Apesar de os novos modelos de trabalho, como o trabalho remoto ou teletrabalho, e das ferramentas digitais facilitarem contactos à distância, ainda existem muitas situações em que é necessário reunir presencialmente com a equipa, com clientes, com parceiros ou com fornecedores. Como tal, é importante estar a par sobre como funciona um mapa de km numa empresa.
Nessas ocasiões, os trabalhadores podem utilizar a sua própria viatura para as deslocações em contexto profissional. O custo das viagens pode ser imputado ao empregador, contudo tem de haver autorização ou acordo prévio entre as partes, já que a lei não obriga o trabalhador a colocar o seu carro ao serviço da empresa.
A necessidade de deslocação em viatura própria durante o trabalho e o devido acordo entre as partes pode estar previamente escrita no:
- Regulamento interno
- Contrato de trabalho
- Aditamento ao contrato
Porém, também pode ser um acordo oral ou decorrente da prática regular, desde que haja registos, como o mapa de deslocação em viatura própria ou os recibos de vencimento onde conste a compensação.
Contexto legal sobre o mapa de km
Em Portugal, a legislação prevê que os trabalhadores possam ser compensados pelas deslocações em viatura própria, desde que devidamente documentadas.
Assim, para que o custo com a deslocação em viatura própria seja devidamente restituído ao trabalhador, as empresas recorrem ao mapa de quilómetros – um documento de registo e gestão de despesas de deslocação em viatura própria, servindo para garantir o reembolso do valor por quilómetro percorrido em viatura própria ao trabalhador.
Além disso, o registo serve como comprovativo para que a empresa deduza a despesa em sede de IRC (Art. 23º e 23º – A nº 1 alínea H). Assim como serve para garantir que o valor pago ao trabalhador, que constará do recibo de vencimento, não seja tributado como rendimento. Mas, há uma parte do valor que pode ser tributada em sede de IRS. Veremos mais à frente.
Como não existe legislação específica sobre ajudas de custo e compensações por utilização de viatura própria aplicável às relações laborais no setor privado, costuma-se recorrer às regras previstas no Decreto-Lei n.º 106/98, de 24 de abril (para deslocações em serviço público no território nacional) e no Decreto-Lei n.º 192/95, de 28 de julho (para deslocações em serviço público ao estrangeiro), conforme remete a Circular da DGCI n.º 12/91, de 29 de abril.
Os limites relativos a quilómetros e ajudas de custo são definidos atualmente pela Portaria n.º 1 553-D/2008, de 31 de dezembro, que estabelece os valores de referência em vigor também para o setor privado, que continuam, desde há anos, estagnados.
O que é o mapa de km?
O mapa de km serve para documentar o custo com a deslocação em viatura própria feita pelo trabalhador.
O mapa de quilómetros (ou mapa de deslocação em viatura própria) é, assim, um registo organizado das deslocações efetuadas por cada trabalhador, usando a sua viatura pessoal para fins profissionais.
Este documento permite à empresa calcular os valores de compensação devidos e manter um controlo transparente e fiscalmente válido sobre este tipo de despesas.
Quais os dados que devem constar num mapa de quilómetros?
Um mapa de deslocação em viatura própria deve conter, no mínimo:
- Local de partida
- Local de destino
- Tempo de permanência
- Motivo da deslocação
- Identificação da viatura
- Identificação do respetivo proprietário
- Distância percorrida em quilómetros
- Valor a reembolsar (com base na tabela aplicável)
- Assinatura do trabalhador e validação da empresa
É obrigatório ter um mapa de km nas empresas?
Tal como se confirmou no início deste artigo, não existe uma obrigação legal explícita de manter um mapa de quilómetros, ainda assim, é altamente aconselhável.
Sem este registo, a empresa não consegue comprovar perante a Autoridade Tributária, em caso de fiscalização, que os reembolsos pagos ao trabalhador correspondem efetivamente a deslocações em serviço na viatura própria, o que é necessário para que possam ser integrados na contabilidade como gastos fiscalmente dedutíveis e para que o valor de referência por km seja isento de impostos.
Em suma, o mapa de quilómetros não é obrigatório por lei, mas é usado para justificar os gastos e evitar que estes sejam considerados rendimentos sujeitos a tributação.
Para além das despesas dedutíveis, as empresas têm de cumprir várias obrigações fiscais. Saiba quais são as principais obrigações fiscais em Portugal.
É legal faturar os gastos com kms ao cliente?
Quando uma empresa presta serviços e os seus colaboradores precisam deslocar-se para os realizar, pode repercutir esse custo no cliente.
Nestes casos, o valor correspondente aos quilómetros deve constar na fatura, devidamente identificado como “despesas de deslocação em viatura própria”. Contudo, a faturação deve respeitar as regras de IVA e ser devidamente suportada pelo mapa de km.
Indicar os valores de deslocação em viatura própria no software de faturação online InvoiceXpress é muito simples. Tal como criar uma linha onde descreve o serviço, por exemplo, “Consultoria em Marketing”, pode também adicionar uma outra linha com a descrição “despesas de deslocação em viatura própria” ou “deslocação” ou “transporte”. Não existe uma regra. Depois deve indicar o custo unitário e o número de unidades, neste caso, km feitos. Esses valores estarão sujeitos a IVA e retenção na fonte de IRS, se for o caso.
Os trabalhadores independentes também têm um mapa de km?
A situação referida anteriormente também se aplica aos trabalhadores independentes. Isto é, podem cobrar ao cliente o custo dos kms de uma deslocação, mas este valor deve constar na fatura emitida, sujeito a IVA, sendo contabilizado como rendimento tributável no IRS.
