Já explicámos termos específicos do Marketing Digital, como email marketing ou call-to-action. Também desmistificámos conceitos da Contabilidade, tornando conversas com o seu contabilista sobre amortização, balancete ou fluxo de caixa muito mais simples. Ajudámos ainda empreendedores a compreender a terminologia essencial do setor do empreendedorismo, servindo de apoio na captura de investimento e nas estratégias de crescimento do negócio. Agora, chegou o momento de esclarecer todas as dúvidas sobre faturação com este glossário.
No glossário (dicionário) de faturação que preparámos, encontrará explicações claras e detalhadas sobre os termos importantes, desde a fatura aos documentos de transporte, impostos e software de faturação. Conhecer a função de cada um ajuda a evitar erros e facilita a organização do seu negócio.
Glossário de Faturação
O que é uma Fatura?
A fatura é o documento fiscal que comprova a venda de produtos ou a prestação de serviços, sendo exigida pela Autoridade Tributária (AT) para efeitos fiscais e contabilísticos. Emitir faturas corretas não é apenas uma obrigação legal, mas também uma prática que protege o negócio e garante transparência com clientes e parceiros.
Dados obrigatórios de uma fatura:
- Dados do emitente (empresa ou trabalhador independente)
- Dados do cliente
- Descrição detalhada dos produtos ou serviços, individualmente
- Quantidade, preço unitário, taxa e valor do IVA de cada item
- Número sequencial de faturação
O que é um Item e como organizá-lo?
O item é cada produto ou serviço listado numa fatura com preço, quantidade e impostos. A organização correta dos itens, de forma clara e precisa, permite transparência para o cliente, facilita o cálculo do total da fatura e mantém o registo fiscal correto.
Cada item deve conter:
- Descrição detalhada do produto ou serviço
- Quantidade ou unidade
- Preço unitário
- Valor total e impostos aplicáveis (como IVA)
O que é uma fatura física ou em papel? Ainda é válida?
Uma fatura física ou em papel é um documento que se usa cada vez menos. Nalgumas situações ainda é permitido apresentar faturas em papel, mas deverão ser emitidas através de um meio certificado pela Autoridade Tributária, como um software certificado, ou uma máquina registadora autorizada. Depois, devem ser inseridas manualmente no portal e-fatura.
A legislação aponta para a sua substituição gradual por faturas eletrónicas. As empresas que faturam ao Estado são obrigadas a emitir faturas eletrónicas.
O que é uma fatura eletrónica?
A fatura eletrónica é emitida, exclusivamente, por meios digitais, como um software de faturação certificado, e deverá incluir assinatura digital e QR Code. É transmitida de forma digital e direta à AT, simplificando a gestão fiscal.
O que é a assinatura digital numa fatura?
A assinatura digital numa fatura é uma assinatura eletrónica qualificada, emitida por uma Entidade Certificadora credenciada pelo Sistema de Certificação Eletrónica do Estado (SCEE) – como a DigitalSign, Multicert, CertSign, o próprio Cartão de Cidadão ou a Chave Móvel Digital — que garante a identidade do emissor e assegura que o documento não foi alterado após a sua emissão.
O que é um QR Code na fatura e para que serve?
A fatura com QR Code contém um código que permite a leitura rápida por clientes ou AT. Este recurso agiliza a conferência da fatura, melhora a transparência e facilita a validação automática de dados. O QR Code é gerado automaticamente pelo software de faturação certificado.
O que é uma fatura-recibo?
A fatura-recibo combina fatura e recibo num único documento. Ou seja, ao emitir uma fatura-recibo, o trabalhador ou empresa está a emitir a fatura e, ao mesmo tempo, a confirmar o pagamento recebido. É comum para trabalhadores independentes e microempresas que recebem o pagamento no ato do serviço. Ideal para serviços prestados diretamente ao cliente final.
O que é um recibo?
O recibo confirma que o pagamento de uma fatura foi recebido. É um documento complementar que reforça a prova de pagamento perante clientes e a AT. Pode ser emitido junto com a fatura (fatura-recibo).
O que é uma fatura simplificada?
A fatura simplificada é uma versão resumida da fatura tradicional, usada normalmente em vendas ao consumidor final até um certo limite de valor. De acordo com o artigo 40.º do Código do IVA pode ser emitida até 100 € em qualquer transação ou até 1.000 € para clientes particulares, quando não seja exigida a identificação completa do cliente.
Ideal para vendas rápidas em lojas físicas, serviços de baixo valor ou em que não é necessário detalhar cada item, incluindo o total da fatura, IVA global e identificação básica do emitente e cliente.
O que é uma fatura proforma/orçamento?
