Espaço de trabalho: com portas ou open space?


Escritório com salas fechadas ou um espaço aberto? Paredes e portas ou secretárias lado a lado sem separadores? Trabalhar em open space tem vantagens e desvantagens.

Espaço de trabalho: com portas ou open space?

Quando falamos em espaço de trabalho, podemos pensar em formas muito diferentes de o concretizar.

Podemos estar a falar de:

  • um escritório com várias salas em que as pessoas são distribuídas por projectos ou por áreas de trabalho;

  • um espaço open space, sem paredes ou portas a separar os locais de trabalho de cada funcionário;

  • um modelo intermédio entre as duas hipóteses.

Na RUPEAL, temos um modelo intermédio. Há duas unidades de negócios distintas, sendo uma delas o Staffing (identificação e alocação de talento na área de engenharia de software) e a outra, o InvoiceXpress. O InvoiceXpress trabalha em open space, separado do Staffing que, pelo tipo de trabalho, precisa de mais privacidade.

No InvoiceXpress, a equipa de desenvolvimento, a de marketing, os designers e toda a gestão trabalha lado a lado, em secretárias contíguas.

Por um lado, o open space permite:

  • Maior comunicação e informação: o brainstorming passa a ser alargado e todos podem mais facilmente ser inseridos em conversas de planeamento ou debate estratégico;
  • Mais interacção e interajuda: a comunicação fica facilitada já que a pessoa com quem queremos falar ou de quem precisamos de um opinião está a distância de um braço;
  • Proximidade com os colegas: com um dia-a-dia tão próximo é normal que se exponenciem as relações pessoais e muitas amizades surjam.

Neste formato, as pessoas produzem mais e cria-se um espírito de união entre a equipa.

Por outro lado, também há:

  • Alguma perda de privacidade: open space diminui o grau de privacidade de alguma conversas. Para temas mais delicados, ou mesmo confidenciais – em conversas telefónicas, por exemplo – o open space pode ser um problema.
  • Interrupções desnecessárias: a proximidade física dá a ilusão de disponibilidade do outro. Acabamos por estar constantemente a interromper o fluxo de trabalho das pessoas que temos ao nosso lado com questões que podem esperar;
  • Menor concentração: com toda a equipa no mesmo espaço, várias conversas, ainda que em volume baixo, acabam por dificultar a concentração de quem precisa de mais silêncio para trabalhar.

De facto, o barulho promovido por um open space pode atrapalhar a produtividade.

Visto que há vários pontos negativos em trabalhar em open space, o InvoiceXpress desenvolveu algumas estratégias para minimizar as desvantagens:

  • Chat para comunicações entre equipas/pessoas: utilizamos o HipChat uma boa parte do tempo: é uma aplicação de chat para que possamos conversar individualmente ou em grupo sem interrompermos o trabalho uns dos outros.

  • Gestão de tarefas/projectos: usamos o Asana, uma aplicação de gestão de projectos que permite definir tarefas por pessoa e trocar idéias sobre elas.

  • Salas de reuniões: temos salas apenas para reuniões para não incomodar o resto da equipa.

Como todas as coisas, trabalhar em open space também tem vantagens e desvantagens. Depois de percebermos algumas das desvantagens e do grau de importância que tinham, optámos por um modelo misto.

Sentimos que, assim, conseguimos aumentar a produtividade e a união das equipas.

Cada empresa deve estudar bem a equipa que tem e o seu fluxo de trabalho.


Inês Espojeira

Dinâmica e extrovertida, a Inês nos seus tempos livres gosta de fotografia, ouvir música e ir à praia. E como não poderia deixar de ser, tendo em conta o seu percurso académico, escrever e conversar também é algo que não dispensa.

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