Os documentos de transporte, também designados de guias de transporte, são obrigatórios para acompanhar o transporte de mercadorias ou bens em circulação em território português, sendo regulados pela Autoridade Tributária (AT).
Os bens em circulação são todos aqueles que estejam fora dos locais de produção, transformação, ou de exposição nos estabelecimentos de venda, em veículos para descarga, em recintos ou estabelecimentos que não a casa-mãe, ou expostos em feiras e mercados.
Documentos de transporte: Contextualização legal
O Decreto-Lei n.º 147/2003 de 11 de julho ou Regime de Bens em Circulação foi a base da regulamentação do transporte de mercadorias. Começou por regular os bens em circulação entre sujeitos passivos de IVA, sendo o seu objetivo principal combater a evasão e a fraude fiscal, especialmente em relação ao Imposto sobre o Valor Acrescentado.
Seguiram-se diversas atualizações e melhoramentos à lei base.
Com efeito, o Decreto-Lei n.o 198/2012 de 24 de agosto introduz um incentivo fiscal, constante do Estatuto dos Benefícios Fiscais, art. 66º-B, dirigido aos particulares que exijam a emissão de faturas e outros documentos de faturação como são as guias de transporte.
Por outro lado, em 2013, a Portaria nº 161/2013 de 23 de abril veio regular a obrigação de comunicar os documentos de transporte à AT antes de os artigos saírem do estabelecimento, excluindo-se os consumidores finais.
No caso do consumidor final, a fatura do artigo serve como documento de transporte do produto comprado a um retalhista e transportado pelo cliente, justificando assim a saída e transporte do bem.
Caso o transporte seja feito em veículo transportador da empresa, deve ser acompanhado de uma guia de transporte. No caso de a compra ser feita a um grossista, é também obrigado à emissão de um documento de transporte.
Existem várias especificidades, assim como exceções à obrigatoriedade de emissão de guia de transporte que podem ser consultadas no Regime de Bens em Circulação.
Todos estes procedimentos garantem à Autoridade Tributária e Aduaneira um controlo mais eficaz dos documentos de transporte, do movimento de bens e das operações sujeitas a IVA, mesmo que isentas. Além disso, são fundamentais para que empresas e empresários possam cumprir com as suas obrigações fiscais.
Documentos de Transporte: o que são?
Os documentos de transporte são documentos obrigatórios que acompanham as mercadorias durante o seu transporte, desde que o mesmo tenha início e fim em Portugal. São exigidos pela Autoridade Tributária (AT) para controlar o movimento de bens e evitar fraudes fiscais.
Segundo o Regime de Bens em Circulação, os documentos de transporte servem para identificar:
- a origem;
- o destino;
- o tipo de mercadorias transportadas;
- o motivo do transporte.
Quais os tipos de documentos de transporte que existem?
Entre os principais documentos de transporte, destacam-se:
- Guias de Transporte – O documento mais comum, utilizado para o transporte de mercadorias entre dois locais distintos, como entre armazéns, entre fornecedores e clientes.
- Guias globais de transporte – Documento usado quando a mercadoria está em circulação, mas não se sabe ainda qual o destinatário, a quantidade de bens a entregar, o local de descarga. É uma guia semelhante à Guia de Transporte, mas que não contém parte da informação. Normalmente, este documento é acompanhado de outros documentos adicionais, como folhas de obra, faturas, etc. Na entrega, será emitido um documento de transporte definitivo que poderá ser uma fatura. Esta guia é usada também nos casos de venda ambulante.
- Guias de Remessa – Este documento é utilizado quando os bens são enviados sem uma venda imediata, como em casos de envio para análise, demonstração, ou reparações. É uma comunicação prévia do envio. A guia de transporte deve acompanhar os artigos.
- Guias de Devolução – Este tipo de guia é emitido quando existe uma devolução de mercadorias previamente vendidas ou entregues. O objetivo é documentar a devolução ao remetente original. Este, normalmente, emitirá uma nota de crédito dos bens devolvidos.
Além dos documentos de transporte, conheça outros documentos de faturação.
Estes quatro tipos de documentos de transporte são essenciais para a movimentação legal de mercadorias.
E podem ser facilmente emitidos através do InvoiceXpress – software de faturação certificado pela AT. A guia de transporte e a guia global de transporte diferem entre si pela informação que consta, ou não, no documento.
Documentos de transporte: 5 informações que devem constar
Segundo a legislação portuguesa, os documentos de transporte devem conter informações obrigatórias para serem válidos. Estes elementos incluem:
- Identificação do remetente e destinatário (nome, morada e número de identificação fiscal) com indicação, se for caso disso, que o destinatário não é sujeito passivo de IVA;
- Local de carga e descarga das mercadorias;
- Descrição das mercadorias transportadas (quantidade, características);
- Data e hora em que o transporte tem início;
- Meio de transporte utilizado (matrícula do veículo, se aplicável).
Caso utilize um programa de faturação certificado como o InvoiceXpress, esses dados são automaticamente preenchidos e organizados de acordo com as normas da AT, simplificando o processo e reduzindo o risco de erros.
Tal como outros documentos de faturação, os documentos de transporte devem incluir o Código QR e o ATCUD.
Quem tem de emitir os documentos de transporte?
As empresas, sujeitos passivos de IVA, com um volume de negócios no ano anterior superior a 100 mil euros e remetentes dos produtos, têm a obrigação de emitir os documentos de transporte.
Terceiros em nome do remetente também podem fazê-lo, assim como as transportadoras também por conta do remetente seu cliente no serviço de transporte. As empresas de transporte devem ter consigo a guia original e o duplicado.
