Preencher ou emitir um recibo verde (fatura recibo é o termo técnico correto) pode, para quem não está familiarizado com o processo, ser bastante complexo.
Não existe apenas uma ou duas formas de o fazer, mas o importante é saber que opções existem e o que não deve deixar de comunicar.
Pode emitir um recibo verde (fatura recibo), claro, no Portal das Finanças, mas também através do software de faturação certificado InvoiceXpress que, como verá adiante, até garante algumas vantagens para trabalhadores independentes ou pequenos negócios unipessoais.
Mas já lá vamos. Comecemos, primeiro, pela via estatal: o Portal das Finanças.
Passos para preencher um recibo verde (fatura recibo) no Portal das Finanças
Se é de um passo a passo que se trata, comecemos pelo primeiro e mais simples: no seu navegador de Internet, digite portaldasfinancas.gov.pt.
Aqui chegado, clique em “Finanças — Aceda aos Serviços Tributários”.
Ao aterrar na nova página, aponte para “Faturas e Recibos — Emitir e Consultar”. Como a ideia é emitir um recibo verde, carregue em “Emitir”.
De seguida, não irá encontrar a expressão “recibo verde”, antes o seu termo técnico: “Fatura” ou ”Fatura-Recibo“: é aqui que deve clicar e avançar para, finalmente, dar início ao processo de emitir a fatura recibo.
O primeiro passo a dar é escolher a data da sua prestação de serviços.
Logo ao lado, no campo que menciona “Tipo”, selecione novamente “Fatura-Recibo”.
Ao selecionar “Fatura-Recibo”, será aberta uma nova aba na mesma página com a designação “Transmitente”. Ou, por outras palavras, a pessoa ou entidade que prestou o serviço. Deve, então, preencher o quadro com os seus dados pessoais.
Nota, aqui, para a necessidade de, previamente, já ter definido o seu CAE — Classificação Portuguesa das Atividades Económicas — para que possa colocar a “Atividade Exercida”.
No exemplo ilustrado, trata-se de alguém que trabalha na área da Publicidade: “Agências de Publicidade”.
Mais em baixo, após colocação dos seus dados, é a vez de conhecermos a empresa a quem foi prestado o serviço: o “Adquirente”.
Deve ter em sua posse a informação necessária. A saber: nome fiscal, morada, NIF e morada. Neste processo, não é mandatório preencher o campo “Morada de Entrega”.
O passo seguinte é o “Motivo da Emissão” da fatura recibo, onde pode selecionar três opções — “Adiantamento”, “Adiantamento para pagamento de despesas por conta e em nome do cliente” e, a mais comum, “Prestação de Serviços”.
Continuando a descer, irá deparar-se com o separador “Produtos, Serviços ou Outros”.
Clicando em “Adicionar”, será aberta uma aba onde deverá preencher vários campos, entre os quais o valor cobrado pelo serviço, o IVA, entre outros — nota: é importante estar em posse de todos os dados para preenchimento deste campo.
Caso tenha dúvidas, sugerimos que contacte o Adquirente. Concluída esta fase, clique em “Guardar”.
Terá, de seguida, disponíveis as opções “Desconto Financeiro”, caso se aplique, o “IVA”, que preencheu anteriormente e o “IRS”.
Neste item, deve escolher, entre as diversas opções disponíveis, a “Base de Incidência de IRS“ e, ao lado, a “Retenção na Fonte” adequados à sua situação ou ao seu negócio.
Caso se aplique, pode colocar o “Meio de Pagamento” e, aberta a nova janela, escolher a opção condizente.
Terminado este passo, terá um primeiro resumo relativo aos totais da fatura-recibo (recibo verde), para que possa confirmar se está tudo corretamente preenchido.
Caso esteja tudo correto, basta clicar, no canto superior direito, em “Emitir”. Se não for o caso, escolha “Cancelar”.
Se estiver tudo bem com o preenchimento do recibo verde, clique, então, em “Emitir”: aparecerá um quadro com um resumo mais detalhado da sua operação, sendo este o último passo antes da emissão da fatura-recibo.
