10 Razões para utilizar um programa de faturação online


Com a evolução das tecnologias, do trabalho colaborativo e a tendência do teletrabalho, utilizar um programa de faturação online certificado é cada vez mais importante para a produtividade de um negócio. Venha daí conhecer 10 (boas) razões para subscrever um software de faturação online.

A pandemia trouxe um aumento na utilização dos serviços de comunicações e impulsionou também o comércio eletrónico (de 39% para 45%), segundo um estudo da ANACOM

Tal mudança obrigou as operadoras a ajustar os seus serviços e a apresentar planos ou pacotes mais apropriados às necessidades de particulares e empresas.

Segundo as últimas estatísticas (maio de 2021, publicadas a 28 de junho), os preços dos serviços de telecomunicações reduziram ligeiramente, tendo em conta a variação média dos últimos 12 meses, nomeadamente na oferta de banda larga móvel pós-paga e de algumas ofertas em pacote. Na generalidade, os preços das comunicações diminuíram em toda a Europa, ainda que ligeiramente. 

No início da pandemia Covid-19 foram feitas algumas mudanças úteis para que a rede de dados servisse a exigência de todos aqueles que estavam em teletrabalho. Assim, a qualidade de alguns serviços, como o Netflix, foi reduzida.

Neste contexto digital fértil, usar um programa de faturação online começou a ser cada vez mais óbvio. Para trás ficam os programas de faturação offline, menos versáteis.

Neste artigo, apresentamos 10 razões que justificam a escolha de um programa de faturação online por parte do empresário, empreendedor ou freelancer para o seu negócio

Resumidamente, apresentamos as razões dos 3 M’s:

  1. Mais económico 

- valor da subscrição pode ser mensal ou anual. Não tem fidelização. Já inclui atualizações, quer do produto, quer legais requeridas pela AT; 

  1. Mais flexível e prático

- permite aceder à faturação (documentos, informação e ao próprio programa) a qualquer altura e em qualquer lugar

  1. Mais seguro 

- normalmente um software de faturação online dispõe de altos padrões de segurança e os dados estão sempre guardados online na Cloud. Não corre o risco de perder tudo se o computador avaria.

Passamos a explicar estes e outros pontos mais detalhadamente. Para já, mencionámos a palavra Cloud. Para muitos será familiar, para outros nem por isso.

Neste caso, qual é a importância da Cloud para um software de faturação online?

Um software de faturação online, como o próprio nome indica, é um programa de faturação que se encontra alojado num servidor online ou na nuvem. A nuvem, ou Cloud (termo inglês bastante usado), é um servidor (ou um conjunto de servidores) na internet que permite armazenar ficheiros, documentos, informação diversa em segurança.

Estes servidores são serviços fornecidos por terceiros, garantindo backups regulares, segurança, robustez e rapidez em descarregar (download) ou carregar (upload) informação. 

Ao usar um servidor online, dispensará a utilização do armazenamento local do seu dispositivo eletrónico, seja ele um computador ou um telemóvel. Sem dar conta da tecnologia usada, recorre certamente a estes serviços regularmente no seu trabalho, como por exemplo o Google Drive, Dropbox, ICloud, OneDrive, apenas para mencionar alguns.

Para a faturação online, tal como para usar os vários recursos para a gestão do seu negócio, necessita de uma ligação à internet.

10 razões para utilizar um programa de faturação online

1. É económico

Normalmente um programa de faturação online é mais económico do que um programa de faturação offline. Porquê? Porque o valor de subscrição inclui as atualizações de produto e as atualizações legais impostas pela Autoridade Tributária (AT).

Evita fazer um grande investimento de uma só vez. Pode começar por um valor mais baixo. Imagine, por exemplo, pagar desde 4€/mês para a subscrição do software de faturação online InvoiceXpress, sem fidelizações.

Para além de todas as atualizações, tem ainda o serviço de apoio ao cliente para esclarecimento de dúvidas ou para resolver alguma questão relacionada com o uso do software, ou mesmo com a legislação em vigor. Estará mais acompanhado na sua tarefa. Portanto, o investimento num programa de faturação online certificado inclui um serviço muito mais completo.

