Guia de Sobrevivência para Trabalhar e Facturar a partir de Casa


Os mais recentes desenvolvimentos da pandemia do COVID-19 em Portugal colocaram muitas empresas em quarentena preventiva ou forçada, e muitos profissionais em teletrabalho. Descubra como continuar a facturar com sucesso a partir de casa.


Guia de Sobrevivência para Trabalhar e Facturar a partir de Casa

A propagação do Coronavírus em território nacional ao longo da última semana levou Governo e Autoridades competentes a avançar com várias medidas preventivas e restritivas, e, mais recentemente, o Presidente da República a decretar o Estado de Emergência pela primeira vez na história da democracia portuguesa. Com o pico do vírus no nosso país previsto apenas para o final de Abril/início de Maio, muito se tem falado sobre teletrabalho, ou trabalho remoto, como a nova realidade das empresas/negócios para as próximas semanas.

E a sua empresa/a sua equipa - estão preparadas para o teletrabalho?

Ao longo deste artigo vamos ajudá-lo a preparar-se para trabalhar a partir de casa, e damos-lhes várias dicas para que consiga continuar a facturar com sucesso.

Se preferir descarregue a versão ebook do nosso Guia de Sobrevivência para Trabalhar e Facturar a partir de casa.

InvoiceXpress - A Escolha Descomplicada

O InvoiceXpress é um software de facturação online, certificado pela Autoridade Tributária (nº 192). Emitir facturas no dia-a-dia já lhe dá um nó na cabeça? Não podíamos começar este artigo sem lhe recomendar que experimente gratuitamente o nosso intuitivo programa de facturação. Acreditamos verdadeiramente que, mais do que nunca, o InvoiceXpress será o seu melhor amigo para continuar a facturar e a sustentar o seu negócio durante este conturbado período. Ora veja:
Crie uma conta grátis para facturar durante 30 dias, sem compromissos;
• Construído para lhe proporcionar uma utilização fácil e sem complicações;
• Permite-lhe facturar a partir de casa (pode aceder e facturar a partir de qualquer lado);
• Com Assinatura Digital (certificada pela Multicert) que valida legalmente o seu documento e lhe possibilita continuar a facturar em período de quarentena;
Exporte documentos para PDF para fácil partilha;
100% de conformidade com Requisitos Legais;
• Exportação de dados e emissão do SAF-T PT;
API para integração com outras plataformas;
Extremamente seguro (com criptografia SSL equivalente à dos bancos);
Plugins para lojas online;
• E muitas outras vantagens que pode descobrir aqui.

Transição para o Negócio Online

Em tempos de crise, como a que estamos a viver, existem também oportunidades, e há certos segmentos de mercado que as conseguem aproveitar melhor e prosperar. Veja, neste tempo de confinamento, o exemplo dos negócios online (sites dos supermercados, restaurantes take away, lojas online com produtos de primeira necessidade, etc.) e a grande procura que têm tido nos últimos dias.

Se o seu negócio ainda não tem vertente online, ou ainda não lhe dedicou toda a atenção e trabalho que tinha idealizado, esta é a altura certa para o fazer!

Não se preocupe, nós ajudamos:
Comece por ler o nosso ebook ‘Como Criar Uma Loja Online em 5 Passos’.
Vai ver que tudo ficará mais simples!

Uma parte importante da criação da seu negócio online passa pela escolha certa das melhores ferramentas para o seu negócio. Damos-lhe de seguida algumas dicas sobre várias aplicações existentes a que pode recorrer:
1 - Nem todas as empresas/equipas têm recursos de programação web dedicados, pelo que, se está a pensar montar uma loja online, a utilização de soluções pré-feitas que apenas requerem personalização será o caminho mais simples. Sugerimos-lhes algumas das mais eficientes, e que já têm integração com um software de facturação como o InvoiceXpress, pois vai precisar de um:
ePages | Facestore | izigo Shop | Jumpseller | Prestashop | Shopify | Shopkit | weasy | WooCommerce
2 - Se já tem o seu negócio/loja online pronta, e precisa de a divulgar, equacione as seguintes ferramentas:
Mailchimp | E-goi - Caso já tenha uma base de dados dos seus clientes, e pretenda realizar campanhas de email marketing;
Google Ads | Facebook Ads - Com um pequeno orçamento de 7€ por semana, por exemplo, pode atingir novos públicos segmentados consoante o seu negócio;
3 - Com uma nova estrutura online surgem também novas necessidades de trabalho e de comunicação entre equipas. Para o efeito, recomendamos que explore as versões gratuitas (ou de demonstração) das seguintes soluções de trabalho cooperativo, para que possa identificar aquela que melhor responde às suas necessidades: Asana | Trello | Monday | Slack | Basecamp
4 - Por último, não desconsidere a automação de trabalho da sua plataforma. Isto é, disponibilize uma integração do seu negócio/loja com algumas das aplicações web mais utilizadas no mercado (como servidores de email, por exemplo, redes sociais ou ainda serviços de cloud). Para tal não deixe de experimentar o plano gratuito do Zapier, ao qual pode integrar também o InvoiceXpress, e automatizar a sua facturação.

