O serviço de Faturas sem Papel, introduzido no pacote Simplex+ 2023, continua a gerar interesse entre os contribuintes e empresas, embora seja uma medida que tem vindo a ser introduzida desde 2019. O seu objetivo é tornar a gestão de faturas mais simples para os negócios e para os seus clientes.
Faturas sem Papel: como surgiu a medida
Em 2019, o Decreto-lei nº28/2019 previa a possibilidade de deixar de imprimir os documentos de faturação. No seu artigo 8º, referente à impressão de faturas, estão claros os requisitos necessários para poder optar por não imprimir faturas, tais como:
- As faturas devem conter a identificação fiscal do consumidor;
- As faturas devem ser processadas através de um programa informático certificado pela AT, como é o caso do programa de faturação InvoiceXpress;
- As empresas/empreendedores devem optar pela transmissão eletrónica de dados à AT em tempo real.
Porém, a regulamentação deste decreto-lei pela Portaria nº 144/2019 define as condições para ficar dispensado da emissão das faturas em papel ou da sua transmissão via eletrónica. Neste documento, é tida em conta alguma flexibilidade mediante dificuldades técnicas expressas por quem emite as faturas, sendo aceites outras possibilidades de comunicação à AT.
Ao utilizar o InvoiceXpress, programa de faturação online certificado pela AT, a comunicação pode ser feita automaticamente em tempo real (ou através do envio do ficheiro SAF-T).
Regulamentação e evolução do serviço
Em 2020, devido a medidas relacionadas com a prevenção da COVID-19, a emissão de faturas digitais foi incentivada.
Em 2021, as faturas sem papel passaram a ser obrigatórias no âmbito da execução dos contratos públicos. Assim, as grandes empresas são obrigadas a emitir faturas eletrónicas nas contratações com o setor público desde 1 de julho de 2021.
Neste mesmo âmbito, as pequenas e médias empresas passaram a emitir faturas digitais aos setores da Administração Pública desde 1 de Janeiro de 2023. Para as microempresas a transição terminou no final do ano de 2024.
Recordemos, por exemplo, uma outra medida de transição em que as faturas em PDF continuam a ser consideradas como faturas eletrónicas e aceites até ao final do ano de 2025. Serão depois definitivamente substituídas pela faturas eletrónicas, com assinatura digital qualificada, e poderão seguir por email.
Atualmente, esta medida de implementação da fatura digital ou fatura sem papel é uma opção e não uma obrigação, estando a ser implementada gradualmente, tendo em conta os direitos dos consumidores e as realidades operacionais das empresas.
Assim sendo, se, ao emitir a fatura, o cliente solicitar o documento físico, o mesmo deve ser entregue em papel, pois é um direito seu, assegurado pela legislação de proteção ao consumidor. Tal como em outras circunstâncias que considere essenciais, o empreendedor pode imprimir faturas em papel.
No entanto, já deve ter notado que cada vez mais este serviço está a ser colocado em prática em vários setores, em especial no setor retalhista. É, por isso, uma medida que não voltará atrás.
Mas, para começar a faturar sem emissão de papel terá de aderir ao Serviço Faturas sem Papel. Se desconhece como proceder, vamos explicar neste artigo o que é este serviço, a quem se dirige, como aderir e as suas principais vantagens.
Faturas sem Papel: o que é?
O serviço Faturas sem Papel permite aos contribuintes acederem às suas faturas de forma totalmente digital, deixando de receber a habitual cópia em papel. Usualmente, a fatura é enviada por email ou através de um SMS, em que um link o direciona para uma página da empresa onde pode consultar e descarregar o documento.
Este serviço de Faturas sem Papel foi criado para simplificar e modernizar a faturação, promovendo a sustentabilidade (menos impressões e menos papel) e a desmaterialização de processos. Todas as faturas são enviadas e guardadas na área pessoal do contribuinte no portal da Autoridade Tributária – e-fatura.
Faturas sem papel: quem pode aderir?
O serviço de faturas sem papel está disponível para todos os cidadãos e empresas que emitem ou recebem faturas em Portugal. As empresas, enquanto emissoras de faturas, que desejarem aderir ao serviço de faturas sem papel, devem assegurar o cumprimento dos requisitos legais para a emissão de faturas eletrónicas.
Este serviço é especialmente vantajoso para empresas que querem simplificar a gestão da sua faturação e reduzir custos com a impressão e envio de faturas físicas.
Ao aderirem ao serviço Faturas Sem Papel, os consumidores contribuem para a diminuição do desperdício de papel, ficando com as faturas organizadas em dispositivos digitais, evitando extravios dos documentos, por exemplo, na hora de querer trocar um artigo.
Faturas Sem Papel: como as empresas aderem ao serviço
A adesão ao serviço é simples e pode ser feita através do Portal das Finanças.
Aqui está o passo-a-passo:
Consumidores
- Aceda à sua área pessoal no portal da Autoridade Tributária e Aduaneira;
- Selecione a opção de adesão ao serviço Faturas sem Papel;
- Aceite os termos e condições;
- A partir desse momento, todas as suas faturas emitidas por estabelecimentos aderentes passam a ser recebidas exclusivamente em formato digital.
Empresas
1. Escolha um programa de faturação certificado
O InvoiceXpress é um programa de faturação simples de utilizar e que cumpre com todas as exigências fiscais. Experimente agora mesmo o InvoiceXpress e crie uma conta grátis. O nosso software de faturação pode ser configurado para que as faturas sejam enviadas diretamente aos clientes.
2. Peça o consentimento dos clientes
Uma vez que este sistema é opcional, antes de enviar as faturas eletrónicas, deve pedir o consentimento dos clientes para substituir o formato das faturas em papel pelo digital. Esse consentimento pode ser obtido oralmente na hora da compra, por email, contrato, ou por meio de um simples visto na plataforma.
3. Formação da Equipa
A equipa responsável pela emissão e gestão das faturas precisa de ser formada para usar o novo processo de faturação eletrónica, garantindo uma transição do papel para o digital sem erros.
4. Garantia de acesso às faturas digitais
É importante que o cliente consiga visualizar e descarregar as faturas de forma fácil e segura, independentemente do meio digital usado para enviar a fatura ao cliente.
Já enumerámos ao longo deste artigo várias vantagens na adesão ao sistema de faturas sem papel. Listamos, em seguida, as 5 principais vantagens para particulares e empresas.
5 vantagens das Faturas Sem Papel
- Sustentabilidade: Reduz o uso de papel, promovendo práticas ecológicas.
- Redução de custos: Evita despesas com impressão e envio de faturas físicas.
- Acesso simplificado e eficácia na faturação: Todas as faturas ficam acessíveis de forma digital, facilitando o controlo e a organização da faturação. O consumidor também acede facilmente a elas.
- Conformidade legal: As faturas digitais emitidas através do serviço são reconhecidas pela Autoridade Tributária.
- Segurança e fácil arquivo: Menor risco de perda de documentos, já que todas as faturas ficam armazenadas digitalmente e podem ser consultadas a qualquer momento.
A adesão ao sistema de faturas sem papel é fácil, gratuita e contribui para uma maior sustentabilidade e eficiência no processo de faturação.
