Sigamos directos ao assunto, afinal de contas o objectivo é que não perca mais tempo.
O ficheiro SAF-T ou SAFT-PT é um documento digital em formato XML que reúne a informação fiscal e contabilística de uma empresa referente a um período específico de tempo.
O nome surge como abreviatura da denominação em inglês “Standard Audit File for Tax Purposes - Portuguese version” e trata-se de uma norma criada pela Portaria nº 321-A/2007.
A comunicação dos documentos de facturação e guias de transporte à Autoridade Tributária (AT) é uma obrigatoriedade de qualquer entidade que exerça actividade comercial, industrial ou agrícola em território português.
Um dos métodos para a comunicação desses documentos é precisamente o método SAF-T, o qual consiste no envio do ficheiro SAF-T à AT todos os meses.
Porém, atentamos para a existência de 2 tipos de ficheiro SAF-T: há o SAF-T de contabilidade e o SAF-T de facturação. Após perceber a função de cada um, é ainda mais fácil de entender as diferenças, por isso vejamos:
O conceito do SAF-T começou por servir primeiramente esta função, um ficheiro digital com todos os dados e informação exigidos pela AT para efeitos de auditoria e fiscalização. Este tipo de SAF-T continua a ser obrigatório, todavia a sua comunicação é somente feita quando solicitada pela AT (à excepção de casos particulares como explicamos mais à frente).
Este tipo de SAF-T é o requerido no método de comunicação dos documentos de facturação à AT, já atrás referido, e é também este que é disponibilizado pelo software de facturação InvoiceXpress. O InvoiceXpress permite escolher 3 métodos de comunicação com a AT: o método manual, a comunicação automática e, claro, a comunicação via SAF-T.
A comunicação do ficheiro é feita mensalmente e é aceite como válida até ao dia 12 do mês seguinte. Ou seja, o SAF-T relativo à facturação do mês de Maio, tem necessariamente de ser comunicado até ao dia 12 de Junho.
O InvoiceXpress facilitou o processo com a opção de activação do envio automático para o seu contabilista para que fique focado e com mais tempo noutros assuntos do seu negócio.
A informação que consta na versão SAF-T para facturação inclui os seguintes dados:
A versão do SAF-T para contabilidade é mais completa, contendo toda a informação acerca dos registos contabilísticos durante determinado período de tributação.
Neste momento, o que há de essencial para saber acerca de SAF-T, já sabe. No entanto, adiantamos 7 perguntas e respostas que clarificarão ainda melhor dúvidas que poderão surgir futuramente.
1. Se o InvoiceXpress disponibiliza o SAF-T de facturação onde obtenho o SAF-T de contabilidade caso haja uma auditoria?
Excluindo profissionais liberais ou empresários em nome individual cujo rendimento anual líquido não exceda os 200 000€, qualquer entidade que exerça actividade comercial tem obrigatoriamente de recorrer a um sistema de contabilidade organizada. Na maior parte das vezes, trata-se de um serviço externo prestado por uma empresa ou um TOC independente, que por sua vez possuem um sistema informático de contabilidade. O SAF-T de contabilidade é extraído nesse software, portanto só tem de solicitar o ficheiro à entidade que lhe trata da contabilidade.
2. Escolhi o método de comunicação automática à AT. Tenho de enviar o SAF-T de facturação todos os meses?
Se escolheu o método de comunicação automática à AT, significa que todos os documentos de facturação estão a ser comunicados instantaneamente pelo software no momento em que são emitidas facturas e outros documentos de facturação. Trata-se de um método alternativo ao SAF-T e, por essa razão, não tem de enviar o SAF-T à AT.
3. Posso alterar o método de comunicação que tenho actualmente para o método SAF-T?
Sim, o método pode ser alterado. Contudo, só poderá fazê-lo apenas 1 vez por ano e a surtir efeito no ano seguinte. Quer isto dizer que, no decorrer do ano 2018, para alterar o método de comunicação automática para SAF-T, por exemplo, poderá fazê-lo e entrará oficialmente em vigor para a sua empresa a partir de dia 1 de Janeiro de 2019.
4. Não enviei o SAF-T até dia 12, que tenho de fazer agora?
Infelizmente, se deixar passar o limite de dia 12 para o envio do SAF-T, terá de pagar uma multa que poderá ir dos 200€ aos 10 000€, segundo o artigo 117º da Lei n.º 64-B/2012 de 31 de Dezembro.
5. É o meu contabilista que trata do envio do SAF-T ou sou eu?
É como preferir e como ficar acordado com o seu contabilista. Geralmente, o que acontece é o envio ficar a cargo do contabilista, uma vez que é este o responsável pelo envio das declarações fiscais à AT. É por esta razão que o InvoiceXpress possui a funcionalidade de envio automático ao contabilista, já referida.
6. Se houver um mês em que não emita nenhuma factura, serei obrigado a comunicar o SAF-T à AT?
Não. Se não existirem facturas emitidas num determinado mês, não necessita de comunicar o SAF-T referente a esse mês.
7. Emiti uma guia para transportar mercadoria vendida. Terei de comunicar a guia de transporte mesmo utilizando o método SAF-T?
Sim, tem de submeter a guia de transporte à Autoridade Tributária antes de seguir com a mercadoria para a rua. Após o envio da guia através do portal e-fatura, recebe um código para efeitos de controlo por parte das autoridades. Se é cliente InvoiceXpress poderá automatizar o processo de comunicação dos documentos de transporte.
Estas são algumas das dúvidas mais relevantes para empresários no início do negócio mas, com certeza, outras se levantarão. Portanto, não hesite em deixar-nos a sua questão nos comentários.
Rute Barrocas é licenciada em contabilidade e a sua vocação é garantir a rectidão dos números. Actualmente, é técnica de contabilidade e fiscalidade no InvoiceXpress. Para além de contas e de ver tudo organizado, interessa-se por música, cinema e adora animais.
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