Todas as empresas que emitam faturas e guias de transporte têm a obrigação de comunicar esses documentos à Autoridade Tributária. Existem três formas de o fazer. Neste artigo explicamos-lhe as vantagens e desvantagens dos vários métodos de comunicação à Autoridade Tributária (AT).
Mesmo que só emita uma fatura por mês, tem de a comunicar. O software de faturação InvoiceXpress disponibiliza as três formas possíveis de o fazer. Saiba como escolher a que melhor se adequa ao seu negócio.
Obrigação de Comunicação à Autoridade Tributária
A obrigação de comunicar a faturação à AT aplica-se a todas as pessoas, singulares ou coletivas, que tenham sede, estabelecimento estável ou domicílio fiscal em território português e que aqui desenvolvam operações sujeitas a IVA.
Os documentos que devem ser comunicados são as faturas, faturas simplificadas, faturas-recibo, notas de débito e crédito e documentos/guias de transporte. Todos os documentos emitidos devem ser comunicados até ao dia 5 do mês seguinte.
Está a pensar em mudar de método de comunicação? Saiba que desde 1 de janeiro de 2014 é possível alterar o método de comunicação à Autoridade Tributária no início de cada ano civil. Mas atenção que a forma escolhida deve ser mantida no decorrer do ano todo. Ou seja, se para 2025 escolher um método de comunicação diferente, deverá manter-se nele até ao fim do ano.
O cenário anterior é o mais habitual mas existem, no entanto, duas excepções: se, durante o ano, mudar de software de faturação ou se deixar de emitir faturas em papel e adquirir um software de faturação. Em ambos os casos, pode escolher o “novo” método de comunicação à Autoridade Tributária que lhe for mais conveniente.
Métodos de Comunicação à Autoridade Tributária
Comunicação automática
No caso de escolher este método, o software de faturação InvoiceXpress passa a enviar automaticamente a sua faturação à Autoridade Tributária, com uma margem de três dias depois de cada documento estar finalizado.
No caso dos documentos de transporte o envio é imediato. Este é o processo mais confortável para quem emite faturas contra pagamento mas há uma particularidade: para obter o código das guias, é aguardar que este apareça no documento após finalizá-lo (ou seja, a AT, depois de receber o documento em causa, devolve-o com um código associado).
O programa de faturação InvoiceXpress realiza este processo de comunicação por transmissão eletrónica de dados em tempo real, utilizando o Webservice disponibilizado pela AT.
Do lado de cada sujeito passivo, deve-se apenas criar um sub-utilizador para o envio de dados de faturação. Esta opção está disponível no Portal das Finanças, na secção Serviços Tributários -> Outros serviços -> Gestão de utilizadores. Saiba como activar a comunicação automática no InvoiceXpress.
Com o método automático, chamamos a atenção para que, em caso de auditoria, deve certificar-se de que o seu software de facturação lhe disponibiliza na mesma o ficheiro SAF-T PT. Será este o documento que a Autoridade Tributária lhe vai solicitar para efeitos de fiscalização.
Vantagens do método de comunicação automática à Autoridade Tributária
1. Mesmo que a ligação à Internet não funcione, a comunicação dos documentos fica em espera até ser finalizada.
2. Sem intervenção humana e sem precisar de um contabilista.
3. Não precisa de exportar o ficheiro SAF-T PT.
4. Transparência fiscal para com o cliente e a AT.
5. Cada documento comunicado fica logo disponível para consulta no site e-fatura.
6. O processo automático faz ganhar muito tempo.
7. O software de faturação InvoiceXpress avisa o utilizador em caso de erro na comunicação.
8. Não tem condicionantes de prazos.
Desvantagens do método de comunicação automática à AT
1. Dependente de ligação à Internet: se o serviço estiver em baixo, o processo atrasa-se.
2. Depois de comunicados, não se podem cancelar/anular documentos e torna-se necessária a emissão de documentos retificativos.
3. Precisa de um programa de faturação para utilizar o método automático.
Envio do ficheiro SAF-T PT
Este método significa exportar mensalmente o SAF-T PT (ficheiro normalizado em formato .xml) do software de faturação InvoiceXpress e importá-lo para o portal e-fatura até ao dia 5 do mês seguinte.
É um método vantajoso para transações comerciais que não são imediatas, porque se controla melhor a data de comunicação das faturas, diminui-se a margem de erro no processo e a necessidade de emitir documentos retificativos depois de comunicados. Saiba como configurar este método no InvoiceXpress.
Se o seu volume de faturação for muito elevado, recomendamos que repita este processo por períodos mais curtos: quinzenalmente, por exemplo. Sugerimos também que não deixe esta operação para o dia 5. Consoante o volume de faturação, assim o ficheiro SAF-T PT pode ser mais ou menos pesado. E isto influencia o tempo que demora a ser gerado e carregado para o e-fatura. Esta data tem tanta afluência que este processo pode chegar a ser inviabilizado.
Vantagens do ficheiro SAF-T
1. Mais fácil de exportar e importar se for faseado.
2. Maior controlo do processo de comunicação e documentos enviados.
3. Menos margem de erro.
4. Fácil recolha e consulta dos dados fiscais em formato electrónico.
5. Ficheiro comum a todas as aplicações e softwares de faturação e contabilidade.
6. Modelo requerido pela AT em caso de fiscalização e normalização do processo de auditoria.
Desvantagens do ficheiro SAF-T
1. Precisa de ter um software de facturação.
2. O contabilista certificado pode ter necessidade de intervir na verificação de dados e cumprimento de prazos.
3. Possíveis problemas na configuração do ficheiro.
4. Coimas por falha no envio e não comunicação da documentação.
Comunicação manual
Este método implica introduzir manualmente as suas faturas, uma a uma, directamente no portal e-fatura. Não se justifica para quem utiliza um software de facturação, como o InvoiceXpress, uma vez que os documentos já estão num formato digital.
Vantagens do método de comunicação manual à Autoridade Tributária
1. Maior controlo sobre os documentos emitidos.
2. Custo zero.
Desvantagens do método de comunicação manual à AT
1. Maior margem de erro devido ao carácter repetitivo da tarefa.
2. Não pode usar este método se estiver obrigado a usar um programa de facturação certificado.
3. Quanto maior o número de documentos a comunicar, mais tempo tem de dedicar à tarefa.
4. Coimas por falha no envio e não comunicação da documentação. |
Como configurar o método de comunicação à Autoridade Tributária?
Na atual versão do software de faturação InvoiceXpress, no menu de Configurações, deve clicar em Comunicação com o Estado, e de seguida em Método de Comunicação com a AT.
Tenha atenção que deverá tomar esta decisão antes de emitir qualquer fatura num ano civil, mesmo com data do ano anterior. Se neste ano emitir uma fatura com um método configurado, tem de continuar nesse método até ao fim do ano.
Consulte as nossas FAQ’s sobre os métodos de comunicação com a Autoridade Tributária.
Para mais informações, aconselhamos a leitura do documento Comunicação das Faturas à AT (PDF), onde encontra, por exemplo, os procedimentos de integração dos softwares de faturação com o Webservice da AT.
