As faturas com contribuinte são importantes para empresas e consumidores.
Por um lado, as faturas com contribuinte são uma obrigação fiscal que ajuda no combate à fraude e fuga de impostos. Por outro, trazem diversas vantagens, como a possibilidade de justificação de despesas e dedução de custos na atividade de empresas e trabalhadores independentes em IRC e IRS, facilitando a contabilidade.
Além disso, apesar de não ser obrigatório incluir o NIF para efeitos de trocas, devoluções ou garantias, tê-lo na fatura facilita estes processos.
Neste artigo, vamos esclarecer as principais obrigações, benefícios e questões frequentes sobre faturas com contribuinte.
Quem está obrigado a emitir faturas?
Todos os empresários, trabalhadores individuais e ENI (Empresários em nome individual), sujeitos passivos de IVA, independentemente da sua área de negócio, do seu tipo de atividade ou regime de tributação são obrigados a emitir faturas ou faturas-recibo desde que a transação esteja sujeita a imposto.
Mesmo que estejam isentos de IVA (artigo 9º ou 53º do Código do IVA), devem emitir os documentos de faturação que comprovem a transação comercial.
Todos os consumidores têm o direito a solicitar e a receber a fatura ou recibo relativos aos bens ou serviços adquiridos.
Contudo, a obrigatoriedade de emitir faturas nem sempre é clara para todos. É normal existirem dúvidas, como por exemplo, se é ou não obrigatório emitir faturas (com ou sem contribuinte) ou se solicitar uma fatura é pedir demais.
Efetivamente, há profissionais que não são obrigados a emitir faturas, mas cada serviço ou produto adquirido deve dar lugar – sempre – a um recibo comprovativo do valor pago.
Os documentos – fatura simplificada ou fatura recibo ou recibo – devem ser emitidos mesmo que o cliente não os solicite ou mesmo que estejam em causa baixos valores.
Os profissionais isentos de IVA, ao abrigo do art.º 9º do CIVA (médicos, enfermeiros, etc.), ficam isentos da emissão de faturas. Contudo, devem emitir os recibos que comprovam o pagamento do serviço. Consulte o CIVA para confirmar quais as operações isentas de IVA e, portanto, ficam dispensadas da emissão de faturas.
Mas – e há sempre um mas – se o cliente que adquirir o serviço for sujeito passivo de IVA, passa a ser obrigatória a emissão de fatura (com ou sem contribuinte).
Exemplo: o serviço de visita guiada a um museu, integrado numa atividade para os colaboradores da sua empresa e pago pela empresa, deve dar lugar a uma fatura.
Esta é uma das exceções à isenção de emitir faturas, mas há outras previstas no Código do IVA, tais como:
- Exportações e operações isentas (art. 14º);
- Operações no estrangeiro que seriam tributáveis em Portugal;
- Despesas acessórias: embalamento, comissões, seguros e transportes (nº 2, art. 17º);
- Transmissões de bens e serviços para zonas francas, entrepostos e depósitos provisórios (nº 1, art. 15º);
- Bens e serviços para construção, reparação ou abastecimento de plataformas de perfuração em águas territoriais (nº 1, art. 15º);
- Operações isentas como créditos, garantias e gestão de fundos quando o destinatário está fora da UE (art. 9º);
- Transmissões de bens e serviços contínuos previstas no art. 7º
Ou seja, estas operações estão obrigadas à emissão de fatura.
Registo, comunicação e classificação de faturas: como e quem deve fazê-lo?
O portal E-fatura responde à pergunta dos consumidores:
Porquê pedir fatura?
“Quando exige fatura garante que os impostos que pagamos são entregues ao Estado. É um dever de cidadania, que aumenta a justiça, contribuindo para o combate à fraude e evasão fiscal. Não é justo pagar mais impostos por existirem contribuintes (cidadãos ou empresas) que não cumprem as suas obrigações fiscais.”
Todas as faturas com contribuinte ficam registadas no portal e-Fatura.
Para tal, os emitentes das faturas são obrigados a comunicá-las à Autoridade Tributária, automaticamente através de um software de faturação como o InvoiceXpress, ou através da submissão do ficheiro SAF-T mensalmente, que depois ficam registadas no e-Fatura.