Teletrabalho - Como ser Produtivo a Trabalhar a Partir de Casa durante o Surto de Covid-19

O trabalho remoto é já uma realidade em muitas empresas nacionais, principalmente nas startups ou organizações mais tecnológicas, mas continuava também a ser um tema ainda relativamente tabu em instituições mais rígidas ou tradicionais. A verdade é que no mundo global de hoje, hiperconectado graças à evolução das tecnologias de informação, o teletrabalho é uma aposta cada vez mais regular, e será a grande fonte de produtividade da sua empresa ao longo das próximas semanas.

Na actual conjuntura nacional e internacional de luta contra a propagação do Coronavírus, partilhamos algumas dicas para o ajudar a trabalhar a partir de casa com sucesso:
1 - Crie um espaço dedicado ao trabalho - Se estar no conforto da nossa casa nos traz maior comodidade, também são muitas as possíveis fontes de distracção, pelo que é fundamental criar um espaço físico dedicado, separado do resto da rotina da casa;
2 - Mantenha o seu horário habitual - Trabalhar em casa permite uma maior flexibilidade de horários, mas é importante manter a sua rotina para não afectar os seus níveis de concentração e estar alinhado com os seus colegas;
3 - Faça pausas - Tente seguir a mesma rotina que tinha no seu local de trabalho. Sem exageros, uma pausa para café, ou esticar as pernas e caminhar um pouco podem ajudá-lo a recuperar a concentração. Não caia no erro de almoçar na secretária onde trabalha!
4 - Minimize as distracções - Se tem animais de estimação em casa, por exemplo, monte o seu posto de trabalho num local com porta onde se pode fechar quando precisa de estar focado, e evitar assim estar sempre a retirar o seu companheiro felpudo do seu colo;
5 - Mantenha a rotina matinal e escolha uma roupa adequada - O pequeno-almoço é, como se costuma dizer, “a refeição mais importante do dia”. Não salte da cama para o computador. Mantenha a sua rotina de preparação para um dia de trabalho, e vista-se de forma confortável para as tarefas que tem de realizar;
6 - Potencie as suas ferramentas de trabalho - Se está a trabalhar a partir de casa é porque tem à sua disposição ferramentas que lhe permitem esse trabalho à distância. Não tenha receio de ser activo (na intranet da sua empresa), de partilhar todas as suas dúvidas e questões (no chat da sua equipa), e de explorar todas as ferramentas que tem disponíveis para ser o mais produtivo possível;
7 - Descubra novas ferramentas de trabalho - O teletrabalho é uma nova realidade para muitas empresas e muitos profissionais, e tal irá obrigar à utilização de novas ferramentas de trabalho. Felizmente, nos dias que correm, já existem soluções para quase tudo. Se precisa de uma aplicação para realizar reuniões por vídeo-chamada com a sua equipa, veja algumas das opções mais conhecidas no mercado (como o Skype ou o Google Hangouts), ou explore soluções mais recentes (como o Zoom, ou o Join.Me);
8 - Mantenha uma postura serena, positiva e criativa - Estar de quarentena em casa não trará certamente apenas momentos de conforto e comodidade. O prolongar da situação actual poderá trazer-lhe momentos de desespero, inquietação ou irritação. Faça por manter uma postura tranquila e positiva, de modo a que quer o seu horário de trabalho, quer o seu tempo pessoal, não sejam afectados;
9 - Planeie algum exercício físico - Tente manter alguma actividade física. Pode, por exemplo, dar uma corrida pelo seu bairro logo de manhã, durante a pausa de almoço, ou ao final da tarde. Ou dedique um pequeno espaço da sua casa para realizar meditação. Pequenos momentos de exercício físico podem ser grandes truques para ajudar a manter a calma e a sua sanidade mental;
10 - Esteja contactável - Faça um esforço adicional para estar atento a todos os canais de comunicação da sua empresa/equipa durante o horário laboral. O feedback imediato que dá e obtém dos seus colegas no seu local de trabalho tem agora de acontecer por outros meios;
11 - Estabeleça regras com quem habita consigo - se neste tempo de quarentena a sua família também está em casa consigo, ou se partilha casa com amigos, é crucial estabelecer algumas regras e fronteiras para que cada um tenha o seu espaço e não se estejam constantemente a interromper;
12 - Feche o seu dia com uma rotina - terminar o seu horário de trabalho com uma pequena rotina pode ajudá-lo a separar o seu tempo de trabalho do seu tempo pessoal. Experimente, por exemplo, criar um ficheiro onde possa ir actualizando as tarefas que termina a cada dia e aquelas que precisará de retomar.

