O ciclo de faturação é composto por várias fases: depois da prospeção, é feito o pedido de orçamento e de seguida há um acordo de valores comunicado através de uma fatura proforma. Por fim, emite-se a fatura, aguarda-se o pagamento e fecha-se o processo de venda com a emissão do recibo após boa cobrança.
De forma resumida, uma fatura proforma tem o mesmo propósito que um orçamento e atesta a terceiros que a fatura a ser emitida será efetivamente igual à proforma.
O que é uma fatura proforma?
A fatura proforma é um documento, sem valor fiscal, que serve para orçamentar determinado bem ou serviço e contém todos os detalhes da transação comercial entre o fornecedor e o cliente.
Após a confirmação dos dados por parte do cliente, é emitida a fatura com base na informação que está na proforma.
A fatura proforma aplica-se particularmente no caso da transmissão de bens no comércio internacional. Serve para demonstrar as quantidades das mercadorias para efeitos de justificação alfandegária.
Qual a diferença entre fatura proforma e orçamento?
Apesar dos dois documentos terem o mesmo propósito, ou seja, um documento que resulta de um pedido de orçamento feito pelo cliente, as faturas proforma são comuns na transmissão de bens enquanto que os orçamentos servem para trocas de serviços.
As notas de honorários, também consideradas como documentos para orçamentar um serviço, são usadas maioritariamente por advogados e profissionais liberais.
Elementos de uma fatura proforma
Apesar de ser distinta das faturas comerciais, a fatura proforma contém os mesmo elementos das faturas e orçamentos:
– Identificação da empresa;
– Identificação fiscal do cliente;
– Bem ou serviço a ser faturado;
– Quantidades, valores e IVA correspondente.
Quais são as vantagens e desvantagens da utilização deste documento?
Após negociação final do que é orçamentado, a fatura proforma permite ao vendedor saber o valor exato do que vai ser faturado e fazer a previsão de tesouraria para o mês em que o produto é vendido.
A maior desvantagem é não ter valor fiscal e não servir de comprovativo de pagamento.
Quando se deve usar uma fatura proforma?
As faturas proforma são usadas quando se faz um pedido de orçamento para um bem ou serviço.
As gráficas, por exemplo, enviam a proforma por email após a negociação do projeto e dos valores associados. Assim que o serviço é realizado e pago, entregam a fatura-recibo.
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