Aliás, nesta plataforma o consumidor pode também registar faturas com o seu contribuinte que, por algum motivo, lá não apareçam, ou caso tenha sido emitida em nome de “consumidor final”, portanto, sem número de contribuinte.
As faturas dos bens e serviços adquiridos que estão registadas na plataforma e-Fatura têm de posteriormente ser classificadas, indicando a atividade a que diz respeito a despesa sujeita a IVA.
Os trabalhadores Independentes e a classificação de faturas com contribuinte
Os trabalhadores Independentes conhecem bem este processo, pois têm inclusive de indicar se a respetiva fatura diz respeito a uma despesa no âmbito da sua atividade profissional ou não.
Em janeiro deste ano, o Governo português anunciou que este passo moroso, que toma tempo precioso aos empreendedores, será simplificado com a criação de um número de identificação fiscal especialmente dedicado à atividade, e, assim, as despesas ficam automaticamente classificadas e associadas ao negócio no ato da compra.
Conheça neste artigo estas e outras medidas de simplificação fiscal anunciadas.
Emissão de fatura: dados obrigatórios
Para que uma fatura seja válida, deve cumprir determinados requisitos legais, garantindo transparência e conformidade fiscal.
Vamos relembrar os dados obrigatórios de uma fatura:
- Identificação e NIF de quem emite as faturas
- Identificação e NIF do cliente
- Data de emissão
- Descrição detalhada dos bens ou serviços
- Valor e taxa de IVA (justificar se houver isenção do imposto)
- Preço total a pagar
Existem ainda outros elementos que devem constar nas faturas, mas, sobre isso, nada melhor do que ler o nosso artigo dedicado ao tema: Elementos obrigatórios a constar nas faturas em 2025. Ou consultar o nº 5 do art. 36º do Código do IVA.
Já vimos quem está obrigado a emitir faturas e quais os dados que devem constar no documento. Também abordámos as isenções e os casos em que operações habitualmente isentas exigem faturação.
Como em qualquer questão fiscal em Portugal, a legislação é extensa, mas compreendê-la ajuda os empreendedores a gerir o seu negócio com tranquilidade.
Vamos agora conhecer as vantagens da fatura com contribuinte para empresas e consumidores.
6 vantagens de pedir faturas com número de contribuinte
- Deduzir despesas em sede de IRS;
- Justificar despesas e deduzir custos à atividade empresarial ou de trabalhadores independentes;
- Benefícios fiscais para o consumidor relacionados com a saúde, educação, lares, cabeleireiros, mecânica;
- Evitar pagamento de multas ou coimas por falta de declaração de despesas e rendimentos;
- Facilita trocas ou devoluções de artigos, etc., pois estando registado com identificação, é mais fácil recuperar o documento associado.
- Possibilita o pedido rápido de uma segunda via da fatura.
Um outro benefício de pedir fatura com contribuinte, em vigor desde 2014, era o acesso ao sorteio da Fatura da Sorte, mas foi encerrado pelo Governo no final de 2023. Desconhece-se se irá reabrir.
Faturas com número de contribuinte: Resposta a 4 perguntas frequentes
1. O que o comerciante/empresa deve fazer para incluir o NIF após a emissão da fatura?
Corrigir uma fatura para incluir o número de identificação fiscal dá trabalho? Sim, dá algum.
Mas o empresário tem a obrigação de emitir uma fatura com contribuinte ao cliente. Se emitir uma fatura simplificada, por exemplo, e o cliente pedir para incluir o número de identificação fiscal, pode emitir uma Nota de Crédito para correção dos dados – neste caso, o NIF do cliente na fatura. Na prática, será emitida uma nota de crédito e uma nova fatura. Fica resolvido.
Para evitar passar por correções dos documentos de faturação, e perder algum tempo, emita sempre a fatura ou recibo com o contribuinte do consumidor. Se o cliente lhe apresentar o cartão e-fatura, evitará possíveis erros de digitação do número. Veja mais abaixo do que se trata e como o cliente pode obter o cartão e-fatura.
