova reunião no Zoom e os dados de acesso serão incluídos no convite enviado pelo Calendly de forma automática.
O Calendly possui uma versão gratuita, ainda que limitada, uma vez que permite apenas a integração de um dos seus calendários do Google Calendar e permite-lhe criar apenas um tipo de evento.
7. Toggl Track
O Toggl Track é uma das ferramentas de gestão de negócio e registo de tempo mais populares para freelancers e empreendedores.
Ela permite que cada utilizador registe quanto tempo trabalhou num determinado projeto. Isto permite analisar a sua produtividade e melhorar o planeamento de trabalho no futuro.
O Toggl Track possibilita a integração com o Google Calendar. Assim, caso faça a gestão do seu tempo no Google Calendar, poderá cruzar informação facilmente entre estas duas apps. O melhor de tudo é que tem uma versão gratuita que permite até 5 utilizadores.
8. Forest
Algumas tarefas exigem um grau de concentração que pode ser difícil de atingir uma vez que o meio digital também traz com ele muitas distrações. O Forest irá ajudá-lo quando precisar de se concentrar numa tarefa e lhe faltar alguma motivação.
O Forest é uma app de produtividade que não só o irá ajudar a si mas também ajudará o planeta. Ele irá encorajá-lo a manter-se concentrado, contabilizando o tempo que está a dedicar a uma só tarefa sem deixar que o seu smartphone o distraia.
Esta aplicação funciona ao trazer elementos de aplicações de jogos e combinando-os com um sistema que incentiva as pessoas a largarem o smartphone durante o maior período de tempo possível.
O que acontece é que, quanto mais tempo passar sem mexer no seu smartphone, mais plantas irão crescer. Sempre que utilizar esta aplicação poderá desbloquear novas plantas, receber moedas e, se atingir as 2500 moedas, fará com que uma árvore seja plantada na realidade.
Isto acontece graças à parceria entre o Forest e a organização Trees for the Future. Juntos, os utilizadores do Forest já são responsáveis por mais de 1 milhão de árvores plantadas!
Ferramentas de gestão de negócio: Tecnologia ao serviço da sua faturação
A tecnologia está em constante evolução. Acompanhar essas evoluções pode ser um elemento de muita pressão para empreendedores e freelancers.
No entanto, há muitas ferramentas de gestão de negócio disponíveis de forma a organizar e até automatizar o dia a dia de quem tem muito para gerir.
Hoje em dia há ferramentas para quase tudo e, o facto de haver várias opções com o mesmo objetivo dá a possibilidade a cada freelancer e empreendedor de escolher a ferramenta de gestão de negócio que melhor se adapta à sua realidade e método de trabalho.
Por último, não se esqueça que utilizar um software de faturação online certificado, como o InvoiceXpress, pode também ser um fator diferenciador para o crescimento do seu negócio.
Com o InvoiceXpress pode emitir faturas muito mais rapidamente e sem complicações, e, graças aos plugins disponíveis, pode integrar e automatizar a emissão de faturas com outras plataformas que utilize no seu negócio.
E pode experimentar o InvoiceXpress durante 30 dias gratuitamente! Crie já a sua conte grátis aqui.