2. É prático

Usar um software de faturação online significa que o programa estará alojado numa nuvem (Cloud), sendo, portanto, acessível de qualquer ponto do globo onde tenha cobertura de rede. 

Tratará da faturação, controlo do fluxo de caixa ou gestão de stock, em qualquer altura e em qualquer lugar, permitindo-lhe ter uma ação rápida mediante os dados que observa. Com um programa offline deixa de ter esta liberdade.

Vejamos algumas das potencialidades práticas do programa de faturação online.

Emissão de faturas a partir do computador fixo na sua loja, mas também pelos seus colaboradores munidos de Tablets em rede para efetuarem a emissão de faturas e restantes documentos de faturação, a partir de qualquer ponto da sua loja ou armazém.

Ao mesmo tempo, pode emitir faturas enquanto está deslocada(o) para um outro país, se sentir necessidade disso. Naturlamente que em locais remotos, sem acesso à internet, poderá ser complicado de usar. Mas certamente que não vai querer afastar-se a esse ponto do seu negócio, a não ser que queira (e possa) desligar mesmo.

O InvoiceXpress tem ainda dois pormenores muito práticos que são, em primeiro lugar, o armazenamento dos dados do cliente ao criar uma fatura pela primeira vez, tornando-se uma tarefa mais rápida quando necessitamos de emitir nova fatura a esse mesmo cliente. Em segundo lugar, é a criação de alertas para lembrar o cliente das suas faturas a pagamento, permitindo partilhar contas correntes e fazer cobranças mais rápidas de forma automática.

3. É Seguro

Quando os programas e dados se encontram alojados na Cloud, normalmente dispõem de altos padrões de segurança e os dados estão sempre guardados em servidores online. É utilizada a tecnologia equivalente à dos bancos para maior segurança, a Criptografia SSL, e é salvaguardada a Regulamentação Geral da Proteção de Dados (RGPD). São realizados backups e pode aceder-se à informação facilmente por parte do adquirente do serviço de faturação certificado online.

Imagine que usa um programa offline, “preso” no seu computador. 

Se acontecer um assalto, uma avaria irreparável no equipamento, ou um incêndio, perde tudo. Para se reestruturar terá de fazer novo investimento, em novos programas, para não falar de todo o transtorno que causa.

Mas se tiver um software de programação online, continuará com todos os documentos intactos e pode continuar a operar como se nada tivesse acontecido.

Mesmo após o encerramento da sua conta, por algum motivo que não precisa de explicar, no InvoiceXpress continuaremos a guardar os dados por 10 anos, período máximo exigido por lei aos contribuintes.

Por opção, pode criar o seu próprio arquivo físico, descarregando os ficheiros para um outro suporte, mas não vemos necessidade em duplicar o trabalho. Para além do arquivo na Cloud, redobramos a segurança e guardamos também os registos noutros formatos físicos.

E se acontecer um ataque de um pirata informático? 

Lembre-se que quem protege os seus dados e gere uma nuvem (Cloud), tem uma equipa com conhecimentos altamente especializados, que realiza procedimentos e implementa medidas de segurança rigorosas para evitar que tal aconteça. Ninguém quer sofrer as consequências de um ataque. Nem o subscritor do software de faturação online, nem o fornecedor como o InvoiceXpress.

De qualquer das maneiras, numa rede pública de Wi-fi, se preferir, pode ligar-se ao software de faturação online via VPN (Virtual Private Network). Será apenas uma segurança extra, já que a criptografia SSL usada será suficiente para garantir a troca de dados de forma anónima e em segurança.

Proteger os seus dados de acesso (quer ao seu software de faturação online quer a todas as plataformas que utiliza) é a melhor prática de segurança que pode adotar tanto a nível profissional como a nível pessoal.

