Faturas para empresas estrangeiras: 5 cuidados que Trabalhadores Independentes devem ter

Os principais aspetos legais e fiscais a ter em conta para quem quer trabalhar remotamente para o estrangeiro, e saber como emitir faturas para quem colabora com empresas estrangeiras fora de Portugal.
A informação essencial para trabalhadores independentes colaborarem e saberem como emitir faturas para empresas estrangeiras fora de Portugal, evitando problemas no futuro. A informação é também relevante para as empresas contratantes de prestadores remotos.

O trabalho remoto tem vindo a crescer significativamente nos últimos anos. Especialmente após a pandemia de COVID-19, que acelerou a adaptação de empresas e profissionais a essa nova realidade, e viu aumentar o número de portugueses a trabalhar remotamente e a emitir faturas para empresas estrangeiras fora do país.

Aliás, abordámos num artigo, o futuro do trabalho, que, na verdade, é o presente, e a evolução da tecnologia e mudanças nas expectativas dos trabalhadores. Muitos trabalhadores por conta de outrem apreciam o trabalho a partir de casa e outros nem por isso.

Efetivamente, há funções e tarefas que funcionam bem à distância, outras são impossíveis de fazer fora do espaço físico da empresa. Mas, atualmente, as empresas beneficiam desta nova possibilidade de trabalho à distância, pois também podem reter ou contratar talento fora da sua área geográfica de atividade, inclusive fora de Portugal, combatendo a falta de mão de obra mais qualificada.

Trabalhar remotamente para empresas fora de Portugal

O trabalho à distância pode incluir teletrabalho totalmente remoto ou híbrido (incluindo contrato de trabalho e exclusividade de funções) ou trabalho independente em regime freelancer. E estas duas realidades têm características e regras diferentes.

Por um lado, para as empresas gerirem equipas remotas necessitam de um sistema de gestão e organização bem montado, assim como o recurso a ferramentas colaborativas digitais que importa conhecer, como softwares de colaboração ou plataformas de gestão de projetos. Além de ser necessário saber como processar os pagamentos aos trabalhadores remotos nacionais e internacionais, quais as obrigações de descontos, e como isso se irá refletir nas contas da empresa.

Por outro lado, os trabalhadores independentes ou freelancers aderem ao trabalho remoto (alguns deles deixaram de ser trabalhadores por conta de outrem e optaram por esta tipologia de trabalho) porque possibilita não só uma maior flexibilidade e equilíbrio entre a vida pessoal e profissional, como também permite alargar horizontes e aumentar o valor de faturação, devido à possibilidade de trabalhar para o estrangeiro.

Os trabalhadores remotos independentes necessitam saber como emitir as suas faturas ou recibos verdes a empresas estrangeiras, qual a taxa de IVA a cobrar e como acertar as contas com o fisco português.

Apesar de a globalização do trabalho proporcionar novas oportunidades de negócio, particularmente para profissionais portugueses, cujo nível de salários é baixo, prestar serviços a outras empresas estrangeiras na Europa, ou fora dela, como nos Estados Unidos ou no Canadá, exige conhecimento sobre a legislação, a tributação e demais regras fiscais. 

É importante, por isso, saber adaptar-se, garantindo que o trabalho para o estrangeiro seja realizado de acordo com as leis tanto nacionais como internacionais

Neste artigo, apresentamos a informação essencial para trabalhadores independentes colaborarem com empresas estrangeiras fora de Portugal, evitando problemas no futuro. A informação é também relevante para as empresas contratantes de prestadores remotos.

Cuidados a ter para Emitir Faturas para Empresas Estrangeiras

1. Abrir atividade e definir o regime fiscal

O Trabalhador Independente deve ter atividade aberta nas Finanças. Se está a começar a atividade vá ao Portal das Finanças e siga os passos: Todos os serviços – Início de Atividade – Entregar declaração – Entrega de declaração de início de atividade.

Ao preencher a declaração deve indicar o CAE (Classificação Portuguesa das Atividades Económicas), obrigatório para classificar as atividades económicas de empresas e Empresários em Nome Individual (ENI). Confirme as alterações relativas ao CAE para 2025.

