Se sistematicamente lhe falta tempo para tomar conta das suas faturas, considere delegar tarefas de faturação. Descubra de que forma um processo de delegação pode ajudá-lo a ter contas saudáveis e maior controlo do seu negócio.
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Emissão de faturas: uma tarefa delegável
A faturação é uma tarefa imprescindível para qualquer empresa, mas por vezes é considerada um afazer moroso e entediante, que retira tempo necessário para outras atividades estratégicas do negócio. Muitas vezes o empreendedor procrastina na emissão de faturas por estar ocupado a gerir outros assuntos e porque, dependendo do estado das contas e da forma como se gerem os projetos, lhe poderá parecer uma tarefa menos prioritária.
Seja qual for a liquidez financeira da empresa, o certo é que enviar no momento oportuno as faturas aumenta as probabilidades de receber os pagamentos atempadamente, permitindo assim a saúde das contas, e por consequência, a estabilidade do negócio. A faturação deve, por esse motivo, considerar-se uma prioridade.
Emitir faturas é uma tarefa bastante fácil de aprender e pode ser feita por terceiros (um membro da equipa ou um colaborador independente como um Assistente Virtual); por isso, delegar a faturação é uma alternativa perfeitamente viável para muitos empreendedores.
Como delegar a faturação de forma eficaz
Um dos empecilhos comuns à delegação é julgar que se demora mais a ensinar outra pessoa a fazer algo do que a fazê-lo efetivamente. Essa ideia apenas é verdadeira se não for estabelecido um processo claro e inequívoco.
Qualquer tarefa baseada num processo de delegação simples e eficaz, após uma breve curva de aprendizagem da pessoa em que se delega, pode começar a funcionar em piloto automático. E a faturação não é diferente.
4 passos para delegar a faturação
1. A Pessoa | Encontrar o colaborador certo
Se a sua empresa ou projeto empreendedor já conta com uma equipa própria, valide primeiro se alguma dessas pessoas possui as competências certas e está disponível para delegar nela esta tarefa. Caso contrário, poderá procurar uma pessoa específica que ajude nesta e noutras tarefas administrativas, nomeadamente um Assistente Virtual.
É claro que para este trabalho não precisa de contratar os serviços de um contabilista nem de alguém com aptidões muito específicas, mas é recomendável a escolha de uma pessoa que demonstre profissionalismo, capacidade de aprender e espírito crítico (e que não seja apenas um executante sem juízo próprio – faturar é simples, principalmente se recorre a um software intuitivo como o InvoiceXpress, mas é preciso entender minimamente o que se está a fazer).
Irá transmitir dados confidenciais sobre o seu negócio a pessoas alheias, pelo que será prudente assegurar o respeito pela privacidade do negócio. Por isso, para selecionar a pessoa certa, acima de todas as outras caraterísticas, escolha alguém que inspire confiança.
Se procurar um freelancer ou um Assistente Virtual para delegar a faturação, assine sempre um contrato de prestação de serviços no qual, além de todas as expetativas da colaboração, conste uma cláusula muito explícita sobre confidencialidade.
2. O Trabalho | Ensinar como se faz
Aprender uma competência nova requer estudo, entendimento e treino. Poderá seguir os seguintes passos para ensinar o seu novo assistente a faturar de uma forma rápida e bem-sucedida:
Estudo individual
Convide a pessoa a estudar ou refrescar os conceitos básicos (Fatura, Fatura-Recibo, Nota de crédito, NIF, IVA, IRS, IRC, etc.), e a assistir aos tutoriais do seu software de faturação. O Curso Gratuito De Faturação para Empreendedores do InvoiceXpress é uma excelente ferramenta online gratuita para todos aqueles que vão executar a tarefa da faturação e que pretendem conhecer melhor esta área.
Reunião de aprendizagem
Marque uma reunião (presencial ou online) com a pessoa para ensiná-la a faturar:
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Descreva a faturação de forma clara. Explique o que deve fazer de várias formas, e, se for preciso, seja redundante.
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Especifique os objetivos e as responsabilidades da faturação. A pessoa deve entender os riscos envolvidos na emissão de uma fatura e que a precisão do seu trabalho é muito importante para a empresa.
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Mostre como se emite uma fatura. Em tempo real, e recorrendo ao seu programa de faturação, emita duas ou três faturas com os detalhes e porquês de cada passo.
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Obtenha compromisso. Assegure-se de que a pessoa entendeu tudo o que foi explicado e que se responsabiliza pela execução bem-sucedida da tarefa.
