ATUALIZAÇÃO – O despacho n.º 8/2022-XXIII, de 13 de dezembro, do Secretário de Estado dos Assuntos Fiscais veio dar mais um mês às empresas para realizar a comunicação eletrónica do Inventário, “nos termos previstos na Portaria n. º 2/2015 de 6 de janeiro”, o que determina, na prática, que a comunicação dos inventários de 2022 ainda seja feita sem valorização.
Ou seja, em 2023 as empresas terão assim até 28 de fevereiro para realizar a comunicação dos inventários, sem qualquer penalidade.
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Controlar o inventário é de grande importância para as empresas, pois permite verificar falhas na movimentação de produtos. Indo mais longe, a comunicação de inventário poderá ser uma ferramenta útil para descobrir possíveis fraudes ou roubos nas empresas antes de atingirem proporções irremediáveis.
Em 2023 é adicionada mais uma parcela de controlo, passando a ser um inventário valorizado. Vamos perceber do que se trata.
Comunicação do Inventário: o que é?
Ora, através do inventário saberá a quantidade de matérias-primas que fazem parte do stock, o seu custo de aquisição, e contabilizará as quantidades de produto acabado que permanece por vender quando termina o seu ano económico (que normalmente coincide com o final do ano civil).
Desta forma, o registo do inventário ajuda a tomar decisões estratégicas, como, por exemplo, saber a quantidade de mercadoria que deve encomendar e em que períodos.
É exatamente esta uma das funções do inventário, ou seja, saber que quantidades assegurar face à procura e, ao mesmo tempo, verificar se há desequilíbrios nas existências como, por exemplo, demasiada matéria-prima e pouca procura do produto, ou o contrário.
É notória a importância que este documento contabilístico desempenha na gestão de uma empresa, mas nem sempre foi obrigatória a comunicação de inventário à Autoridade Tributária (AT). Muito menos o registo de inventário valorizado.
Esta obrigação de comunicação eletrónica de inventário ao fisco vem de 2015. O artigo 233º da lei nº 82-B/2014 do Orçamento do Estado aprova um aditamento ao decreto-lei nº 198/2012 de 24 de Agosto, que estabelece a obrigatoriedade de comunicação do inventário à Autoridade Tributária. O objetivo principal é controlar a evasão fiscal, a fraude e a economia paralela.
Para 2023, as regras mudaram. Aliás, a sua implementação tem vindo a ser adiada, devido aos constrangimentos provocados pela pandemia, como deu conta o Jornal de Negócios.
Assim, no próximo ano, a informação que as empresas devem comunicar no Portal das Finanças é um inventário valorizado relativo a 2022.
Ou seja, não basta fazer uma comunicação de inventário apenas com as quantidades das matérias-primas e produtos para venda, mas também o valor de cada existência na empresa. A título de curiosidade, pode consultar a estrutura do ficheiro aprovada pela Portaria nº 126/2019.
Vamos conhecer outros detalhes desta obrigação dos sujeitos passivos de IRS ou IRC (exceto regime simplificado).
Inventários vs Inventários valorizados
Os inventários das empresas são uma listagem de stock de todas as matérias-primas, produtos que são transformados dentro da própria empresa para venda, assim como produtos adquiridos, armazenados e destinados a revenda, excluindo-se artigos esgotados.
Apesar de a entrega desta listagem às Finanças ser obrigatória uma vez por ano, é importante que esta gestão das mercadorias se faça quotidianamente para melhor acompanhar o fluxo de caixa e otimizar a sua logística.
Se, desde 2015, a comunicação de inventário eletrónico passou a ser obrigatória, em 2023 assistimos à valorização de inventário, ou seja, deve conter o valor (€) global do stock.
Face à estrutura do ficheiro de comunicação de inventário anterior, a única alteração é a adição do novo campo “ClosingStockValue”, onde deve assim ser indicado o valor da existência final relativa ao período que reporta de cada stock.
Quem é obrigado a comunicar o inventário à AT
Esta obrigação de comunicação de inventário valorizado à Autoridade Triburária, tal como acontecia com o inventário de stock sem valor, mantém-se para os mesmos empreendedores que se enquadrem nos seguintes requisitos:
- sujeitos singulares ou coletivos;
- em regime de contabilidade organizada;
- com faturação superior a 100 mil euros;
- obrigados à elaboração de inventário.
Por exemplo, as sociedades por quotas, sociedades anónimas ou sociedades unipessoais, estabelecimentos de responsabilidade limitada, empresas públicas, cooperativas, entidades do setor lucrativo (tendo em conta determinadas condições) devem submeter o ficheiro com o inventário anual.
Quem não é obrigado a submeter o inventário
Por sua vez, os negócios que não excedam os 100 mil euros de faturação não necessitam de comunicar o inventário ao fisco.
O mesmo acontece com aqueles que não tiverem qualquer existência para comunicar, devendo, neste caso, declarar a falta de stock no portal e-fatura.
No ficheiro do inventário, tanto podem ser comunicados produtos, como serviços. No caso dos serviços, a comunicação de inventário incluirá os custos do serviço (custo de mão de obra, custos com pessoal que presta o serviço), desde que não tenha ainda obtido proveito.
Inventário valorizado – prazo para entrega
O inventário relativo a 2022 deve ser comunicado entre 1 e 31 de janeiro de 2023, caso o período de tributação coincida com o ano civil.
Essa comunicação deve ser feita no Portal das Finanças (dentro do Portal pesquise por “Ficheiros de Inventário”). O ficheiro em formato XML deve respeitar o esquema de validação do ficheiro em formato xsd, disponível no Portal das Finanças.
Quais são as coimas de não comunicação de inventário?
Ninguém gosta deste tópico, porque ninguém gosta de pagar por incumprimentos. Por isso, esteja atento aos prazos para a comunicação de inventário. Se não o fizer, as coimas podem ir dos 200 e aos 20 mil euros.
Como viu, esta alteração de valorização de inventário é simples. Basta adicionar o valor do seu stock ao ficheiro que já prepararia de qualquer forma, para comunicar o inventário às Finanças.