Caso seja Trabalhador Independente deve indicar o Código CIRS (Código do Imposto sobre o rendimento das pessoas singulares). Consulte a tabela de atividades do CIRS. Por exemplo, se a sua prestação de serviço não se enquadrar na generalidade das atividades profissionais constantes na tabela, existe a opção de escolher “Outros Prestadores de Serviços”, código 1519.

Na mesma declaração de início de atividade deve incluir o volume estimado de negócios. Se for inferior a 200 mil euros, fica enquadrado no regime simplificado, se for superior fica enquadrado no regime de contabilidade organizada. Num regime não pode deduzir despesas, no outro pode. Confira a diferença entre regime simplificado e contabilidade organizada

Estes códigos CAE e CIRS irão determinar o regime de IVA e IRS em que se enquadra a sua atividade.

Depois destes passos fica apto para trabalhar como independente em Portugal, assim como para emitir faturas para empresas estrangeiras.

2. Evitar a dupla tributação de IRS

Os Trabalhadores Independentes devem declarar todos os seus rendimentos, incluindo o de trabalho estrangeiro, em sede de IRS ou IRC conforme a sua situação.

Contudo tem de ter em atenção a possibilidade de dupla tributação no país de residência do seu cliente.

A maioria dos países europeus assinou acordos para evitar a dupla tributação. O trabalhador Independente pode ficar isento de pagar impostos no país estrangeiro, caso o serviço seja realizado em Portugal, pagando apenas em Portugal.

Para evitar a dupla tributação entre Portugal e outros países, deve ser consultada a respetiva tabela para saber se há acordos que isentam a tributação no país de origem.

Dependendo das situações, na emissão de faturas para empresas estrangeiras, ou há abatimento do imposto a pagar em Portugal, ou o pagamento é feito na totalidade apenas em Portugal.

Por regra, um trabalhador independente a prestar serviços em Portugal para países estrangeiros, apresenta os seus rendimentos na declaração de IRS e eles são tributados em Portugal. Não há retenção na fonte. A entrega do certificado de residência fiscal à empresa contratante é importante para evitar a dupla tributação. 

Recomendamos sempre a consulta de um contabilista certificado para esclarecer em relação à sua situação específica e não ter dúvidas na hora de emitir as suas faturas para empresas estrangeiras.

3. Liquidação e isenção de IVA 

Para simplificar e promover o comércio entre os Estados-Membros da União Europeia e com países terceiros, ficou decidida a isenção de IVA na prestação de serviços (Art. 6 do Código do IVA) e na venda de bens (Art. 14 do Código do IVA), tendo em conta o seguinte:

  • Prestação de serviço ou venda de produtos a cliente estrangeiro registado para efeitos de IVA no seu país, com número de IVA/ VAT válido. 
  • Emissão da fatura sem IVA, com indicação “Autoliquidação de IVA” (Inversão do sujeito passivo de IVA), desde que o cliente não tenha qualquer representação legal/filial no país emissor da fatura.

O mesmo se aplica ao Reino Unido e Irlanda do Norte, conforme o acordo BREXIT.

Liquidação do IVA na prestação de serviços 

Ficam sujeitas à cobrança e liquidação do IVA em Portugal as relações comerciais de prestação de serviços com clientes estrangeiros, no caso de:

  • Prestação de serviço a cliente particular estrangeiro, não registado para efeitos de IVA no seu país.
  • Emissão da fatura com IVA e liquidação do imposto em Portugal.

O programa de faturação online InvoiceXpress, certificado pela Autoridade Tributária, encontra-se preparado para a emissão de faturas nestas condições. Experimente já hoje o nosso software de faturação gratuitamente, e caso tenha dúvidas, nós ajudamos.

4. Obrigações declarativas e pagamentos à Segurança Social

Declaração IRS

O rendimento obtido com a prestação de serviços (e emissão de faturas) para empresas estrangeiras deve ser declarado no IRS como qualquer outro rendimento.

Assim, esses rendimentos obtidos com clientes estrangeiros, devem ser incluídos no Anexo B – rendimentos de trabalho independente, da Declaração de IRS – Modelo 3.

