Todos os sujeitos passivos são obrigados a emitir uma fatura quando há a transmissão de bens ou a prestação de serviços. E nos cenários onde existe algum tipo de adiantamento a clientes, como funciona? É aqui que entra em joga uma fatura de adiantamento. Vamos perceber o que é e como emitir.
Fatura de adiantamento: o que é?
Os empreendedores que têm uma atividade ativa e vendem bens ou prestam serviços são obrigados a emitir documentos de faturação relativamente ao pagamento dos seus produtos/serviços.
Até aqui nada de novo.
A regra é clara: um pagamento = uma fatura.
Contudo, existem operações comerciais em que, ainda antes da entrega do bem ou da prestação do serviço, há um pagamento ou adiantamento do valor, como por exemplo, quando:
- se compra uma viagem para usufruir no verão;
- ao adquirir um veículo que ainda não foi entregue;
- se adjudica o serviço de reparação de um computador.
Nestes casos, como o pagamento será faseado ou obriga ao pagamento de sinal, será emitida uma fatura de adiantamento aos clientes.
Esta é tão-só uma designação usada para nos referirmos a faturas emitidas antes de o serviço ou produto ser entregue. Na realidade, os documentos emitidos são aqueles que já conhecemos: fatura, fatura simplificada, fatura-recibo. Contudo, existem especificações que é importante entender.
Neste artigo, vamos explicar passo a passo como emitir faturas de adiantamento a clientes.
Fatura de adiantamento a clientes: o que diz a lei
Segundo o Decreto-Lei n.º 197/2012 de 24 de agosto, todos os sujeitos passivos de IVA são obrigados a emitir faturas, mesmo em pagamentos antecipados.
Assim, antes ou depois de os bens ou serviços serem entregues, cada fatura emitida origina um ou vários recibos após a sua liquidação.
Em alternativa, as faturas de pagamento a pronto, como, por exemplo, as faturas simplificadas (retalhistas e vendedores ambulantes até 1000€, os restantes até ao limite de 100€) ou as faturas-recibo, não necessitam de emissão de recibos de pagamento.
Após a emissão da fatura simplificada ou fatura-recibo deverá haver o pagamento imediato, servindo os referidos documentos como comprovativos do recebimento do valor.
Se o bem não foi ainda entregue ao cliente ou não foi ainda efetuada a prestação de serviços, seja prudente, evite coimas, e emita um documento de adiantamento após o pagamento de um sinal. Este é um processo seguro na relação comercial.
Após a entrega do bem ou serviço é possível passar ao cliente uma fatura com o valor total. Saiba como.
Fatura de adiantamento: o papel das notas de crédito
Após os pagamentos adiantados e respetivas faturas de adiantamento, se o cliente desejar é possível emitir uma fatura final com o valor global.
Mas, para tal, a empresa emissora das faturas terá de proceder a algumas operações para regularizar a situação fiscal.
Deste modo, deve emitir notas de crédito sobre todas as faturas entregues anteriormente, anulando-as, permitindo a emissão de uma nova fatura com o valor total da venda ou serviço.
Se os valores faturados adiantados já foram liquidados, deve-se regularizar a conta corrente, emitindo uma devolução do pagamento ou incluindo o valor dos créditos na fatura total a emitir.
Em suma:
Fatura simplificada ou fatura-recibo por adiantamento: Não é necessário emitir um recibo adicional após o pagamento adiantado do bem ou serviço.
Fatura por adiantamento: Após a entrega, e receber o respetivo pagamento, emite-se o recibo correspondente.
Fatura final total: Emitem-se notas de crédito para anular faturas de adiantamento e ajustar a fatura global.
Adiantamento a clientes: exemplos
Vamos aos exemplos sobre a fatura de adiantamento:
Um cliente fez um adiantamento de 100€ para um serviço no valor total de 500€.
- No momento do adiantamento, emite-se uma fatura-recibo de 100€ (ou fatura simplificada dependendo do caso);
- Quando o serviço for concluído, emite-se uma nota de crédito de 100€ para ajustar o valor adiantado, e emite-se uma fatura final de 500€.
A nota de crédito permite ajustar o valor do serviço, impostos incluídos, de forma clara e legal.
Este processo de adiantamento a clientes pode ser aplicado a vários setores:
- Agências de Viagens: para garantir reservas;
- Construção Civil: para cobrir os custos com os materiais;
- Eventos e Catering: para reserva de espaços e compra de ingredientes;
- Produtos Personalizados: para a cobertura de custos iniciais de produção;
- Reparações Técnicas: para encomenda de peças.
Emissão de IVA nas faturas: sim ou não?
Todos os documentos emitidos devem refletir o imposto sobre o consumo.
O IVA é aplicado, proporcionalmente, ao documento de adiantamento; depois, na altura em que se emitem as notas de crédito, o IVA também será corrigido, para não haver cobrança em excesso ou em défice deste imposto.
Obviamente, tal não acontece com os negócios que beneficiam da Isenção de IVA ou estão ao abrigo de um regime especial de IVA, como é o caso das agências de viagem, cujo IVA incide apenas na margem de lucro e, portanto, será aplicado na fatura final e isentado das faturas de adiantamento de clientes.
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