A autorização a terceiros deve ser dada através do Portal das Finanças: Autenticação de contribuintes – Gestão de Utilizadores – webservice de comunicação de documentos de transporte.
NOTA: As empresas que sejam simultaneamente “remetentes e transportadores” ou “transportadores e destinatários” devem garantir que a sua situação é legal, ou seja, que se encontram registadas nas Finanças, que a sua atividade está ativa, e não tem declarações de IVA em falta durante três períodos consecutivos.
Documentos de transporte: como emitir e comunicar à AT
Existem várias formas de emitir documentos de transporte, antes do respetivo transporte ter início, cada uma delas garantindo que o processo decorra conforme as regras da Autoridade Tributária:
Manual
Para pequenas empresas, que não sejam obrigadas a usar um programa de faturação. É possível emitir guias manualmente, através de livros em papel, desde que sigam as regras estipuladas pela AT. Os documentos devem ser impressos em tipografia autorizada pelas Finanças e numerados sequencialmente. A comunicação destes documentos pode ser feita através da inserção dos dados no Portal das Finanças até ao 5º dia ou via telefone.
NOTA: A fatura emitida, desde que contenha todos os elementos obrigatórios das guias de transporte, também poderá ser usada para acompanhar os bens em circulação. O documento deverá ser impresso em triplicado.
Via Portal das Finanças
Pode emitir o documento de transporte diretamente no Portal das Finanças, através da funcionalidade de envio de documentos, sendo a comunicação feita à AT em tempo real.
Via software de faturação certificado
É a opção mais prática, rápida e eficiente. Um software de faturação certificado pela AT como o InvoiceXpress facilita a emissão de guias de transporte, guias de remessa e guias de devolução, garantindo o cumprimento de todas as obrigações legais e a comunicação direta com o Portal das Finanças. Se fizer uso de um software de faturação, é obrigado a emitir as guias de transporte por esta via.
Resumindo, a comunicação com o fisco pode ser feita via telefone, Portal das Finanças ou através do programa de faturação certificado, sendo atribuído de imediato um código de identificação ao documento de transporte.
A comunicação deve ser feita antes do início do transporte e, até à hora de início indicada no documento de transporte, é possível proceder a alterações ou anulação do documento. Depois disso, caso a hora de saída e de entrega se mantenha, não poderá anular o documento, mas poderá, em alternativa, emitir um documento de transporte adicional em papel.
Comunicação das guias de transporte à AT via telefone
Além da comunicação de guias de transporte em papel ser feita via telefone, em caso de falha de alguma das opções eletrónicas mencionadas, o telefone é também um meio usado para realizar a comunicação de documentos de transporte.
Durante a chamada, deve indicar o seu NIF e a senha de acesso telefónico, que deve solicitar previamente no Portal das Finanças para um atendimento seguro (Cidadãos > Serviços > Autenticação de Contribuintes > Registar Código de Acesso Telefónico.)
A comunicação do transporte pode ser feita até ao 5º dia útil seguinte ao início do transporte. Os documentos de transporte devem depois manter-se em arquivo por 4 após a sua emissão; ou 10 anos, caso se trate de uma fatura.
Tendo em conta o prazo referido, a comunicação das guias de transporte e restantes documentos de faturação pode ser feita através do envio do Ficheiro SAF-T (Standard Audit File for Tax purposes) gerado eletronicamente com os dados da transação.
O programa de faturação online certificado InvoiceXpress oferece a vantagem de gerar automaticamente este ficheiro, que pode ser comunicado à AT, agilizando a comunicação e simplificando o processo fiscal. Confira o prazo de entrega na nossa agenda fiscal mensal.
Em caso de incumprimento desta obrigação de emissão e comunicação dos documentos de transporte à AT aplica-se o Regime Geral das Infrações Tributárias
Bens que NÃO necessitam de documento de transporte
Por fim, vamos conhecer os bens que NÃO necessitam de guia de transporte quando estão em trânsito (art. 3º Anexo ao Decreto-Lei nº 198/2012):
- Bens próprios ou de uso doméstico do próprio;
- Bens provenientes de retalhistas já comprados por consumidores finais (excetuam-se alguns bens quando transportados em veículos de mercadorias);
- Ativo imobilizado (automóveis, móveis, maquinaria de uma empresa);
- Ativos Fixos Tangíveis, ou seja, bens para aluguer
- Bens de produção própria de produtores agrícolas, silvícolas, apícolas ou pecuária quando transportados pelo próprio;
- Amostras, bens de catálogo para demonstração, material promocional não destinado a venda;
- Filmes para exibição em cinemas enviados pelos distribuidores;
- Veículos automóveis com matrícula;
- Taras e embalagens retornáveis;
- Resíduos sólidos e hospitalares (com especificidades próprias);
- Bens em mudança de instalações (mas tal facto deve ser comunicado às Finanças previamente).
- Bens a entregar a utentes de IPSS
- Bens provenientes de solidariedade social
Os bens transacionados destinados à venda em outros Estados-membros ou em países terceiros também são excluídos da emissão de documentos de transporte, uma vez que são abrangidos por outra documentação oficial relacionada com a importação/exportação.
Efetivamente, os documentos de transporte são uma parte fundamental da logística e do cumprimento fiscal em Portugal.
Com a crescente digitalização e a necessidade de eficiência, a emissão em tempo real destes documentos, assim como as faturas que lhes estão associadas, através de um software de faturação certificado pela AT, como o InvoiceXpress, simplifica o processo.
Além disso, o nosso programa de faturação online garante que todas as obrigações legais relacionadas com a circulação de bens sejam cumpridas.
