Escolher um software de facturação não é tarefa fácil. Há tantos factores a considerar que nem quer pensar em trocar. Mas se mudar de programa é cada vez mais fácil, relembramos que este processo começa com a escolha do melhor programa de facturação para a sua empresa.
Facturar é um sinal de boa saúde do seu negócio. É motivo para celebrar, mas é também quando se coloca a necessidade de um programa de facturação adequado às suas necessidades.
Se vender é uma arte, alguns programas fazem de criar uma factura uma tarefa de igual exímia! Como se não fosse já complicado definir impostos, o regime de IVA ou taxas de retenção.
Se dá tanta importância à escolha do equipamento informático da sua empresa, porque não fazer o mesmo com o seu software de facturação?
# Consulte as nossas recomendações sobre como fazer a melhor escolha para o seu negócio:
Defina as suas necessidades
Nem todos os programas se enquadram no que o seu negócio precisa. Se a sua área de actuação é em serviços, o InvoiceXpress é o melhor programa de facturação para a sua empresa. Se lida com inventários e stocks, opções de software de facturação como o Winmax4 são ideais para si. É importante certificar-se de que o software que escolhe possui as funcionalidades certas para o que vende.
Aconselhe-se com amigos e colegas
Fale com quem já passou pela mesma necessidade e ouça a sua experiência. Pergunte que programas usam, quais experimentaram, que dificuldades encontraram e quais foram os factores de decisão. Eles poderão recomendar um software e/ou indicar quais a evitar.
Pesquise na Internet
Use os motores de busca para encontrar as soluções de softwares de facturação online existentes no mercado. Pesquise e navegue também por alguns fóruns dedicados a temas de contabilidade onde pode encontrar testemunhos de utilizadores sobre muitos dos programas disponíveis. Nestes fóruns, também poderá colocar questões e partilhar a sua experiência.
Evite programas de facturação grátis
Conhece o ditado “O barato sai caro”? Fazer uma escolha destas pode começar por ser uma estratégia de contenção de custos. Mas o que fazer quando não tem o suporte técnico de que precisa? E se o programa deixar de existir? Não deixe de conhecer os riscos que a utilização de programas de facturação gratuitos acarretam.
Escolha um programa certificado pela AT
Se escolheu um software online de facturação, é obrigatório que seja certificado pela AT. A certificação é dada pela Autoridade Tributária através da atribuição de um número identificativo aos programas que cumpram os requisitos legais em vigor. Consulte a lista de programas certificados pela Autoridade Tributária. O InvoiceXpress tem o número de certificado 192.
Experimentar é essencial
Após ter restringido as possibilidades aos programas de facturação que melhor se adaptam às características do seu negócio, o passo seguinte é testar. A maioria dos software as a service (SaaS), de que são exemplo os programas de facturação online, possuem um período de experimentação de 30 dias. Aproveite esse tempo para analisar todas as funcionalidades e confirmar se todos os requisitos que definiu anteriormente são cumpridos.
Coloque as suas questões à equipa de suporte
A facilidade em criar documentos é essencial mas, na nossa perspectiva, o apoio ao cliente é também uma das “funcionalidades” mais importantes que um software de facturação tem de oferecer. Este serviço tem de de ser rápido, directo e responder objectivamente às questões colocadas.
No InvoiceXpress, quando temos utilizadores a experimentar vários produtos em simultâneo (incluindo o nosso), sugerimos sempre que façam perguntas à equipa de suporte para saberem os tempos de resposta, a disponibilidade e simpatia. Um apoio inadequado traduz-se numa experiência de utilização negativa.
Evite contratos de fidelização desnecessários
A maioria dos programas de facturação online não obrigam a período de fidelização. Os SaaS pagam-se por utilização (pay per use), ou seja, só paga enquanto precisar. A vantagem é que se não estiver satisfeito basta deixar de pagar a subscrição para cancelar o serviço.
No caso de já ter subscrito um programa com contrato de fidelização, verifique as condições e data de término. Estes contratos são feitos normalmente a 12 meses e terminam no final do ano. Se assim for, esta é a altura ideal para mudar.
Valide o tratamento dos seus dados de facturação
Uma das razões para haver resistência em mudar de software reside no medo de perder a informação acumulada dos seus clientes, dos seus itens (bens e serviços) e saldo de facturação.
Actualmente, essa preocupação já não se coloca pois os programas de facturação online disponibilizam a fácil importação e exportação de dados. Assim, pode migrar de software sempre que precisar, e trazer consigo a sua documentação. Contacte o suporte do seu programa de facturação e solicite ajuda na exportação dos seus documentos. O software para onde migrar poderá ajudá-lo na importação dos dados.
