Teletrabalho: 5 erros a evitar em reuniões por videochamada


O regime de teletrabalho é cada vez mais popular nas empresas. No entanto, e apesar das vantagens que este regime apresenta, ele também vem acompanhado de novos desafios e, consequentemente, novas oportunidades para cometer erros. Muitos destes erros estão relacionados com as reuniões por videochamada. Será que já cometeu algum deles?

Com cada vez mais empresas a ter a grande maioria dos seus colaboradores em regime de teletrabalho, ou num regime híbrido, as reuniões por videochamada depressa passaram a fazer parte do nosso dia a dia.

No entanto, esta nova forma de comunicação trouxe novos desafios uma vez que a etiqueta para reuniões por videochamada é diferente daquela que tem vindo a ser utilizada em reuniões presenciais.

Para que uma reunião virtual tenha sucesso, é preciso desenvolver a capacidade de captar a atenção, informar e, ao mesmo tempo, ser interativo. E, apesar de não haver nenhum roteiro claro de boas práticas em reuniões virtuais, há alguns erros que deve evitar para que a sua experiência em regime de teletrabalho seja a melhor possível.

5 Erros a evitar em reuniões por videochamada

1. Não verificar se o material está a funcionar corretamente

Não verificar se todo o material tecnológico está a funcionar corretamente é uma receita para o desastre e pode trazer problemas de última hora. Reagendar uma reunião importante pode nem sempre ser uma opção e por isso é crucial fazer a verificação atempada dos seguintes itens:

  • Ligação à internet: deve ser estável e rápida o suficiente para que não haja quebras de som ou vídeo no decorrer da reunião;

  • Câmara: garantir que a câmara funciona corretamente, com qualidade e sem falhas. Adicionalmente, também é importante verificar se a câmara está posicionada da forma correta e se o espaço onde se encontra durante a reunião está bem iluminado para que todos os participantes o consigam ver;

  • Microfone: garantir que o microfone funciona corretamente e sem interferências para que todos os participantes o consigam ouvir de forma clara e inequívoca.

Poderá sempre combinar uma curta videochamada com um colega, pelo menos 15 minutos antes da hora agendada para a reunião. Assim ambos poderão fazer em conjunto a verificação do respetivo material.

Tão importante como fazer a verificação do material, é também ter um plano B pronto a entrar em ação no caso de algum dos pontos acima falhar. De seguida damos-lhe algumas sugestões:

  • Tenha uma ligação secundária à internet a postos. Para este efeito poderá verificar se possui dados móveis suficientes. Assim, caso a sua ligação Wi-Fi falhe, tem a opção de ativar o modo hotspot no seu smartphone;

  • Possuir uma webcam e microfone suplentes que possam ser rapidamente conectados através de uma porta USB.

2. Usar planos de fundo distrativos

A grande maioria das plataformas utilizadas para hospedar as reuniões por videochamada dão-lhe a opção de usar um fundo virtual. Com esta opção, a plataforma substitui o plano de fundo real por um fundo virtual à sua escolha que tanto poderá ser uma imagem estática como um vídeo em loop.

Esta é uma excelente alternativa a ter de partilhar o estado em que se encontra o seu local de teletrabalho com os restantes participantes da reunião. Seja isto porque a arrumação não é o seu ponto forte ou porque não quer partilhar que tem um troféu que ganhou numa competição de xadrez na terceira prateleira do lado direito.

No entanto, quando chega a altura de escolher o plano de fundo virtual para a sua próxima reunião, evite escolher um que distraia os participantes daquilo que quer transmitir. O plano de fundo deve complementar a mensagem que está a querer passar e deve ser adequado à natureza da reunião.

3. Tentar realizar outra tarefa ao mesmo tempo

Não é nenhum segredo que o “multitasking” não funciona. Tentar realizar uma tarefa ou “adiantar trabalho” durante uma reunião por videochamada não só é distrativo como também é pouco profissional.

Verificar o seu smartphone, responder a emails ou adiantar um relatório durante uma reunião é o método certo para que perca o foco e até informação potencialmente importante. Para além disto, corre ainda o risco de alguém lhe dirigir uma pergunta enquanto está distraído.

Faça um favor a si mesmo e evite esta tentação ao silenciar todas as notificações nos seus dispositivos, permitindo-o praticar uma escuta ativa. Existem aplicações tanto para o smartphone como para o computador que o poderão ajudar a manter o foco. Um exemplo de uma dessas aplicações é o RescueTime.

4. Não usar a opção “silenciar” sempre que não estiver a falar

Todos nós, em algum ponto da nossa experiência de teletrabalho, já participámos numa reunião por videochamada onde tudo o que ouvimos é o barulho de uma televisão, alguém a assoar-se ou vozes de fundo.

Durante uma reunião com várias pessoas, os barulhos de fundo podem ser muito disruptivos e inoportunos. Portanto, para evitar esta situação, uma regra que deve ser estabelecida logo no início da reunião é que, todos os participantes devem manter o microfone silenciado a menos que seja a sua altura de intervir.

5. Não haver um moderador

Atribuir a tarefa de moderação a um dos participantes da reunião é importante apenas no caso da natureza da reunião carecer da participação de vários elementos. Nestes casos, é importante manter a ordem para que todos os participantes tenham a oportunidade de contribuir e ser ouvidos sem que se instale o caos.

É importante que seja claramente comunicado, logo no início da chamada, como será feita a moderação e como é que cada participante pode dar a indicação ao moderador de que pretende intervir.

Apresentamos em seguida algumas soluções que poderão ajudar na moderação da reunião:

  • Existem plataformas de videochamadas que possuem a opção de “levantar a mão” o que indicará que a pessoa em questão quer falar;

  • Utilizar a opção “silenciar” de que falámos acima. Quando alguém pretende intervir pode clicar uma vez ou intermitentemente na opção silenciar para fazer sinal ao moderador;

  • Utilizar o chat disponibilizado pela plataforma para enviar uma mensagem ao moderador.

Independentemente do método escolhido, o moderador deverá anotar por ordem as pessoas que pretendem intervir e, assim que um participante acabar a sua intervenção, passar a palavra ao próximo na lista.

Mesmo tendo estes erros em mente, poderão sempre surgir outros problemas ou outras situações desconfortáveis. Isto acontece porque a realidade do teletrabalho e de reuniões por videochamada é algo relativamente novo para muitas pessoas.

Todos nós compreendemos que a adaptação a novos processos pode ser difícil e, portanto, é normal que ocorram alguns erros durante o processo de adaptação. Por isso, o mais importante é que mantenha sempre a calma.

Como se costuma dizer “errar é humano”. Os erros não são o fim do mundo e ninguém o irá penalizar por eles.


Beatriz Abreu Peixoto

A Beatriz ajuda empresas e pequenos negócios através da criação de conteúdo escrito informativo e otimizado para os motores de busca. Quando não está a escrever, adora passar tempo com a sua filha de quatro patas, a Phoebe.

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