Esqueça impressões em papel: use assinatura digital na Factura Electrónica

Crie, preencha, edite, finalize e envie uma factura totalmente online. Esqueça impressões e assinaturas. Não use papel: active a funcionalidade Factura Electrónica no InvoiceXpress.

As regras de facturação indicam que uma factura, para ser válida, tem de:

• estar impressa em papel ou
• ter uma assinatura digital

Fique a saber um pouco mais sobre o que é uma factura electrónica e como a emitir no InvoiceXpress.

O que é uma Factura Electrónica? : Uma factura eletrónica é uma factura como outra qualquer, mas com assinatura digital. Esta assinatura digital é usada como identificação da autoria de documentos electrónicos, neste caso o autor é o InvoiceXpress.

Como activo a Factura Electrónica? : Aceda a Configurações > Factura Electrónica e clique em Activar. A Factura Electrónica é uma funcionalidade exclusiva a alguns planos. Verifique na sua conta se a opção lhe aparece.

Quem assegura a validade destas assinaturas electrónicas? : Para estas assinaturas serem válidas é necessário que o software tenha um certificado para esse efeito. É aqui que entram as entidades certificadoras que emitem “Certificados Digitais para Assinatura Electrónica Qualificada (Certificado Digital Qualificado – CdQ)”. As assinaturas do InvoiceXpress são certificadas pela MultiCert, que é uma empresa de certificação digital.

Onde está a assinatura no PDF? : A assinatura digital no PDF é feita apenas electronicamente, não fica visível. Ao abrir a factura electrónica com um programa de visualização irá aparecer a mensagem de que o documento é assinado digitalmente.

Quando abro o PDF dá erro. Porquê? : O Adobe Reader, ou o programa que utilizar para abrir o documento, pode-lhe retornar um erro por não conhecer o InvoiceXpress. Para o programa, o InvoiceXpress ainda é uma identidade desconhecida.

Pode adicionar o InvoiceXpress como uma entidade reconhecida no Reader:

1. Clique com o botão direito na primeira linha “Rev. 1 (…)”;
2. Seleccione Show Signature Proprieties;
3. Em Summary, clique em Show Certificate;
4. Aceda ao menu Trust e faça “Add to Trusted Identities”.