*ATUALIZAÇÃO Dezembro 2024: as faturas em formato PDF sem Assinatura Digital vão continuar a ser aceites como faturas eletrónicas até ao final de 2024.
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Com o objetivo de mitigar os efeitos da pandemia para as empresas, os Governos têm adiado sucessivamente a obrigatoriedade de implementação da faturação eletrónica.
As faturas enviadas em PDF serão assim aceites como faturas eletrónicas até ao final de 2025.
Autenticidade da Emissão de Faturas por via eletrónica
Para além das faturas em papel, as empresas poderão assim emitir faturas eletrónicas, mas terão de cumprir alguns requisitos, como a utilização de um programa certificado, de que é exemplo o InvoiceXpress – software de faturação certificado pela Autoridade Tributária n.º 192.
Adicionalmente, segundo o Despacho-Lei n.º 28/2019, que procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, no que toca à emissão de faturas por via eletrónica, foi estabelecido que apenas se considera “garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado um dos seguintes procedimentos”:
– Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
– Aposição de um selo eletrónico qualificado;
– Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI Europeu)
O que é então a Assinatura Digital Qualificada?
Trata-se de uma assinatura digital, que só pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito, que permite confirmar a autenticidade da assinatura que consta num documento digital, ou seja, identifica a empresa que é responsável pela emissão do documento.
A aposição de uma assinatura digital a um documento, por vontade própria, garante o seu valor probatório perante a lei, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados contidos nesse mesmo documento.
Quais os documentos que deverão ter Assinatura Digital?
De acordo com a regulamentação criada, devem ser assinadas as faturas e os demais documentos fiscalmente relevantes (recibos, guias de transporte) enviados por email ou por outra via eletrónica, seja em formato PDF, seja em formato XML/EDI.
Qual a diferença entre a Assinatura Qualificada e o Selo Qualificado?
Na prática, os dois mecanismos irão cumprir o mesmo objetivo de autenticação. Enquanto a assinatura digital conterá informação da pessoa que está a assinar (o diretor financeiro da empresa, por exemplo), o selo eletrónico terá apenas informação encriptada que irá identificar a empresa.
Qual a diferença entre Assinatura Eletrónica Qualificada e Assinatura Digital Qualificada?
Nenhuma, são exatamente a mesma coisa. Apesar de “Assinatura Eletrónica Qualificada” ser o termo oficial, legislado pelo Governo no Despacho-Lei n.º 28/2019, a expressão “Assinatura Digital Qualificada” tem sido mais utilizada no mercado de forma a distinguir esta assinatura da faturação eletrónica, e evitar assim qualquer mal-entendido.
O InvoiceXpress não tinha uma Assinatura Digital?
Sim. A assinatura que o InvoiceXpress colocava anteriormente nas suas faturas era certificada por uma entidade credenciada, mas era como uma assinatura encriptada, que garantia a integridade dos seus documentos.
Ou seja, através dessa certificação o nosso software de faturação atuava quase como uma procuração e inseria uma assinatura digital nos seus documentos, que atenta a sua origem e segurança.
Contudo, esta assinatura não era a mesma coisa que a Assinatura Digital Qualificada que abordámos neste artigo, cuja responsabilidade passa agora para cada entidade emissora de faturas.
Mas não se preocupe, o InvoiceXpress já tem disponível uma integração com o SAFE – Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas, da AMA – Agência para a Modernização Administrativa, com o objetivo de disponibilizar um serviço de assinatura digital qualificada, através do qual cada cliente/empresa possa introduzir a sua assinatura digital.
Se ainda não é cliente InvoiceXpress, e todo este tema da faturação eletrónica lhe parece complicado, nada tema: confie no nosso software certificado para emitir faturas sem complicações e de acordo com todas as alterações legais exigidas pela Autoridade Tributária.
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