Quando existe a venda de um produto ou a prestação de um serviço em Portugal, é obrigatória a emissão de uma fatura, fatura simplificada ou fatura recibo.
Neste artigo pretendemos ajudar a esclarecer empresários, empreendedores e profissionais liberais sobre as diferenças entre uma fatura simplificada e uma fatura recibo, e quando deve emitir uma ou a outra.
O que é uma fatura?
Uma fatura não é mais do que um documento contabilístico. Representa a existência de uma troca comercial entre um fornecedor e um cliente.
Deve ser feita a emissão de uma fatura sempre que exista a venda de um produto ou a prestação de um serviço, mesmo que o cliente não a solicite.
A fatura é um documento que tem como objetivo garantir os direitos e deveres de quem compra e vende. É uma prova legal de uma transação comercial para efeitos de impostos (IVA).
É importante referir que a fatura deve ser emitida até ao 5º dia útil seguinte à venda de um produto ou à prestação de um serviço, de acordo com o ponto 1 do Artigo 36º do CIVA.
Conheça neste artigo todos os elementos obrigatórios de constar numa fatura.
O que é uma fatura simplificada?
A fatura simplificada é um documento de venda auto pago, semelhante ao antigo talão de venda.
É um documento de preenchimento mais simples e rápido. A fatura simplificada é muito utilizada nos negócios de retalho ou da restauração, por exemplo, uma vez que não requer o preenchimento de todos os campos da futura.
Quando se pode emitir uma fatura simplificada?
A emissão de uma fatura simplificada é possível apenas quando o imposto é devido em território nacional, e quando o valor não excede:
- Os 1000€ em vendas de bens para consumidores finais (consumidores particulares).
- Os 100€ em vendas de bens ou prestação de serviços para empresas.
Que dados deve conter uma fatura simplificada?
As faturas simplificadas também devem ser datadas e numeradas sequencialmente, tal como as faturas normais.
Uma fatura simplificada deve conter:
- Nome e NIF do vendedor do bem/prestador do serviço
- Quantidade e denominação dos bens vendidos ou dos serviços prestados
- Preço líquido do imposto, taxas aplicáveis e montante do imposto devido
- NIF do adquirente (não é obrigatório pelo que pode ser consumidor final caso não seja indicado)
Uma fatura simplificada não pode servir de documento de transporte, uma vez que não inclui dados sobre o local de carga e descarga.
O que é uma fatura recibo?
Uma fatura recibo é um documento contabilístico que integra a fatura e o recibo de pagamento.
A fatura recibo aplica-se quando uma venda de um bem ou uma prestação de um serviço é feita e paga no mesmo momento. Serve de comprovativo de aquisição e de comprovativo de pagamento ao mesmo tempo.
Como tal, a emissão de uma fatura recibo só pode ser feita quando a data de emissão da fatura coincidir com a data de pagamento da mesma.
Ao contrário da fatura simplificada, numa fatura recibo não existe um valor limite a faturar. Contudo, se o valor for superior a 1000€ deve ser incluído o nome e a morada do cliente.
Uma fatura recibo pode servir de documento de transporte caso os devidos dados (de carga e descarga) estejam mencionados na mesma (no caso do software de faturação InvoiceXpress orientamos sempre para a emissão de uma guia de transporte).
Enquanto que uma fatura simplificada não pode ser emitida para comprovar uma transação isenta de IVA, a fatura recibo pode ser utilizada quando houver lugar à isenção de IVA, devendo ser emitida mencionado o devido motivo de iseção de IVA.
Como emitir faturas?
Tal como as faturas normais, as faturas simplificadas e as faturas recibo devem ser emitidas através de um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária (como o InvoiceXpress).
Devem ser sempre emitidas em duplicado (um exemplar para o comerciante e outra para o cliente).
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