Ciclo PDCA – o que é e como aplicar o modelo de gestão de 4 passos (com uma ferramenta gratuita)

O que é o PDCA e como surgiu

O Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act – Planeie, faça, Verifique, Aja) é uma ferramenta de gestão de qualidade, de melhoria contínua e de produtividade. Com ela poderá analisar os problemas, tendo em conta os fatores internos e externos, para definir um plano de ação concreto que irá executar e acompanhar, analisando os seus resultados, para, por fim, agir. Quando acaba o processo, por um lado pode ajustar e repetir o ciclo, por outro pode iniciar um novo, criando um plano de ação traçado para resolver os problemas identificados no ciclo anterior. Mais para a frente, vamos saber na prática como funciona.

O objetivo deste método é aprender com o processo e aplicar melhorias contínuas e alcançar um melhor nível de gestão. Apesar de ser um processo com princípio, meio e fim, na realidade, é um ciclo que se pode repetir consoante a necessidade de melhorar, pois é sempre possível decidir novos objetivos ou metas.

E não é isso mesmo que acontece no empreendedorismo? Ou seja, identificar problemas e resolver, visando a melhoria?

Assim como outras técnicas, o modelo PDCA surgiu nos Estados Unidos, nos anos 20, tendo sido Walter Shewhart o seu mentor. Na altura, esta ferramenta era constituída por apenas três passos – especificação, produção e inspeção. Mais tarde, nos anos 50, William Deming acrescentou mais um passo – especificação, produção, colocar no mercado e reprojetar. O conceito surgiu a partir do método científico de Francis Bacon, em que há a formulação da hipótese, seguindo-se a experimentação, e, por fim, a avaliação.

Repetir o ciclo pode parecer perda de tempo, no entanto, todo o processo traz mais conhecimento, mais pensamento crítico e, assim, cada ciclo estará mais próximo do objetivo. Este método de produtividade é também usado enquanto parte do processo de implementação da filosofia Kaizen numa organização. Fique a conhecer a cultura Kaizen, metodologia mágica para reduzir custos e aumentar produtividade, para compreender melhor a importância do ciclo PDCA na melhoria contínua.

Vamos conhecer o modelo PDCA enquanto ferramenta de gestão para começar a implementar mudanças, evitando erros recorrentes, reduzindo o desperdício e aumentando a eficiência.

O ciclo PDCA e a suas quatro fases

1. Planeamento
   Nesta etapa inicial, o problema ou obstáculo são observados e analisados. Identificam-se as hipóteses para a resolução e quais os recursos necessários. Os indicadores a analisar numa fase posterior devem ficar definidos. O plano deve ser claro para todos aqueles que vão implementá-lo.
2. Execução
   Esta segunda etapa é essencial. O plano deve ser colocado em prática, caso contrário não é possível avançar.
3. Estudo/verificação
   Na fase da verificação avalia-se a execução do plano. O que terá corrido bem ou que terá corrido mal; se todas as ações foram bem feitas e se o resultado esperado foi atingido. Analisam-se os indicadores escolhidos para perceber o que é necessário melhorar.
4. Ação
   Nesta última fase, tendo em conta o resultado obtido, haverá ações a tomar. Por um lado, ajustam-se os processos para melhor desempenho. Por outro, identificam-se as falhas, volta-se ao início e repete-se o ciclo de novo até encontrar a solução mais eficaz e produtiva.

Na análise dos resultados, existem fatores internos (relativos à produção) e externos (que podem afetar a produção, mas que pouco podemos fazer – falta de matéria-prima, por exemplo) que devem também fazer parte do estudo.

Como e porque deve aplicar o PDCA

O ciclo PDCA pode trazer vantagens para a melhoria nas organizações (e não apenas à produção) e para o aumento da sua produtividade:

• Na gestão dos recursos humanos: pode ser usado no recrutamento, avaliação ou formação ao permitir a identificação da falta de algumas competências nas equipas. No final, as ações a criar para colmatar essa falha, poderão originar novos ciclos, seja no âmbito de um novo recrutamento ou da promoção de formação interna, etc.
• Na gestão de equipas: os métodos de trabalho podem ser submetidos aos quatro pontos do ciclo PDCA (planeamento, execução, estudo, ação) com o objetivo de identificar problemas e encontrar soluções.
• Na gestão de projetos: Identificar problemas ou pontos fracos num determinado projeto, aplicar um plano de melhoria, corrigir as falhas, e depois verificar se as ações foram suficientes para a melhoria ou se é necessário reiniciar o ciclo.

