Como mudar de software de facturação


Mudar de software de facturação é mais fácil do que pensa. Muitas empresas aproveitam a mudança do ano para mudar para o InvoiceXpress, mas essa é apenas uma razão psicológica, já que o pode fazer em qualquer altura do ano.

Mudar de software facturação

Conheça as regras legais que existem e quais os passos indispensáveis para fazer a transição sem sobressaltos.

A decisão está tomada. Vai mudar o software de facturação da sua empresa. Seja por estar insatisfeito com o actual, por mudanças na escala de facturação ou simplesmente porque quer uma solução mais simples, o primeiro passo é, naturalmente, iniciar o processo.

Por onde começar?

Durante o processo de transferência entre softwares de facturação, deve ter especial atenção a três regras para que o processo seja simples, rápido e sem surpresas.

1. A numeração de documentos não pode conter repetições entre plataformas.
No fim do artigo, falo-lhe mais sobre esta IMPORTANTE regra.

2. A informação da facturação deve ser arquivada pelo período legalmente exigido.
Tanto a emitida na plataforma anterior, como a que vai emitir na nova.

3. Este é o único cenário onde se admite uma mudança do método de comunicação.
O método de comunicação à AT (SAF-T PT, automático ou manual) deve manter-se o mesmo durante o ano civil, EXCEPTO no caso de mudança de software de facturação. Aproveite para alterar o método que utiliza para um mais conveniente.

Guia passo-a-passo

O seu novo software de facturação pode ser diferente mas a sua empresa é a mesma e os produtos ou serviços que comercializa também. Deve, por isso, exportar alguns dados que lhe vão facilitar a vida na nova aplicação.

1. Arquive a facturação anterior

Por lei, terá de guardar os dados da sua facturação durante 10 anos.

Os livros, registos contabilísticos e respectivos documentos de suporte devem ser conservados em boa ordem durante o prazo de 10 anos.” (artigo 123.º do CIRC)

Se a sua plataforma anterior permitir a exportação do ficheiro SAF-T PT, pode guardá-lo em formato digital. Além do SAF-T PT, deve ainda guardar os pdf’s das facturas e dos restantes documentos. Lembre-se que as facturas que só existam em papel também devem ser arquivadas durante o mesmo período legal.

2. Exportar listagem de produtos/serviços

Aproveite a mudança para rever a sua linha de produtos ou serviços. Comece por exportar a listagem de itens na plataforma antiga, em formato .csv (Comma Separated Values). Este tipo de ficheiro vai permitir-lhe importá-los para a sua nova conta no InvoiceXpress.

Abra o ficheiro exportado, no Google Sheets ou outro editor de folhas de cálculo, e percorra a lista verificando se existem itens duplicados, desactualizados ou inexistentes.

Um processo de mudança é a oportunidade perfeita para limar arestas que lhe podem poupar tempo e energia no futuro.

3. Exportar clientes

Além de manter a listagem de produtos ou serviços, também os clientes serão os mesmos quando começar a utilizar o InvoiceXpress.

Utilize a plataforma anterior para exportar a listagem de clientes, também no mesmo formato .csv, para que os possa importar posteriormente no InvoiceXpress.

4. Subscrever o InvoiceXpress

Agora que já tem os dados arquivados e as exportações feitas, está na altura de abrir as portas do novo software de facturação. Pronto para facturar em segundos e sem complicações? Escolha o plano InvoiceXpress mais adequado à sua empresa e comece a facturar dentro de poucos minutos, já no seu novo software de facturação.

5. Importar produtos/serviços e clientes

Importar dados

Agora vamos inverter o processo de há pouco. Vamos introduzir a listagem antiga de produtos/serviços no InvoiceXpress para que estejam disponíveis como opção nas suas novas facturas.

Utilize o ficheiro .csv de produtos/serviços que exportou da plataforma antiga. Clique para aceder à página de importações ou aceda manualmente ao menu Configurações. Na barra lateral direita, procure a secção Funcionalidades, e aqui tem a opção pretendida: Importação de dados.

No tipo de dados, seleccione itens. O separador de valores predefinido é a vírgula. Seleccione uma das outras opções caso não se aplique ao caso do seu ficheiro. Seleccione o ficheiro .csv e clique em seguinte.

Neste passo, terá de confirmar a correspondência entre a nomenclatura do seu software anterior e a do InvoiceXpress. Basta usar os menus drop down para garantir que os dados dos seus produtos/serviços são introduzidos correctamente.

Clique em pré-visualização e confirme se existe algum erro. Caso exista, corrija o ficheiro .csv ou, se preferir, entre em contacto com o nosso departamento de suporte ao cliente e teremos todo o gosto em ajudar neste processo.

Repita agora o processo com o ficheiro .csv de clientes. A única diferença acontece no primeiro passo, onde deve indicar Clientes no tipo de dados. Prossiga com os restantes passos até a importação estar concluída.

Et voilà!

Agora o seu InvoiceXpress já inclui as listagens de todos os seus produtos/serviços e clientes, totalmente disponíveis para facturação.

ATENÇÃO! DEVE INICIAR UMA NOVA SÉRIE

Recorda-se da regra N° 1 de que lhe falei no início deste artigo? Não necessita de fazer scroll up. Eu recordo-a aqui:

1. A numeração de documentos não pode conter repetições entre plataformas.

Ao iniciar a facturação na nova plataforma, aconselhamos a criar uma nova série de facturação. Certifique-se que a nova série é distinta da anterior de modo a evitar repetições.

Por exemplo, se na plataforma anterior usava a série A (1/A, 2/A, etc.), inicie agora uma série B, ou AA. Caso a sua mudança seja feita no virar de ano, pode iniciar uma nova série com o novo ano (1/2017).

Posso continuar a emitir notas de crédito/débito?

Claro. Caso seja necessário, pode continuar a emitir normalmente notas de crédito ou de débito, referentes a facturas já emitidas no software de facturação anterior.

Como sempre, se precisar de ajuda…

Sabe onde nos encontrar. Envie email para support@invoicexpress.com com as suas dúvidas ou questões e a nossa equipa terá todo o prazer em ajudar. Se ainda não aderiu ao InvoiceXpress, adira ao período experimental gratuito de 30 dias.


Bruno Luís

Depois de formado em Marketing e Publicidade entrou no mundo de agências de publicidade onde desempenhou as funções de copywriter e de social media manager. Positivo e de sorriso fácil, ávido Netflixer e de todo o tipo de séries, gamer de longa data e grande adepto de viagens.

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