Se os rendimentos provenientes das transações com países fora da União Europeia ultrapassarem o limite de 200 mil euros para estar no Regime Simplificado, poderá ter de apresentar a Declaração Modelo 22 para IRS.

Declaração e pagamento de contribuição à Segurança Social

Caso o trabalhador freelancer esteja sujeito ao pagamento de Segurança Social, deve incluir esses rendimentos na declaração trimestral de rendimentos à Segurança Social em Portugal, que determinará qual a contribuição a pagar no trimestre seguinte, como consta no Código dos Regimes Contributivos. Excetuam-se os trabalhadores que estejam sujeitos a contribuições no país estrangeiro.

5. Faturas e declaração de IVA: obrigações intracomunitárias

A emissão das faturas a empresas estrangeiras (clientes comunitários ou fora da Comunidade Europeia) deve incluir todos os detalhes, desde a identificação da empresa estrangeira, como a descrição do serviço prestado e as menções relativas ao IVA. Como referido anteriormente, as operações internacionais são isentas de IVA, sendo o imposto liquidado no país de destino do serviço ou produto.

Por exemplo:
Se um trabalhador português emitir uma fatura para uma empresa espanhola registada para efeitos de IVA, a transação estará isenta de IVA, e o número de IVA do cliente deve ser indicado na fatura (o cliente paga o IVA no seu país).
Assim como:
Se um designer português prestar serviços a uma empresa canadiana ou norte-americana não aplicará IVA sobre a fatura (o cliente paga o IVA no seu país).

Excetuam-se os clientes particulares não sujeitos a IVA. Neste caso, o Trabalhador Independente deve incluir o IVA na fatura e liquidar o imposto em Portugal.

Para reportar as transações sujeitas a IVA realizadas dentro da União Europeia, é obrigatória a entrega da Declaração Recapitulativa de IVA às Finanças portuguesas, pois permite controlar que o pagamento do IVA seja feito no país da empresa estrangeira para quem prestou o serviço ou vendeu o bem. A submissão da declaração deve ser feita mensal ou trimestralmente, tanto por empresas, como por Trabalhadores Independentes, no Portal das Finanças, até 20 de cada mês ou do mês seguinte ao fim do trimestre.

Por sua vez, para declarar as vendas ou prestação de serviços a empresas estrangeiras sediadas fora da União Europeia, como, por exemplo, o Canadá ou os EUA, mesmo sendo operações isentas de IVA, as vendas devem ser incluídas na Declaração Periódica do IVA mensal ou trimestralmente (exportações de bens / prestação de serviços a países terceiros), assim como apresentar a Declaração Aduaneira respetiva no caso de transação de bens.

Uma mensagem às empresas contratantes

Existem diferenças, caso opte por um contrato de trabalho ou uma prestação de serviços independente. Eis um resumo:

Trabalhador Remoto com contrato de trabalho

Se, por um lado, contratar um trabalhador remoto, ao abrigo de um contrato normal de trabalho, necessita de analisar a legislação de ambos os países e cumprir com obrigações cá e lá. 

Trabalhador Independente Remoto

Por outro lado, ao adjudicar serviços a freelancers remotos, sem contrato de trabalho, mas com um contrato de prestação de serviços, não fica isento de obrigações.

Por exemplo, deverá entregar mensalmente a Declaração Modelo 30 para reportar pagamentos a não residentes, liquidando o IVA em Portugal. Além disso, para evitar a dupla tributação deve solicitar ao trabalhador um certificado de residência fiscal.

Normalmente, o Trabalhador Independente Remoto paga impostos no país onde reside. A empresa portuguesa não é obrigada a fazer retenção na fonte em Portugal, desde que o trabalhador apresente o Certificado de Residência Fiscal para evitar a dupla tributação.

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Sandra M. Gomes

A Sandra é entusiasta de comunicação, com formação em diversas áreas. Depois do jornalismo dedicou-se à produção de conteúdo digital e no papel. É dedicada ao trabalho, preocupada com o ambiente e apaixonada por gatos.

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