Treino em ambiente real
Peça à pessoa para, após a reunião, experimentar preencher, na conta do seu software de faturação, duas ou três faturas com caraterísticas diferentes. Peça-lhe que as deixe no estado de “rascunho”, prontas para serem emitidas, mas sem de facto passarem à emissão propriamente dita.
Validação e resolução de dúvidas
Confirme que as faturas em rascunho estão corretas, ou, se houver erros, avise a pessoa do que é preciso corrigir e peça para o fazer. Depois disso, pergunte se lhe restam dúvidas por esclarecer, e peça para avançar com a emissão final do documento.
Importante: Deixe sempre a porta aberta para todas as questões que possam surgir. Não permita que dificuldades na comunicação facilitem a ocorrência de erros nas suas faturas. Caso não tenha disponibilidade para responder a todas as dúvidas, ponha a pessoa em contacto com outro membro da sua equipa que possa estar sempre atento a possíveis perguntas.
3. Os Recursos | Disponibilizar os dados necessários
Para começar a trabalhar, o seu assistente precisa das credenciais de acesso ao seu programa de faturação e aos dados relativos às faturas a emitir: sobre o cliente (podem já estar no software de faturação, serem novos ou estar alojados num CRM externo), do produto ou serviço (se já foi criado ou não, IVA aplicável, etc.), e do pagamento (se tem desconto, se é faseado, etc.).
Para partilhar as credenciais pode usar um software como o LastPass, o Dashlane ou o Secrets, que proporcionam o acesso às diferentes plataformas sem o colaborador ver as passwords, e facilitam a gestão das permissões quando a pessoa já não faz parte do projeto.
Pode disponibilizar os dados das faturas por várias vias: software de comunicação (tipo Slack), chat (Whatsapp) ou email. Muitas vezes é expedito reencaminhar para a pessoa os emails nos quais aparecem os dados para faturar.
Numa perspetiva de controlo, convém utilizar um espaço de colaboração virtual. Pode ser algo tão simples quanto um Excel partilhado na Google Drive, algo mais complexo como uma ferramenta de Gestão de Projetos (Notion, Asana, Monday, ClickUp, Trello, Teamwork, Basecamp, etc.), ou uma solução de CRM.
4. A Gestão | Controlar a delegação
Como em quase todas as atividades da empresa, o processo de delegação não termina com a passagem de informação: é preciso controlar e gerir o trabalho. Mas não se assuste: isto não leva mais tempo do que faturar por si mesmo, nem deve fazer microgestão — escolheu uma pessoa de confiança, pelo que deve proporcionar-lhe autonomia.
Atribuir a tarefa
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Colocar a informação essencial de cada fatura no espaço de colaboração. Peça à pessoa que ela própria faça a passagem dos dados da via de comunicação que escolheu (email, chat, etc.) para o espaço virtual. Se os dados estão disponíveis noutro espaço tipo CRM, apenas é preciso escrever o nome do cliente.
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Estabelecer sempre uma data limite para emissão da fatura. Lembre-se de que, na gestão de projetos, qualquer tarefa tem de ter sempre uma data (e uma pessoa) atribuída, ou então será apenas uma intenção.
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Criar um campo “Estado” que a pessoa pode mudar de “A fazer” a “Feito” sempre que concluir uma fatura.
Registar o trabalho
A pessoa vai fazendo “visto” às tarefas à medida que emite as faturas. Este registo permite um maior controlo do trabalho por ela mesma e também por quem vai supervisionar. Se trabalhar com um colaborador por horas, pode pedir para registar aqui também as horas investidas.
Controlar a eficiência (e as contas)
Neste espaço de colaboração vai poder ter um panorama geral das faturas que foram emitidas e as que faltam por emitir. Também se pode controlar aqui a entrada de dinheiro, e fará sentido preencher as datas de recebimento, verificar o estado das cobranças e facilitar assim todo o trabalho contabilístico.
Faça uma validação semanal do trabalho efetuado e tire as suas conclusões. Questione-se a si próprio e ao seu colaborador se há algo que possa ser melhorado no método para torná-lo mais fácil e eficiente.
Como vê, um processo de delegação da faturação não tem de ser complexo. Escolha a pessoa, treine-a, dote-a das ferramentas necessárias e de autonomia, e faça uma gestão do seu trabalho.
Também não é demorado: uma vez identificada a pessoa em quem se vai delegar, demora-se poucas horas a ter os sistemas prontos. O assistente vai ganhar experiência rapidamente e cada vez vai precisar menos de si.
Delegar a faturação vai permitir-lhe ganhar tempo, foco e a tranquilidade de saber que as suas faturas estão a ser enviadas a tempo e o seu negócio está no bom caminho!