A fatura proforma é um documento preliminar e informativo usado para apresentar ao cliente os preços, quantidades e condições de venda de bens ou serviços antes da emissão da fatura oficial. Não tem valor fiscal, nem contabilístico (pagamento de impostos). Funciona como uma proposta comercial.
É um documento idêntico a um orçamento, mas enquanto este é mais utilizado por empresas que prestam serviços, a fatura proforma é essencialmente utilizada por empresas que comercializam produtos.
O que é uma fatura recapitulativa?
Uma fatura recapitulativa é um documento que resume várias operações realizadas com o mesmo cliente durante um determinado período, normalmente um mês. Em vez de emitir uma fatura separada para cada venda ou serviço prestado, a empresa agrupa todas as transações num único documento.
Este tipo de fatura facilita a gestão administrativa e contabilística, reduzindo o número de faturas emitidas. É importante que a fatura recapitulativa indique explicitamente que se trata desse tipo de documento e discrimine os valores de cada operação incluída, garantindo transparência e cumprimento das obrigações fiscais.
O que é uma Nota de Crédito e para que serve?
A nota de crédito é utilizada para corrigir uma fatura emitida com valores incorretos ou produtos/serviços devolvidos. Ao emitir uma nota de crédito, o montante a pagar pelo cliente é reduzido, mantendo a contabilidade correta.
Quando usar uma nota de crédito:
- Erro no valor da fatura
- Devolução de produtos
- Ajustes em serviços já faturados
O que é uma Nota de Débito?
A nota de débito tem o efeito contrário da nota de crédito: aumenta o valor de uma fatura previamente emitida quando há ajustes necessários, como custos adicionais ou serviços extra.
Desta forma, atualiza-se o valor a pagar de forma legal e transparente, mantendo o registo correto das transações para efeitos fiscais.
Conheça mais pormenores sobre a emissão de notas de crédito e notas de débito.
O que são Documentos de Transporte?
Os documentos de transporte são obrigatórios quando existem mercadorias em circulação, conforme o Decreto-Lei n.º 147/2003.
Os documentos de transporte garantem que a movimentação das mercadorias está documentada e em conformidade com a lei, descrevendo produtos e quantidades. O meio de transporte utilizado deve estar identificado (por exemplo, viatura própria, transportadora ou outro) para que as autoridades possam verificar a movimentação das mercadorias durante o transporte.
O que é uma Guia de Remessa?
A Guia de Remessa é um documento de transporte que acompanha produtos enviados de um local para outro, nomeadamente para clientes, detalhando o conteúdo da remessa: os bens, o remetente, o destinatário , o meio de transporte e a finalidade do transporte.
O que é uma Guia de Devolução?
A Guia de Devolução é um documento de transporte que identifica produtos que são devolvidos ao remetente — fornecedor ou empresa. A guia de devolução regista os bens, a origem, o destino e a finalidade da devolução, mantendo o controlo de inventário e ajustando faturação, se necessário.
O que é a série de faturação?
A série de faturação contida na fatura é a sequência numérica ou alfanumérica que organiza as faturas emitidas por uma empresa, criada automática ou manualmente pelo software de faturação certificado, garantindo controlo interno, evitando duplicações ou saltos na numeração e permitindo auditorias e verificações legais.
O que é o ATCUD e porque aparece nas faturas?
O ATCUD (Código Único de Documento) é um código único atribuído a cada fatura, que garante a sua identificação e validação perante a Autoridade Tributária, confirmando a autenticidade do documento e facilitando a fiscalização e rastreabilidade das faturas.
O ATCUD é gerado automaticamente pelo software de faturação certificado quando a fatura é emitida, garantindo conformidade legal.
O que são os dados fiscais na fatura?
Os dados fiscais são informações obrigatórias sobre o emitente e o cliente incluídas em qualquer fatura, como nome ou denominação social, Número de Identificação Fiscal (NIF), morada ou sede e contactos de referência. Estes dados são obrigatórios em qualquer fatura, garantindo transparência e conformidade legal.
O que significa NIF na fatura e quando é obrigatório?
O NIF (Número de Identificação Fiscal) numa fatura identifica fiscalmente o emitente e o destinatário da operação. É uma identificação obrigatória sempre que o cliente é uma empresa ou um trabalhador independente. Para particulares, só é exigido quando os clientes pedem fatura com NIF.
A obrigatoriedade está prevista no Código do IVA, artigo 29.º, n.º 1, alínea b), e nas regras de faturação eletrónica do Decreto-Lei n.º 28/2019.
Como se processa a comunicação da faturação com a AT?
A comunicação da faturação com a Autoridade Tributária é obrigatória e pode ser feita manualmente através do Portal das Finanças e-fatura, ou carregando o ficheiro SAF-T. Em alternativa, e mais usual, a comunicação de faturas pode ser feita automaticamente via software de faturação certificado. A data de submissão da faturação mensal é até ao dia 5 do mês seguinte. Pode conferir estes e outros prazos fiscais no nosso calendário fiscal mensal.