4. É fácil de delegar

Como o software de faturação online se encontra alojado num sistema de nuvem (Cloud), é facilmente acedido com ligação à internet. Isso significa, por exemplo, que poderá contratar um(a) assistente virtual para o ajudar na faturação. Quando se é trabalhador independente, ENI, empresário de outra natureza jurídica, com uma sede fiscal, mas sem escritório físico, é certamente uma vantagem. Mesmo com escritório, é igualmente útil delegar as tarefas de faturação através de um software online.

5. É flexível

Com um programa de faturação online, o seu negócio fica mais flexível. Se, a dado momento decide implementar o teletrabalho, evita gastar energias desnecessárias para pensar como vai fazer com a sua faturação. A decisão de optar pelo trabalho a partir de casa pode ser devido a algum fator externo, como aconteceu com a recente pandemia Covid-19, ou pode avançar por comum acordo com o seu colaborador neste pós-Covid.

6. É fácil de integrar com uma loja online

Se o seu modelo de negócio incluir uma loja online ou a presença num Marketplace, tudo fica mais fácil. Integre a sua faturação com a sua loja de e-commerce  e use o mesmo programa para emitir faturas na sua loja física e na loja online.

Se não existir um determinado produto na loja física, o seu colaborador pode sugerir e vender ao cliente um outro produto existente na loja online. O que importa mesmo é gerar vendas. Se ainda não criou um negócio de e-commerce , mas é esse o seu objetivo, consulte o nosso artigo com as melhores plataformas para criar uma loja online ou veja os plugins para integração com lojas online que o InvoiceXpress tem disponíveis.

7. É ecológico

Tudo se processa via digital. Mesmo na loja física, pode implementar a boa prática de enviar, na hora, o recibo da compra para o email do cliente. Claro que não podemos impor tal procedimento, pois há clientes que preferem em papel e têm esse direito. Mas, pelo menos o software de faturação online é mais aberto a estas práticas ambientais

De lembrar que a comunicação de faturas pode ser feita de forma automática à AT, por isso não obriga à impressão dos documentos. Esqueça o papel e promova o arquivo digital de faturas. Muito provavelmente o seu contabilista vai gostar disto.

8. Ligação ao seu contabilista

Num software de faturação online como é o InvoiceXpress, dependendo do plano que adquire, poderá criar vários utilizadores. Um deles pode e deve ser o seu contabilista certificado que, assim, pode ter acesso direto ao seu fluxo de caixa.

9. Possibilidade de experimentar de forma gratuita

Para ver se se adapta facilmente ao software de faturação online pode fazer um teste gratuito, online, sem necessidade de adesão imediata ao serviço. Pode também, nesta fase, tirar todas as dúvidas com a equipa responsável. Serão 30 dias de experiência grátis.

10. Apoio ao cliente

Quando trata de faturação, e com tanto decreto-lei relacionado e obrigações legais, pode sentir-se confuso. Mas a nossa equipa de apoio ao cliente existe para o deixar tranquilo, respondendo a todas as dúvidas que tiver e ajudando-o na sua caminhada.

No InvoiceXpress acreditamos que o suporte é a nossa melhor funcionalidade, e a taxa de satisfação de 95% para com a ajuda da nossa equipa mostra que os nossos clientes também pensam o mesmo.

Com um auxílio assim, o que lhe vai restar é tempo para o que verdadeiramente importa: a gestão do seu negócio.



Para além destas 10 grandes e boas razões para optar por um software de faturação online em detrimento de um programa de faturação tradicional offline, tem ainda outras vantagens. 

Por exemplo, se subscrever a newsletter do InvoiceXpress, pode receber notícias sobre a AT, novidades e dicas sobre o mundo dos negócios ou até descontos exclusivos via email. Pelo menos é isso que nós garantimos no InvoiceXpress. Mais do que um programa de faturação, somos uma equipa dedicada a ajudar a tornar a sua faturação o mais simples possível, de modo a que se possa focar no crescimento do seu negócio.


Sandra M. Gomes

A Sandra é entusiasta de comunicação, com formação em diversas áreas. Depois do jornalismo dedicou-se à produção de conteúdo digital e no papel. É dedicada ao trabalho, preocupada com o ambiente e apaixonada por gatos.

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