A Faturação Eletrónica assume-se como um processo de transformação digital, processual e funcional. É uma transição em marcha e inevitável, tanto a nível europeu como nacional. O tema pode parecer complexo, por isso respondemos neste artigo às perguntas mais frequentes sobre este tema.
Faturação, legislação e alterações fiscais
Com o crescimento das obrigações na gestão dos negócios e com mudanças fiscais e legais a acontecer regularmente, é um desafio para os empreendedores manterem-se atualizados e em conformidade com a legislação.
Uma das áreas mais importantes no negócio é a faturação. Também este setor está em constante mudança, especialmente na emissão e comunicação de faturas.
Na era digital em que vivemos, é incontornável a evolução da faturação, desde os livros de faturas em papel (que mantêm a legalidade) até às faturas eletrónicas.
A regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes constam do Decreto-Lei nº28/2019, de 15 de fevereiro, assim como a obrigação do arquivo de documentos de faturação, referindo-se tanto a faturas em papel, como eletrónicas, emitidas por programas de faturação e outros meios.
A transição da fatura em papel para a fatura digital
A transição do papel para o digital faz-se ao ritmo da atualização dos negócios. Os empreendedores que não têm contabilidade organizada, não têm programa de faturação e não atingem mais de 50 mil euros de volume de negócios anual podem usar faturas em papel. Para ser válida, a fatura tem de ser impressa em tipografia certificada e conter um código de documento ATCUD.
Contudo, após a emissão das faturas, e ainda antes do seu arquivo, é necessário dar conhecimento dos documentos de faturação à Autoridade Tributária (AT), desde que as transações estejam sujeitas a IVA.
Assim, a comunicação das faturas em papel é feita à AT através da plataforma digital e-fatura, no Portal das Finanças. Porém, sendo em papel, os documentos são inseridos manualmente.
Os programas de faturação apoiam a faturação eletrónica
Por outro lado, na faturação eletrónica, registada através de um software de faturação certificado, como o Invoicexpress, a emissão das faturas é feita através de um programa que oferece funcionalidades para emissão de faturas eletrónicas compatíveis com o EDI, ou troca de dados entre sistemas (ver mais abaixo as perguntas frequentes), e com os requisitos legais de assinatura digital qualificada.
A obrigação de comunicação à Autoridade Tributária mantém-se quando a faturação é eletrónica, sendo feita através do envio mensal do ficheiro SAF-T de faturação.
Com o InvoiceXpress, este ficheiro pode ser enviado automaticamente ao seu contabilista, que tratará do resto. Em alternativa, pode optar pela comunicação automática à AT no momento em que são emitidas as faturas.
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A fatura eletrónica e a verificação de autenticidade
Nem todos os empreendedores efetivaram, para já, a mudança para o digital, e a respetiva inclusão da assinatura digital qualificada nos seus documentos. Com a fatura eletrónica, a autenticidade do documento passa a ser verificada através do certificado da assinatura digital qualificada. A assinatura digital valida a identidade do emissor e garante que o documento não foi alterado após a emissão.
Presentemente, estamos ainda numa fase de transição, em que a adoção definitiva das faturas com assinatura digital qualificada tem vindo, constantemente, a ser adiada.
As faturas em PDF seriam equiparadas a faturas eletrónicas, com validade fiscal, até ao final de 2024. Contudo, a proposta de lei do Orçamento do Estado para 2025 previu um novo adiamento da obrigatoriedade de incluir Assinatura Digital nos documentos de faturação (ponto 3, Artigo 88ª da proposta de lei), entre outras medidas que podem afetar diretamente as empresas.
Neste artigo, respondemos às 10 perguntas mais comuns para ajudar a compreender como a faturação eletrónica funciona; quais são os seus prazos e benefícios.
As 10 perguntas mais frequentes e as respostas que deve saber sobre faturação eletrónica
1. O que é a faturação eletrónica?
A faturação eletrónica é a emissão, processamento e transmissão de faturas em formato eletrónico estruturado, reconhecida legalmente como um documento com a mesma validade que uma fatura em papel. Esse formato tem como objetivo a simplificação de processos. Além disso, é uma garantia de integridade e autenticidade do documento, desde a sua emissão até ao seu arquivo.
A faturação eletrónica é emitida com a ajuda de um programa de faturação eletrónico, certificado pela Autoridade Tributária. O InvoiceXpress é um software de faturação online que cumpre com todos os requisitos legais, tem uma equipa de suporte sempre disponível para ajudar e está atenta às alterações fiscais.
2. Quem está obrigado a emitir faturas eletrónicas?
Atualmente, as grandes empresas que mantêm relações comerciais com entidades públicas em Portugal são obrigadas a emitir faturas eletrónicas, com algumas exceções que podem ser confirmadas no portal da Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública.
Além disso, a obrigatoriedade deverá ser progressivamente expandida para outras áreas do setor privado, com o objetivo de promover maior transparência e eficiência nas transações comerciais.
Este é um processo que tem vindo a ser implementado lentamente. Por isso, as faturas em PDF continuarão com validade legal como faturas eletrónicas até ao final de 2025 (Orçamento do Estado 2025).
3. O que significa EDI?
EDI (Electronic Data Interchange) é uma tecnologia que permite a troca eletrónica de dados estruturados entre sistemas de empresas diferentes.
No contexto da faturação eletrónica, o EDI facilita a emissão e o envio de faturas diretamente entre sistemas, eliminando a necessidade de intervenção manual e assegurando que as faturas sejam transmitidas de forma segura e imediata.