Manualmente no Portal e-fatura
Por um lado, pode inserir cada fatura no Portal e-fatura das Finanças, sejam as faturas emitidas via dispositivo certificado ou em papel impressas em tipografia autorizada.
Há situações excecionais em que ainda é possível emitir faturas em papel, apesar da legislação caminhar para a faturação totalmente eletrónica. Exemplo: quando há falha do sistema informático, falha de energia; sujeitos passivos isentos de IVA (art. 53.º CIVA — Volume de faturação até 15 mil euros); empresas com volume de negócios inferior a 50 mil euros; quem emite menos de 5 faturas por mês para consumidores finais.
Carregar o ficheiro SAF-T
Por outro lado, pode descarregar o ficheiro SAF-T do seu software de faturação e submetê-lo manualmente através do Portal das Finanças. Acontece também, por exemplo, com máquinas registadoras e POS certificados que não permitem comunicação automática.
Comunicação automática da faturação
Por fim, a comunicação pode ser feita de forma cómoda e rápida automaticamente através do software de faturação. No InvoiceXpress, programa de faturação online certificado pela AT pode definir que a comunicação seja feita a cada fatura emitida.
Para mais detalhes, consultar o Decreto-Lei nº 28/2019.
O que é o ficheiro SAF-T da faturação?
O SAF-T é um ficheiro digital normalizado (em formato XML) que contém toda a informação fiscal relevante de uma empresa, como faturas, recibos, notas de crédito, inventário e movimentos contabilísticos. O ficheiro SAF-T é gerado automaticamente por softwares de faturação ou máquinas registadoras certificadas. Deve ser enviado à Autoridade Tributária, geralmente de forma mensal, de forma manual ou automática, para efeitos de controlo e fiscalização.
O que é o ficheiro SAF-T da contabilidade?
O ficheiro SAF-T da contabilidade é uma versão do SAF-T que contém toda a contabilidade da empresa, não apenas as faturas.
Inclui informações como: lançamentos contabilísticos, planos de contas, documentos de suporte (faturas, recibos), inventário e impostos. Este ficheiro é usado em auditorias fiscais e inspeções, permitindo à Autoridade Tributária analisar de forma completa a situação contabilística da empresa.
Ao contrário do SAF-T de faturação, que tem envio mensal obrigatório (até ao dia 5 do mês seguinte), o SAF-T da contabilidade deve estar pronto a enviar sempre que a AT o exigir, dentro dos prazos indicados na notificação de fiscalização.
O que é a comunicação automática de faturas?
A comunicação automática de faturas é o envio direto e imediato das faturas emitidas por uma empresa para a Autoridade Tributária (AT), sem necessidade de intervenção manual do utilizador.
Isto é possível quando se utiliza um software de faturação certificado com integração com os sistemas da AT. Cada fatura emitida é transmitida eletronicamente em tempo real ou em data agendada dentro do prazo (até ao dia 5 do mês seguinte)..
O que é o IVA nas faturas?
O IVA (Imposto sobre o Valor Acrescentado) é um imposto obrigatório (salvo isenções) que incide sobre a venda de bens e prestação de serviços em Portugal. Nas faturas, o IVA aparece como um valor adicional ao preço do bem ou serviço, discriminado por taxa aplicável (normal, intermédia ou reduzida). O valor do IVA deve ser indicado separadamente na fatura, declarado à AT através da declaração periódica do IVA e devolvido o montante ao Estado.
Se um serviço custa 100 € e a taxa é 23 %:
- IVA = 100 × 0,23 = 23 €
- Total da fatura = 100 + 23 = 123 € — O cliente paga 123€, mas 23€ são devolvidos ao Estado.
Tenha acesso ao Guia do IVA para estrangeiros.
Como o IVA é calculado e cobrado (regime de IVA)?
O regime de IVA define quem cobra, quanto cobra e como declara o imposto à AT.
Existem diferentes regimes de IVA, por exemplo:
- Regime normal de IVA – empresas cobram IVA em todas as vendas e podem deduzir o IVA das compras.
- Regime de isenção (art. 53.º do CIVA) – aplicável a pequenos negócios ou profissionais liberais abaixo do limite de faturação (até 15 mil euros em 2025), que não cobram IVA nas faturas.
- Regimes especiais – aplicáveis a setores específicos, como agricultura, hotelaria, transporte internacional e outros.
Conheça os Regimes de IVA em Portugal.
Quais os motivos de isenção de IVA?
Os principais motivos de isenção de IVA em Portugal são:
- Limite de faturação – pequenos negócios ou profissionais liberais com faturação anual até 15 000 € (2025).
