A gestão financeira é um dos pilares fundamentais para a sustentabilidade de um negócio, daí ocupar um lugar importante em qualquer plano de negócios durante a jornada empreendedora.
No entanto, há uma armadilha que pode instalar-se quando a fronteira entre as vidas pessoais e profissionais começa a desvanecer-se, levando à tentação de misturar as finanças pessoais com as finanças empresariais. Este desafio é particularmente relevante no início de um negócio, onde retirar um salário para a gestão pessoal pode ser uma tarefa complexa.
A dificuldade na divisão entre as finanças pessoais e da empresa pode desencadear consequências graves, desde complicações fiscais até à falência do negócio. Ninguém quer fazer parte das estatísticas do Instituto Nacional de Estatística (INE) que, em 2022, registou 1598 falências.
Nunca é demais lembrar que o lucro da empresa e a poupança da família não são a mesma coisa. Definir uma fronteira é crucial, mas desafiador.
Separar as finanças pessoais e empresariais é uma prática essencial para garantir a estabilidade e o crescimento do negócio.
Neste artigo, exploraremos as razões para essa separação, quais os riscos associados por não o fazer, e forneceremos 13 dicas práticas para garantir com sucesso essa distinção financeira.
Finanças pessoais vs Finanças empresariais
Por um lado, as finanças pessoais abrangem todas as transações realizadas no âmbito da vida quotidiana, desde as receitas, como o salário e outros rendimentos, até às despesas pessoais como contas de água, luz, internet, telefone/telemóvel, gás, rendas, condomínio, compras, lazer etc. São estas receitas e despesas que sustentam o dia a dia pessoal.
Por outro lado, as finanças empresariais englobam todas as transações financeiras relacionadas com o negócio, como a receita sobre a venda de produtos ou serviços e as despesas da empresa como o pagamento de salários, fornecedores e impostos, etc.
Os equilíbrios destas finanças resultam na sustentabilidade e sucesso do negócio. Mas a falta de separação entre estas esferas pode resultar em práticas desonestas e riscos à responsabilidade limitada do empresário.
Mas porque pode ser assim tão perigoso misturar as finanças?
Riscos de misturar as finanças pessoais e empresariais
Existem riscos significativos para a sua gestão financeira caso mantenha as suas finanças misturadas. Por exemplo, as dificuldades fiscais podem manifestar-se em atrasos no cumprimento dos compromissos fiscais, espoletar auditorias, coimas ou multas. Assim como pode precipitar-se o acúmulo de dívidas e, consequentemente, conduzir à instabilidade financeira e legal e à perda de controlo sobre as finanças.
Mas não ficamos por aqui.
A falta de separação entre aquilo que é pessoal e o que é empresarial pode resultar em práticas desonestas, pela falta de transparência, colocando em risco a responsabilidade limitada do empresário. Ou seja, se existirem dívidas, os seus bens pessoais e da sua família podem ficar em perigo.
6 riscos de misturar o dinheiro pessoal e o dinheiro da empresa:
- Perde o controlo financeiro do negócio, podendo tomar decisões erradas para a sua empresa, comprometendo a saúde financeira e levá-la a fraudes, má conduta ou à falência;
- Compromete a transparência financeira do negócio, causando má imagem e falta de confiança por parte de clientes, fornecedores e colaboradores.
- Dificulta uma visão clara e analítica da situação em que se encontra o negócio. Está a crescer? Está a endividar-se? Como conseguirá analisar a sua saúde financeira? Dificilmente identificará gastos desnecessários para tomar decisões com vista ao seu ajuste.
- Perde incentivos fiscais, como a dedução de determinadas despesas, ou a possibilidade de receber apoios. A clareza das contas e o cumprimento de todos os pagamentos é crucial para continuar a merecer a confiança das instituições e poder candidatar-se a apoios.
- Terá maior dificuldade em fazer a gestão financeira, seja pessoal, seja da empresa, assim como identificar derrapagens.
- Dificuldade em justificar os recursos financeiros, em caso de processos da empresa em tribunal.
Perante tais riscos, torna-se mais fácil entender por que se deve separar as finanças.
Além da separação de finanças pessoais e empresariais minimizar riscos diversos, promove também a transparência fiscal, permitindo o cumprimento eficiente de obrigações fiscais e evitando complicações legais. A segregação de finanças e a sua melhor organização reforçará a credibilidade e confiança junto de clientes e investidores.
Pode parecer complicado, mas para manter as finanças separadas basta organização e disciplina. Saiba o que fazer.
13 dicas para manter as finanças pessoais e empresariais separadas
- Criar uma conta bancária empresarial e manter as contas separadas. Saiba quais as vantagens de ter uma conta bancária empresarial e como abrir. Uma grande vantagem é a concentração das operações financeiras num só lugar; a outra é a credibilidade para pedido de financiamento;
- Usar cartões de crédito ou pagamento separados, evitando confusões;
- Fazer um planeamento financeiro com orçamentos separados.
Defina as metas e prioridades pessoais e empresariais para cada área, definindo objetivos SMART e identificando despesas fixas e variáveis, assim como quais receitas podem ajudar a colmatar as despesas. Estando separados, mais facilmente faz ajustes e correções, assim como identificará mais facilmente oportunidades de melhoria;
- Monitorizar as movimentações do negócio, verificando entradas e saídas de dinheiro (fluxo de caixa controlado pela Tesouraria) e analisando rapidamente se os recursos financeiros são suficientes.
- Manter registos financeiros precisos e transparentes para reconhecer o pontos fortes e áreas de melhoria, promovendo a confiança;
- Definir o pagamento de um ordenado regular. Assim deixa de ter a tentação de gastar o dinheiro da empresa;
- Não solicitar empréstimos pessoais em nome da empresa. Vários créditos pessoais associados à mesma empresa podem ser um problema caso necessite de pedir um empréstimo para o desenvolvimento do negócio.
- Manter a disciplina e o equilíbrio financeiro. Todos os recursos financeiros devem trabalhar a favor do negócio. Use ferramentas de controlo, como ficheiros ou aplicações.
- Criar um fundo de maneio ou de emergência para a empresa, evitando recorrer às finanças pessoais para resolver problemas;
- Definir limites nos gastos pessoais para não se sentir tentado a mexer no dinheiro da empresa;
- Manter o património da empresa no nome da empresa;
- Pedir apoio a um especialista em contabilidade e finanças para a gestão das finanças pessoais e das finanças empresariais. Pode pedir ajuda a um contabilista certificado para fazer essa separação. O seu conhecimento técnico ajuda a manter todas as contas no lado certo;
- Manter a faturação da empresa em ordem e os respetivos pagamentos e recebimentos sempre feitos através da conta bancária empresarial.
Ao utilizar um programa de faturação certificado, como o InvoiceXpress, é possível automatizar a faturação e simplificar a separação entre o pessoal e o empresarial, pois além de facilitar a emissão da documentação, ajuda a categorizar e a manter detalhadas todas as transações.
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