O que é o NIF e para que serve em Portugal

Depois de explorarmos o NIPC (Número de Identificação de Pessoa Coletiva – CNPJ no Brasil), vamos agora aprofundar outro dos principais identificadores fiscais em Portugal: o NIF – Número de Identificação Fiscal. 

O NIF acompanha cada contribuinte ao longo da sua vida e é usado para praticamente todas as interações com a Autoridade Tributária e Aduaneira (AT). O documento de identificação fiscal é obrigatório para qualquer cidadão, português ou estrangeiro, que viva, trabalhe ou estude em Portugal. É ainda necessário para cidadãos ou empresas que realizem qualquer atividade económica ou fiscal no país, mesmo que o façam através de um representante fiscal. 

Ao solicitar o cartão de cidadão, o NIF é automaticamente atribuído, sem custos associados. Contudo, em determinadas situações, é possível solicitar o número de identificação fiscal, mesmo sem ser detentor do cartão de cidadão. Vamos entender melhor a importância do NIF, onde é usado e como solicitar o NIF em Portugal.

O que é o NIF?

O NIF (Número de Identificação Fiscal) é o número atribuído pela Autoridade Tributária e Aduaneira a cada pessoa singular ou coletiva para efeitos de identificação fiscal em Portugal, conhecido também como número de contribuinte.

O NIF é um número pessoal e intransmissível. No caso dos cidadãos portugueses, é atribuído aquando da emissão do cartão de cidadão, que deve ser solicitado no prazo de 20 dias após o nascimento. Este cartão de cidadão inclui vários elementos de identificação, como o NIF, o número de Segurança Social ou o número de utente do Serviço Nacional de Saúde. Porém, além do período após o nascimento, é também possível solicitar o NIF em qualquer ocasião, desde que reúna as condições exigidas.

No caso das empresas, associações ou outras entidades coletivas, pode assumir a forma de NIPC (Número de Identificação de Pessoa Coletiva), correspondente ao CNPJ no Brasil. Para quem deseja criar um negócio em Portugal, pode ser útil saber: Como abrir o CNPJ em Portugal: o que é, para que serve e como obter esta identificação.

A importância do NIF em Portugal

Em Portugal, o NIF é mais do que um simples número. É a base de toda a relação fiscal entre cidadãos, empresas e o Estado.

Permite identificar de forma única cada contribuinte no sistema fiscal, garantindo a correta ligação entre pessoas/empresas e as suas obrigações fiscais. 

Este número assegura o cumprimento de obrigações tributárias, como a declaração e o pagamento de impostos, e funciona como uma espécie de passaporte fiscal que torna possível a participação legal em diversas atividades económicas e administrativas. 

Além disso, o NIF permite aceder a uma série de serviços do dia a dia, estando presente em praticamente todas as interações formais com o Estado, instituições financeiras e entidades comerciais nacionais e também internacionais.

NIF para cidadãos e empresas

Cidadãos

Qualquer pessoa residente ou não residente (cidadão) que mantenha relações jurídicas ou fiscais em Portugal deve possuir um NIF. Este número permite realizar diversas operações essenciais, que listaremos em seguida. Sem o NIF, torna-se impossível cumprir formalmente diversas obrigações ou aceder a serviços que exigem identificação fiscal.

Empresas

Para empresas e entidades coletivas, o equivalente ao NIF é o NIPC (Número de Identificação de Pessoa Coletiva). Este número fiscal identifica cada pessoa coletiva perante a Autoridade Tributária e terceiros, funcionando como uma espécie de NIF empresarial. O NIPC tem função semelhante ao NIF, sendo utilizado para emitir faturas, declarar e pagar impostos como o IRC, entre outros que listaremos mais à frente.

Cidadãos estrangeiros

Para os cidadãos estrangeiros que não residem em Portugal, mas que pretendem realizar negócios em Portugal, a lei obriga à nomeação de um representante fiscal. Este representante funciona como intermediário entre o empresário ou empresa e a Autoridade Tributária, assumindo a responsabilidade de assegurar que todas as obrigações fiscais e legais são cumpridas no país.

O representante fiscal pode ser uma pessoa singular residente em Portugal ou uma entidade com sede no país, e deve estar devidamente autorizado a atuar perante a Autoridade Tributária. A sua função inclui, entre outras, receber notificações fiscais em nome do contribuinte, submeter declarações fiscais, efetuar pagamentos de impostos e garantir o cumprimento de todas as obrigações legais relacionadas com a atividade económica.

Aproveite este guia sobre como abrir uma empresa em Portugal sendo estrangeiro. 

Para que serve o NIF?