- Tipo de atividade – algumas atividades específicas estão isentas independentemente do volume de negócios, como saúde, educação, serviços financeiros e de seguros, cultura, desporto e certas operações imobiliárias.
- Operações internacionais – exportações de bens e serviços para fora da UE ou vendas para empresas noutros Estados-membros com número de IVA válido — IVA autoliquidação.
O que é um software de faturação certificado?
Um software de faturação certificado é um programa autorizado pela AT para emitir faturas válidas. O InvoiceXpress, além de ser um software certificado, tem a vantagem de funcionar online, podendo emitir as faturas num qualquer local do mundo com acesso à internet. A comunicação da faturação pode ser feita automaticamente com as Finanças.
O que é uma API (Application Programming Interface)?
Uma API é como uma ponte que permite que dois programas diferentes “conversem” entre si. No caso do software de faturação, isso significa que ele pode trabalhar junto com outras ferramentas da empresa sem precisar de mexer manualmente nos dados.
Por exemplo:
- Se vende produtos numa loja online, a API faz com que o stock seja atualizado automaticamente no software de faturação.
- Quando alguém faz uma compra, a API pode gerar a fatura automaticamente, sem precisar de criar à mão.
- Também pode enviar informações para outro programa, como gerar relatórios contabilísticos, sem que tenha de copiar e colar dados.
A API torna tudo mais rápido, automático e fiável, porque os programas trocam informações e sincronizam dados sozinhos. Conheça a API InvoiceXpress.
O que é uma autoliquidação de IVA?
A autoliquidação de IVA é quando o próprio adquirente do bem ou serviço calcula e entrega o IVA à Autoridade Tributária, em vez de ser o vendedor a cobrar e entregar o imposto.
Por exemplo:
- Exportações – Bens e serviços vendidos para fora da União Europeia: o vendedor em Portugal não cobra IVA, mas o cliente no país de destino pode ter de pagar o imposto local.
- Transações intracomunitárias – Vendas de bens para empresas noutros Estados-membros da UE com número de IVA válido: o cliente aplica o IVA no seu país (mecanismo chamado reverse charge).
Saiba como funciona a Liquidação do IVA em operações internacionais.
- Transações específicas em Portugal – Algumas operações nacionais estão sujeitas a autoliquidação, por exemplo: construção civil (empreiteiros que contratam subempreiteiros); venda de sucata ou determinados produtos metálicos; serviços prestados por não residentes sujeitos a IVA.
O que significa uma fatura com IVA isento?
Uma fatura com IVA isento significa que, embora a operação (venda de bens ou prestação de serviços) esteja legal, não se cobra IVA sobre o valor da fatura.
Isso pode acontecer por diferentes motivos, como:
- O vendedor está no regime de isenção de IVA (ex.: pequenos negócios ou profissionais liberais com faturação anual até 15 000 €).
- A operação se enquadra em atividade isenta de IVA (como serviços de saúde, educação ou certos serviços financeiros).
- É uma exportação ou uma venda intracomunitária para empresas com número de IVA válido.
Na fatura, é obrigatório indicar o motivo da isenção, para que fique claro que o imposto não foi cobrado de acordo com a lei. No InvoiceXpress a lista de motivos de isenção já está pré-definida no programa, basta selecionar o indicado para cada situação.
Este glossário de faturação é um guia para empreendedores, contabilistas e profissionais conhecerem termos relacionados com a faturação e respetivos documentos fiscais. Compreender termos como fatura, nota de crédito, SAF-T ou software de faturação certificado ajuda a evitar erros, cumprir obrigações legais e agilizar processos.
O software de faturação online certificado, InvoiceXpress, simplifica a emissão de faturas, permite comunicação automática com a AT e garante segurança para si e para os seus clientes. Crie uma conta InvoiceXpress grátis.
Perguntas Frequentes (FAQ) sobre Faturação
É um programa aprovado pela AT, que garante a emissão de faturas válidas, comunicação automática e conformidade fiscal.
A fatura simplificada é mais resumida e usada em vendas ao consumidor final até um valor limite. A fatura normal identifica o cliente e detalha todos os itens e valores. A fatura-recibo (ou recibo verde) é emitida por trabalhadores independentes ao receber o pagamento.
A fatura eletrónica é emitida digitalmente e enviada automaticamente à AT. Deve incluir assinatura digital e QR Code para validação rápida.
O ATCUD identifica unicamente cada fatura, garantindo autenticidade e rastreabilidade perante a Autoridade Tributária.
De acordo com a lei portuguesa, as faturas e documentos relacionados com a contabilidade e fiscalidade devem ser guardados por cada negócio durante 10 anos. Esse prazo aplica-se tanto a empresas como a trabalhadores independentes. Exporte sempre os seus dados e histórico do seu programa de faturação.