Dicas Extra - Tempo Livre em Tempo de Quarentena

A permanência em casa tem sido um dos apelos mais constantes das autoridades na luta contra a propagação do Coronavírus, principalmente para as empresas e profissionais que podem exercer a sua actividade em regime de teletrabalho.

Contudo, em tempos excepcionais, é preciso também sabermos manter o equilíbrio. Em contexto de quarentena, a separação do tempo profissional do tempo pessoal pode ser um grande desafio, sendo deveras importante conseguir “separar as águas” para que o excesso ou falta de um não influencie negativamente o outro.

Como tal, deixamos-lhe quatro sugestões para conseguir aproveitar da melhor forma o seu tempo livre em casa, e para que se possa também sentir focado e motivado no seu horário de telebralho:
1 - Aproveite para realizar workshops e formações com desconto - O facto de estar em trabalho remoto pode permitir-lhe ter mais tempo para recuperar aquela formação ou workshop que lhe tinha suscitado interesse. Recomendamos que espreite os cursos da Lisbon Digital School. Se está a pensar criar ou dar um boost ao seu negócio online, formações em SEO, E-mail Marketing ou Web Analytics serão certamente uma mais-valia, e pode usufruir de um código de desconto de 30% exclusivo a clientes InvoiceXpress (peça já o seu por email, ou, se ainda não é cliente, crie já uma conta aqui);
2 - Faça visitas virtuais a Museus - O consumo de cultura será certamente um dos mais afectados nesta época de isolamento social. Para combater este impedimento, sugerimos que explore o serviço Google Arts & Culture - uma plataforma pública online através da qual pode consultar obras de arte de todo o mundo, ou que pesquise por visitas virtuais que alguns museus internacionais já disponibilizam. Espreite este artigo do Hyperallergic que lista 12 visitas virtuais de 12 dos mais conceituados museus mundiais;
3 - Explore os serviços de streaming - Não há como negar. Os serviços de streaming vieram para ficar. Neste tempo de quarentena aproveite para explorar os períodos gratuitos dos serviços mais populares para ver do início ao fim aquela série televisiva que sempre lhe suscitou interesse, ou aquele filme de um dos seus realizadores preferidos que nunca teve oportunidade de ver;
4 - Aproveite para ler - Com a correria do dia-a-dia, e com a distracção da tecnologia, nos tempos que correm pode ser cada vez mais difícil pegarmos num livro para ler do início ao fim. Aproveite esta época de isolamento para abrir aquele livro que há meses não sai da sua mesa de cabeceira, ou para ler aqueles artigos que foi acumulando para ver mais tarde com mais calma;
5 - “Vá” ao teatro - Com as salas de espectáculos fechadas, algumas companhias começam a dinamizar iniciativas virtuais para que os espectadores que gostam de teatro não sejam privados desta arte. É o caso, por exemplo, do Teatro Aberto, que todas as noites às 21h transmite online uma das peças dos seus registos de arquivo.

Compilámos estas dicas num guia, por isso aproveite já e faça download do ebook gratuito Guia de Sobrevivência para Trabalhar e Facturar a partir de casa

E você, de que forma está a enfrentar o surto do COVID-19?
Esta é uma crise sem fronteiras, que nos afecta a todos de forma igual, e requer uma grande cooperação social. Tem alguma dica para ajudar a rotina de teletrabalho? Ou tem alguma sugestão para enfrentar com atitude positiva este tempo de quarentena? Partilhe connosco!!
#StaySafe
#FiqueEmCasa
#WorkFromHome


Miguel Coelho

Com formação em Comunicação, o Miguel deixou-se seduzir pelo Digital. Bem-disposto por natureza, livros, séries e desporto são dos seus passatempos favoritos.

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