Tanto cidadãos, como empresas podem utilizar o número de contribuinte em múltiplos contextos, sejam eles fins jurídicos, financeiros ou administrativos: 

• Emissão de faturas;
• Declaração e pagamento de impostos, como o IVA, o IRS ou o IRC;
• Abertura de contas bancárias para depósitos, investimentos ou crédito;
• Contratação de serviços como luz, água, internet ou seguros;
• Realização de contratos de trabalho
• Realização de contratos de arrendamento
• Compra e venda de imóveis
• Identificação em processos legais e administrativos;
• Aquisição de serviços com fatura, permitindo ter direito a deduções fiscais em sede de IRC e IRS;
• Acesso aos sistemas de saúde, Segurança Social e outros serviços públicos;
• Participação em investimentos e candidaturas a financiamentos nacionais ou europeus.

Sem o NIF, torna-se praticamente impossível realizar transações económicas ou cumprir as obrigações fiscais em Portugal, reforçando o seu papel como elemento central na vida de qualquer contribuinte. Além disso, o uso do número de contribuinte nos documentos de faturação permite também aceder a benefícios fiscais, deduções fiscais, em sede de IRC ou IRS e-fatura, ou apoios públicos, entre outros.

Como pedir o NIF em Portugal?

O pedido do NIF pode ser feito presencialmente ou através de representante fiscal (no caso de não residentes) a qualquer momento, conforme consta do Decreto-Lei nº 14/2013 de 28 de janeiro, estando também explicado na página do governo.

Vamos listar o passo a passo.

Passo a passo para cidadãos nacionais:

1. Dirigir-se a uma repartição de Finanças ou Loja do Cidadão;
2. Apresentar o cartão de cidadão ou bilhete de identidade;
3. Entregar um comprovativo de morada;
4. Receber o número imediatamente atribuído.

*Se tiver menos de 10 anos e não tiver cartão de cidadão deve apresentar o assento de nascimento.

Passo a passo para cidadãos estrangeiros:

1. É necessário apresentar passaporte ou outro documento de identificação válido;
2. Indicar um representante fiscal residente em Portugal que fará o pedido em seu nome (salvo cidadãos da União Europeia, Islândia, Liechtenstein ou Noruega, que podem não precisar de representante);
3. Documento de Identificação do Representante Legal e respetiva procuração;
4. Comprovativo de morada no estrangeiro (caso não conste no documento de identificação) 
5. Cidadãos fora da União Europeia, sem residência: passaporte e representante fiscal são obrigatórios. Deve ainda mostrar o visto de entrada em Portugal ou espaço Schengen.

*O pedido do Número de Identificação Fiscal pode ser feito em várias línguas. 

A Fundação Cidade de Lisboa explica no seguinte vídeo como fazer o pedido de NIF para cidadãos estrangeiros (Tax Identification Number)

Como consultar o NIF e obter o comprovativo?

O NIF encontra-se visível no cartão de cidadão português e em documentos emitidos pela AT, como a declaração de IRS. Para obter um comprovativo, é possível solicitá-lo por vários meios.

Por exemplo, é possível obter um comprovativo de NIF através do Portal das Finanças, sendo emitido um documento em formato PDF, ou presencialmente num balcão das Finanças. Em alternativa, pode ir à secção e-fatura do Portal das Finanças e “obter o seu cartão e-fatura”, onde constará o seu Número de Identificação Fiscal. 

Também é possível validar um NIF online no portal das Finanças, garantindo que o número é válido e corresponde a um contribuinte registado. No portal das Finanças pode ainda consultar a sua situação fiscal, procurando na barra de pesquisa pelo comprovativo IRS.

O NIF no contexto da faturação

O NIF desempenha um papel fundamental na faturação em Portugal, sendo um dos elementos que garante a transparência e a rastreabilidade das operações comerciais.

Por isso, todas as faturas emitidas devem incluir o NIF do vendedor ou prestador de serviços, já que é através deste número que a Autoridade Tributária identifica a origem da transação. Da mesma forma, o NIF do cliente deve constar sempre que este o solicite, permitindo-lhe beneficiar de deduções fiscais em sede de IRS ou IVA. Em determinadas situações é obrigatório incluir o número de identificação fiscal dos envolvidos na transação.

Outra questão é a comunicação das faturas à Autoridade Tributária, processo que acontece de forma obrigatória e regular (até ao dia 5 de cada mês, de acordo com a nossa agenda fiscal mensal). Nesta comunicação, o NIF assume-se como o elemento-chave que permite relacionar cada transação com o respetivo contribuinte, garantindo assim que os movimentos financeiros estão devidamente registados e declarados. Todos cumprem com as suas obrigações fiscais de parte a parte, como previsto na lei.

O Número de Identificação Fiscal é, assim, uma peça central do sistema económico e fiscal em Portugal. Para cidadãos (NIF) e empresas (NIPC), é indispensável no cumprimento de obrigações legais e fiscais, bem como na realização de operações quotidianas, como abrir uma conta bancária ou pedir uma fatura. 

Perguntas Frequentes (FAQ) sobre o NIF e o NIPC