Ferramentas para implementar o ciclo PDCA

Existem inúmeras ferramentas que podem ser usadas para ajudar a pôr em prática o ciclo PDCA e o processo de melhoria contínua. Escolhemos algumas:

• Gemba walking – observar o trabalho localmente e recolher opiniões de todos os colaboradores sobre a sua área de trabalho.
• Folha A3 – Relatório apresentado e comunicado de forma mais visual (uma das opções é o diagrama de Ishikawa).
• Mapeamento do fluxo de valor (VSM) – a equipa pode colocar num quadro branco todas as etapas do processo. Com esta visualização, identificam-se facilmente os desperdícios.
• Manutenção produtiva total – os gestores de equipa inspecionam e realizam a manutenção do processo produtivo, ou seja, realizam tarefas que não são suas – responsabilidade partilhada. Não é sobrecarregar de funções uns e esvaziar de responsabilidades outros, mas sim incentivar à partilha em situações que façam todo o sentido para a melhoria contínua.
• Kanban – Quadro visual, físico ou digital, para acompanhar um projeto nas suas diferentes fases de concretização. Através deste quadro é mais fácil identificar a etapa que está a causar problemas e que deverá ser melhorada. Para ficar a conhecer melhor esta ferramenta, leia o nosso artigo: “O método Kanban: o que é e para que serve?”.
• Matriz SIPOC (Suppliers, Inputs, Process, Outputs, Customers) – Esta ferramenta visual de mapeamento de processos reúne informações detalhadas de um projeto, desde o seu início até à sua conclusão (suppliers, inputs, process, outputs and customers / fornecedores, entradas, processo, saídas e clientes.) Depois, deverá realizar reuniões com a equipa para partilhar os dados e trocar opiniões.
  • Através desta matriz, procure responder a estas questões:
    • Entradas: o que é necessário para o processo acontecer? Materiais, recursos, colaboradores.
    • Fornecedores: qual a origem das entradas? Empresas, pessoas.
    • Processo: quais são as tarefas? Comprar matéria-prima / Expedir produto.
    • Saídas: O que o cliente espera? Receber um produto / receber uma newsletter / obter um ebook / receber um relatório.
    • Clientes: a quem vão ser entregues as saídas? A palavra clientes refere-se aos clientes do processo e não ao consumidor final do nosso produto, no entanto, pode coincidir com o nosso cliente-alvo. Outras empresas / pessoas / departamentos internos / entidades públicas.
• Diagrama de Pareto ou regra 80-20 – Este gráfico esquematiza as causas de um obstáculo e a frequência das ocorrências, da maior para a menor, facilitando a priorização dos problemas e sua resolução. A regra estudada inicialmente por Joseph Juran, a partir do raciocínio do italiano Vilfredo Pareto, indica que 80% dos problemas resultam de 20% das causas. É uma ferramenta ideal para saber em que processos deve-se atuar primeiro.

Para aplicar o ciclo PDCA, experimente usar esta ferramenta online gratuita.

Já sabemos que o ciclo PDCA promove a melhoria contínua de processos, produtos e serviços através das quatro etapas que já mencionámos. Apesar de ser um modelo simples, a sua aplicação deve ser rigorosa para obter os resultados pretendidos.

Esteja atento a estes 5 erros e procure evitá-los.

5 erros ao usar a ferramenta PDCA

1. Falhar no planeamento – o planeamento deve ter metas claras, objetivos SMART, ou seja, específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com a indicação do prazo de concretização. Assim como, indicadores de medição bem definidos. Durante o planeamento é preciso especificar o que se vai fazer, porquê, onde, quando, quem vai fazer, como e quanto custará.
2. Falhar no envolvimento e capacitação da equipa – O plano deve ser claro para todos os envolvidos. A equipa deve estar motivada e dominar a ferramenta.
3. Falhar no acompanhamento de todas as fases – Ter um ciclo em curso, ou vários, pode tornar complicada a tarefa de monitorização. No entanto, é necessário identificar os obstáculos que vão surgindo, para procurar mitigá-los. Uma boa opção será ter um líder em regime de rotatividade para realizar este acompanhamento.
4. Falhar no registo dos resultados – Por vezes, ao longo do processo, podem deixar de registar-se os dados, uma vez que os resultados se encontram ainda distantes. Na verdade, o ciclo interrompe-se neste caso.
5. Falhar nas medições – conhecer os indicadores de desempenho é meio caminho andado para medir corretamente, sem excesso ou falta de dados.

Em suma, o ciclo PDCA (plan, do, check, act) é um método que pode ser aplicado a qualquer organização ou projeto, ajudando a equipa a realizar diagnósticos e a atingir a melhoria contínua dos processos. Enquanto empreendedor, verificará que a produtividade da sua organização aumentará, assim como ao aplicar o PDCA terá maior probabilidade de atingir os seus objetivos.

Existe um outro aliado à sua produtividade, que provavelmente já conhece: O InvoiceXpress, software de faturação online. Ao fazer parte da sua organização, este programa de faturação certificado pela Autoridade Tributária será uma ajuda fundamental para manter as contas em dia.