Personalize emails e sms's

Repusemos a funcionalidade que lhe permite a personalização do conteúdo das mensagens que pode enviar por email e sms a partir do InvoiceXpress. Mas também introduzimos algumas novidades. Curioso?

Em Dezembro do ano passado, com o lançamento da nova versão do InvoiceXpress, refizemos toda a estrutura do programa e optámos por avançar sem algumas funcionalidades. Foi uma decisão difícil mas ponderada porque, em última análise, não comprometemos a utilização normal do programa.

Este refactoring do código e do visual foi um trabalho intenso e que começa agora a dar os seus frutos de forma mais visível para os nossos utilizadores. A reposição da edição dos templates via email e sms é só mais um exemplo pois, desde então, podemos afirmar com segurança que qualquer funcionalidade que acrescentemos será mais produtiva e mais funcional pois está assente numa estrutura mais estável.

Em termos práticos, o que acontece é que sempre que é criada uma conta no InvoiceXpress, e dependendo do plano de facturação contratado, são disponibilizados de imediato templates de textos, por default, iguais para todas as contas. O que vai poder fazer agora é personalizar esses textos por tipo de envio e dentro do tipo de envio, por documento. Basta que aceda ao menu Configurações -> Templates de Mensagens.

Há três tipos de envios:

• Envio de documentos (vários templates que pode escolher num menu em drop-down, consoante o tipo de documento)
• Envio de contas-corrente (apenas um template)
• Envio de agradecimentos (apenas um template, quando uma factura é paga, por exemplo)

O que se pode personalizar nos emails?

• Manteve-se a edição dos campos assunto e mensagem. Esta acção está disponível para todos os planos de facturação.
• Em ambos os campos podem também incluir-se variáveis como o nome do cliente, da empresa, contactos preferenciais, entre outras opções de informação que pode escolher num menu drop-down. Atenção que para colocar a variável no campo pretendido, deve certificar-se de que o cursor está nesse campo.
• Nos emails mantém-se também a opção de enviar uma cópia do email para o emissor da mensagem. Basta marcar a caixa “Enviar-me uma cópia”.
• Por fim, no caso do envio de documentos, manteve-se o envio em anexo dos mesmos.

Quais são as novidades nos templates de email?

• Incluir o logótipo da sua empresa no corpo do email. Esta acção só está disponível para os planos Médio e Grande. Se já tiver adicionado o seu logótipo, é só marcar a caixa “Inserir logótipo”. Caso contrário, a aplicação sugere-lhe o upload da imagem e será redireccionado para a área de personalização de conta. O logótipo vai aparecer no topo da mensagem que enviar por email.
• Pré-definir endereços de email, em cc e bcc, para que recebam sempre os seus envios. Esta configuração faz-se por cada tipo de envio. Esta nova acção é particularmente útil no caso, por exemplo, de querer enviar sempre os seus documentos de facturação para o seu contabilista ou departamento financeiro.
• Demos um novo design aos templates de email, em html, deixando de ser plain text (Veja um exemplo abaixo). Sempre que enviar um documento, o email terá um botão de visualização. No entanto, o documento vai sempre em anexo.

Atenção: Pode sempre visualizar cada template de email que criar mas não se esqueça de que tem de gravar cada template que fizer antes de passar ao seguinte. Ou seja, cria, por exemplo, o template para o envio de facturas e grava, antes de criar o template para o envio de recibos.

Como enviar documentos a clientes?

Sempre que quiser enviar um documento a um cliente, depois de o finalizar, basta carregar no botão Enviar. Vai aparecer-lhe uma caixa com o template previamente criado, mas com os campos editáveis, caso pretenda fazer alguma alteração pontual. Se, por ventura, o email de contacto do seu cliente tiver sido alterado, pode fazer essa edição directamente no campo respectivo que a ficha do seu cliente é automaticamente actualizada. Como já referimos anteriormente, o email que o seu cliente vai receber foi redesenhado para estar mais de acordo com o visual da aplicação e facilitar a exposição da informação. Esta mudança de visual foi também aplicada aos templates de email dos Alertas de Cobrança, mantendo-se o funcionamento habitual da funcionalidade.

E como funciona o envio de SMS’s?

Esta funcionalidade não tem novidades para além da personalização pelos três tipos de envios possíveis, à semelhança dos templates de email:

• Envio de documentos (que pode escolher num menu em drop-down)
• Envio de contas-corrente
• Envio de agradecimentos (quando uma factura é paga, por exemplo)

Pode escrever o texto que pretender e a aplicação avisa-o ainda quando ultrapassar os caracteres de uma mensagem. A possibilidade de personalizar o texto das mensagens por sms não está disponível para os planos Pequeno e Médio. Se o seu plano for um destes dois, o InvoiceXpress mostra-lhe uma mensagem com a sugestão de fazer upgrade para que comece a beneficiar desta funcionalidade.

Não perca mais tempo. Aceda à sua conta, experimente, e comece já a personalizar as mensagens para os seus clientes. Se já utiliza esta funcionalidade, aproveite esta mudança para rever o conteúdo das mensagens que já poderá ter configuradas.