Se emitir as faturas com o programa de faturação online InvoiceXpress, seja na venda de bens, seja na prestação de serviços, terá duas opções para efetuar a correção:
1º Cancelar a fatura e emitir uma nova (caso não tenha sido comunicada ao cliente ou à AT – a comunicação à AT pode ser automática após 3 dias ou até ao dia 5 de cada mês, através da entrega do ficheiro SAF-T).
2º Emitir uma nota de crédito associada à fatura anterior, identificando-a, e emitir uma nova fatura com os dados corretos.
Estes são procedimentos legais indicados. E o Invoicexpress, software de faturação certificado pela AT, garante-lhe sempre conformidade legal na gestão da sua faturação.
2. Fatura com contribuinte: E se o emitente/empresa se recusar a emitir a fatura com contribuinte?
Se o colaborador ou responsável da empresa se recusar a emitir a fatura, fatura-recibo ou fatura simplificada com o número de contribuinte, estará a infringir a lei. Como tal, o cliente/consumidor tem o direito a apresentar uma queixa no livro de reclamações, físico ou online.
O CIVA, Código do IVA (CIVA), no seu Artigo 36º define as formalidades e os prazos para a emissão de faturas, incluindo a obrigatoriedade de inclusão do NIF do cliente quando solicitado.
Contudo, a não emissão da fatura com contribuinte, entre outras, é considerada uma infração tributária e está sujeita a coimas previstas no Regime Geral das Infrações Tributárias (RGIT – Artigo 123.º). De salientar que o valor das Coimas varia entre 100 e 2500€.
3. Fatura com contribuinte: E se o cliente/consumidor se recusar a fornecer o NIF para incluir na fatura?
Se o cliente se recusar a incluir o NIF na fatura, o empreendedor deve informá-lo que inserir o Número de Identificação Fiscal é obrigatório por lei. Caso o cliente insista em não indicar o NIF, a fatura deve ser emitida com a indicação “Consumidor Final”.
O emitente da fatura pode ainda incluir um NIF genérico “999999990” para efeitos de comunicação à AT, como habitualmente. Este é um requisito técnico, entre outros, mencionado no Despacho nº 8632/2014, de 3 de julho, dedicado aos programas de faturação.
O cliente pode estar com pressa, não saber o NIF ou ter-se esquecido do número e, por isso, não querer incluí-lo na fatura. Porém, há uma solução para este problema. No Portal das Finanças, na secção e-Fatura, é possível obter um documento que facilita a comunicação do NIF – o cartão e-fatura, não necessitando de decorar o número de identificação fiscal, nem de o soletrar em voz alta.
Para o consumidor obter o seu cartão e-fatura, basta aceder ao Portal das Finanças, clicar em e-fatura, em seguida em “adquirente”, seguir até ao fundo “obter cartão e-fatura”. Em seguida, será gerado um ficheiro que deve imprimir, recortar e guardar para que possa ser mostrado em cada transação comercial.
4. Se pedir a fatura com contribuinte, as Finanças vão saber a minha vida?
Pedir fatura com contribuinte não significa que as Finanças vão “saber a sua vida”, pois os artigos que compra ou os serviços a que recorre não são comunicados à AT. Mas, as Finanças vão ficar a saber as transações comerciais que ocorrem. E esta informação é importante para combater a evasão fiscal.
Efetivamente, a fatura será comunicada à Autoridade Tributária e a AT irá ter conhecimento da transação comercial, mas apenas terá acesso ao código CAE do estabelecimento, a data da transação e o valor. Essa informação será cruzada para verificar que há conformidade fiscal, e que os mesmos valores foram declarados por parte da empresa, por exemplo. Os artigos ou serviços que comprou não vão chegar à AT.
A transação fica registada no e-Fatura e, por isso, o contribuinte poderá também beneficiar de deduções fiscais em despesas gerais, de saúde ou de educação para efeitos de IRS.
Se declarar tudo corretamente, e não houver intenções de fraude ou omissão de rendimentos, não há motivo para preocupação, seja para as empresas, seja para os consumidores.
Ao utilizar o software de faturação online InvoiceXpress garante a conformidade com a lei e conta com um parceiro fiável para emitir todas as faturas com contribuinte que forem necessárias.
Que venham muitas faturas, é bom sinal!