Não havendo nenhum erro, clique novamente no botão “Emitir”.
De seguida, e para eventualmente enviar a fatura ao seu cliente, clique em “Imprimir”, sendo gerado, por fim, um PDF.
E está feito: o seu recibo verde está preenchido. A sua fatura recibo já está emitida.
Como emitir uma fatura recibo (recibo verde) no InvoiceXpress?
Se pretende emitir uma fatura recibo através de um programa de faturação, como o InvoiceXpress, também pode fazê-lo, sabia?
Comecemos, então, o nosso passo a passo: após aceder ao site e entrar na sua conta, deve clicar em “Facturas”, selecionando, de seguida, a tipologia do documento que pretende criar: “Nova Factura”, “Nova Factura Simplificada”, “Nova Factura-recibo” ou “Novo Lote de Facturas”.
NOTA: Se ainda não utiliza o software de faturação InvoiceXpress para emitir faturas recibo sem complicações, pode criar já hoje a sua conta experimental gratuita!
Optando por “Nova Factura”, irá deparar-se com uma nova página, onde terá de preencher alguns dados.
O nome do cliente é o primeiro dado a preencher. Se este for um cliente regular, o InvoiceXpress irá sugerir o nome, além de que todos os seus dados serão preenchidos automaticamente.
Se se tratar de um novo cliente, clique em “Criar” e preencha os campos vazios com os dados requisitados.
Após guardar o documento, a aplicação irá memorizar estas informações, criando um novo contacto, para que as possa, caso necessite, usar no futuro.
O passo que se segue, em “Detalhes do documento”, passa por escolher a data da fatura e de vencimento da mesma.
Ainda neste segmento, pode selecionar a moeda ou alguma referência adicional e indicar as razões para a isenção de IVA bem como o valor da retenção, caso se aplique.
O campo “Observações” serve para introduzir alguma informação que considere conveniente.
Continuando para baixo, em “Itens”, tal como sucede com o campo de “Cliente”, se aquele já existir na sua conta, o InvoiceXpress irá sugerir o nome de forma automática.
Selecionando-o, irá reparar que os restantes campos já se encontram previamente preenchidos.
Caso o item ainda não exista, deve indicar o seu código, o preço unitário e a taxa de IVA aplicada. Ao guardar a fatura-recibo, este item será igualmente memorizado para eventual utilização posterior.
Por fim, basta clicar em “Guardar como Rascunho”, não sendo logo emitida como medida de segurança.
Neste novo campo, a fatura recibo pode ser editada, evitando eventuais erros. Se o quiser fazer, basta ir a “Editar” e corrigir os dados incorretos.
Regressando a este quadro, encontrará um resumo do seu documento, podendo fazer uma verificação final prévia à emissão da fatura recibo, antes de premir no botão “Finalizar”.
A partir deste momento, está completo o processo de emitir uma fatura recibo através do software de faturação InvoiceXpress, e o documento emitido passa a ser um documento válido e legal, com um número e série atribuídos.
Pode, claro, enviá-lo ao seu cliente diretamente do InvoiceXpress clicando em “Enviar”, preenchendo depois o endereço eletrónico, o assunto e uma mensagem.
Também é possível fazer download da fatura recibo: basta que clique na opção “Download PDF” e o ficheiro será descarregado para o seu dispositivo.
Super fácil, não concorda?
Vantagens de utilizar o InvoiceXpress para emitir faturas
Ainda que sirvam ambas o mesmo propósito de emitir faturas recibo (e outros documentos de faturação), quando comparada à opção disponível no Portal das Finanças, o programa de faturação do InvoiceXpress apresenta algumas vantagens.
São elas a possibilidade de desenvolver relatórios de faturação, personalização de documentos com a sua marca e faturar o recibo verde nas mais diversas moedas.
É possível ainda criar uma conta corrente dos clientes pagantes e devedores ou alertas de cobrança, sendo esta uma ferramenta de organização bastante útil.
Por fim, tem uma equipa de suporte totalmente dedicada.
Pronto para emitir a sua fatura recibo através do software de faturação mais intuitivo de Portugal?