4. O que é uma fatura eletrónica por EDI?
Uma fatura eletrónica por EDI é uma fatura que, além de estar em formato digital, é enviada e processada automaticamente entre sistemas de informação, seguindo padrões e protocolos internacionais. Esse método permite uma comunicação eficiente e sem erros entre fornecedores e clientes.
A tecnologia EDI permite, por exemplo, a emissão de faturas e a sua comunicação instantânea às finanças, deixando de ser necessário usar outros canais, como o próprio correio eletrónico.
O fluxo de informação entre as empresas e as entidades públicas, fiscais ou financeiras é feito de forma segura, sendo o tempo e os custos otimizados.
5. A fatura eletrónica precisa de ser guardada em papel?
Não, a fatura eletrónica não precisa de ser impressa e guardada em papel, pois é válida no formato digital.
Deve, no entanto, ser arquivada eletronicamente por um período de 10 anos para cumprir as exigências legais de arquivo fiscal. O mesmo prazo é aplicado a outros documentos.
6. É possível corrigir uma fatura eletrónica depois de emitida?
Sim, é possível corrigir uma fatura eletrónica.
No entanto, à semelhança das faturas em papel, a correção deve ser feita por meio de uma nota de crédito ou débito, que ajustará o valor ou detalhes específicos, mantendo a conformidade com a legislação.
7. As faturas eletrónicas têm validade internacional?
Sim, desde que cumpram os requisitos da Norma Europeia EN 16931-2017, de 28 de junho de 2017, como o CIUS-PT em Portugal (ver abaixo), as faturas eletrónicas têm validade em outros países membros.
Para transações fora da UE, é necessário confirmar os requisitos legais do país de destino.
8. O que significa CIUS-PT?
CIUS-PT (Core Invoice Usage Specifications para Portugal) é o padrão nacional português para faturas eletrónicas, baseado nas diretrizes europeias.
Este formato específico garante a conformidade legal das faturas eletrónicas no território português, seguindo uma estrutura pré-definida que permite que as faturas sejam processadas de forma uniforme e eficiente.
É, nem mais, nem menos, do que o formato de fatura XML padrão através do qual se comunicam os dados estruturados. O programa de faturação InvoiceXpress garante a possibilidade de exportar uma fatura no formato CIUS-PT, de forma a cumprir o EDI. Saiba mais sobre o download do ficheiro CIUS-PT.
9. Quais são os prazos da faturação eletrónica?
A obrigatoriedade da faturação eletrónica para as entidades públicas foi decretada em 2018 pelo Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro, mas começou a ser colocado em prática mais tarde, na era pós-Covid.
Para as micro, pequenas e médias empresas está ainda em fase de implementação. Em geral, os prazos são ajustados periodicamente pelo Governo e comunicados aos contribuintes através de atualizações no calendário fiscal oficial.
Na nossa agenda fiscal mensal regular indicamos quais as obrigações e respectivos prazos.
10. Como garantir a segurança das faturas eletrónicas?
A segurança das faturas eletrónicas é garantida por mecanismos como a assinatura digital qualificada, que autentica o emissor e impede alterações após a emissão.
O armazenamento é feito em sistemas seguros, como a nuvem, com backups regulares e controlos de acesso. Tal é essencial para evitar perda de dados ou acessos não autorizados.
Um software de faturação online, como o InvoiceXpress, pode ser o seu aliado para a emissão de faturas eletrónicas como manda a lei. Como está alojado na nuvem, mesmo que o equipamento seja roubado, ninguém pode ter acesso às informações de faturação.
Está mais do que visto que as faturas em papel ou pdf têm os dias contados.
Por isso, nunca é demais lembrar as 4 vantagens principais da faturação eletrónica.
4 vantagens da faturação eletrónica
A adoção da faturação eletrónica oferece benefícios significativos, incluindo:
- Redução de custos operacionais: Elimina gastos com papel e envio físico;
- Eficiência e rapidez: Facilita o processamento, comunicação EDI e arquivo de documentos;
- Segurança e conformidade legal: A assinatura digital/ selo digital garante a validade e autenticidade das faturas;
- Sustentabilidade: A redução de papel contribui para práticas mais ecológicas.
Faturação eletrónica e entidades públicas
No caso de relações comerciais com o setor público B2G, a faturação eletrónica já é obrigatória para as grandes empresas que prestam serviços ou fornecem bens para o Estado, desde 2021 (pós-pandemia).
Em breve, as restantes empresas deverão cumprir com os mesmos requisitos e legalidade, devendo estar preparadas para emitir faturas eletrónicas.
Prepare o futuro da faturação com o InvoiceXpress
A implementação da faturação eletrónica e da assinatura digital qualificada constitui um avanço significativo para o Estado, as empresas e os contribuintes em geral.
Apesar da sua efetivação estar a sofrer constantes adiamentos por motivos diversos, é bom que os empreendedores compreendam o objetivo da mudança e que o processo é para continuar. Por isso, devem manter-se atualizados sobre eventuais mudanças nos prazos.
Se tiver dúvidas adicionais, consulte o seu contabilista certificado ou a equipa de suporte do seu software de faturação eletrónica, InvoiceXpress, para garantir o cumprimento de todas as obrigações legais.
E se ainda não utiliza um programa de faturação certificado para preparar o seu negócio para a inevitabilidade da faturação eletrónica, experimente já hoje o InvoiceXpress grátis para simpificar e automatizar a sua emissão de faturas!