Ao contrário dos trabalhadores dependentes, os trabalhadores independentes não beneficiam de qualquer isenção de tributação relativa ao valor dos kms.
Exemplo prático (trabalhador independente em regime normal de IVA):
- Serviço prestado: 500 €
- Deslocação: 150 km × 0,40 €/km = 60 €
- Base tributável: 560 €
- IVA (23%): 128,80 €
- Total da fatura: 688,80 €
Os quilómetros percorridos em viatura própria por trabalhadores independentes serão sempre, e na totalidade, tributáveis. O Artigo 21.º do Código do IVA indica que as despesas de transportes e viagens de negócios, portagens, do empreendedor e dos colaboradores NÃO podem ser dedutíveis. No caso das empresas contratantes dos serviços dos trabalhadores independentes, o montante pago por quilómetro pode ser considerado um gasto fiscalmente dedutível.
Para os trabalhadores por conta de outrem, os valores do mapa de quilómetros podem ser considerados tributáveis ou não tributáveis, consoante os limites legais aplicáveis. Para perceber melhor como funciona na prática, importa agora analisar quais são os valores em vigor e de que forma estes influenciam o cálculo das contribuições mensais à Segurança Social.
Quais os valores de compensação por deslocação em viatura própria (e respetiva tributação)?
Atualmente, os valores de referência definidos pelo Estado para a Administração Pública, e que constam da Portaria n.º 1553-D/2008, de 31 de dezembro, são:
- 0,40 €/km para trabalhadores em funções públicas que se desloquem em viatura própria.
Não existindo qualquer documento que defina o valor por km para o setor privado, muitas empresas privadas usam este valor do setor público como referência, mas têm a liberdade de estabelecer outras tabelas.
Aquilo que é certo, tanto no setor público como no privado, é que o pagamento até 0,40€, inclusive, é considerado legalmente um rendimento isento de IRS e Segurança Social.
Deslocação em viatura própria tributada em sede de IRS
Já sabemos que até 0,40€/km o valor de deslocação em viatura própria fica isenta de tributação. Mas, se a empresa decidir pagar um valor superior, o excedente será considerado rendimento sujeito a tributação em IRS e conta para efeitos de cálculo das contribuições a pagar à Segurança Social.
Por isso, já tínhamos referido anteriormente que há uma parte do valor pago a um trabalhador por conta de outrem por deslocação em viatura própria que poderá ser tributado – quando excede o valor de referência por quilómetro.
Exemplo prático: consultor da empresa que percorre 100 km em viatura própria
| Valor por km | Total pago pela empresa ao trabalhador | Tributação | Como a empresa trata os valores dos Km |
| 0,30€ | 30€ | isento | Deduz 30€ como gasto em IRC |
| 0,40€ | 40€ | isento | Deduz 40€ como gasto em IRC |
| 0,60€ | 60€ | 40€ isento; 20€ tributáveis (IRS e SS) | Deduz 60€ como gasto em IRC; no recibo de vencimento 20€ são considerados remuneração e sujeitos a impostos e seg. social. |
Mapa de km como gasto dedutível de IRC para as empresas
Para as empresas, as compensações pagas a trabalhadores por deslocação em viatura própria podem ser registadas na contabilidade como gastos dedutíveis em sede de IRC, como retratado na tabela acima. Ou seja, reduzem a matéria coletável da empresa.
No entanto, para que esse gasto seja aceite pela Autoridade Tributária, é necessário ter o mapa de quilómetros atualizado e devidamente preenchido. O valor pago deve constar no recibo do trabalhador como ajuda de custo isenta, devidamente distinguida da remuneração.
A empresa deve manter, tanto o mapa de km como o comprovativo de pagamento (ex.: transferência bancária), para apresentar em caso de inspeção fiscal.
Em suma, o mapa de quilómetros é um documento fundamental para registar deslocações em viatura própria no âmbito profissional, permitindo às empresas reembolsar os trabalhadores de forma justa e transparente. Embora o mapa de km não seja legalmente obrigatório, este registo serve para:
- Justificar os gastos junto da Autoridade Tributária,
- Garantir que a compensação paga não é considerada rendimento tributável (até aos limites legais)
- Possibilitar a dedução do custo em sede de IRC.
Além disso, o mapa de km pode ser usado tanto por empresas como por trabalhadores independentes, que repercutem estes custos nos clientes através da fatura, ainda que as regras de tributação variem.
FAQ / Perguntas Frequentes sobre o mapa de quilómetros (mapa de km)
É um documento que regista as deslocações feitas em viatura própria para fins profissionais, indicando quilómetros percorridos, destino, origem, data e motivo da viagem.
O mapa de km tem três funções principais: Reembolsar de forma justa os trabalhadores pelas despesas de deslocação; Permitir às empresas justificar esses gastos e deduzi-los fiscalmente; Evitar problemas de tributação e dar transparência à gestão de despesas.
Não existe uma obrigação legal explícita, mas sem este registo, a empresa não consegue comprovar junto da Autoridade Tributária que os reembolsos pagos dizem respeito a deslocações em serviço. Sem prova, poderão surgir problemas fiscais para deduzir a despesa em IRC nas empresas ou isentar de IRS o trabalhador.
Tanto a empresa como o colaborador beneficiam em ter um mapa de quilómetros bem documentado. A empresa consegue deduzir os gastos em IRC e evitar que os reembolsos sejam considerados rendimento sujeito a IRS. O trabalhador garante que é compensado de forma justa pelas deslocações.
Não é necessário entregar o mapa de km, mas é importante ter o documento atualizado e arquivado, caso a AT o solicite para comprovar a natureza dos rendimentos.
