Faturação Eletrónica: O que é a Assinatura Eletrónica Qualificada?


Com o novo adiamento do Governo, as faturas em PDF continuarão a ser consideradas faturas eletrónicas até ao próximo dia 30 de junho. Após essa data é obrigatório que incluam uma assinatura digital qualificada. Explicamos-lhe tudo sobre o tema.


Faturação Eletrónica: O que é a Assinatura Eletrónica Qualificada?

Com o objetivo de mitigar os efeitos da pandemia para as empresas, o Executivo voltou a adiar a obrigatoriedade de implementação da faturação eletrónica, para negócios que faturem a entidades públicas, para empresas abrangidas por contratos públicos ou para negócios de grande volume, por mais três meses.

As faturas enviadas em PDF serão assim aceites como faturas eletrónicas até ao final do próximo mês de junho, como reflete o Despacho N.º 72/2021-XXII, assinado pelo Secretário de Estado Adjunto dos Assuntos Fiscais.

Autenticidade da Emissão de Faturas por via eletrónica

Para além das faturas em papel, essas empresas poderão assim emitir faturas eletrónicas, mas terão de cumprir alguns requisitos, como a utilização de um programa certificado, de que é exemplo o InvoiceXpress - software de faturação certificado pela Autoridade Tributária n.º 192.

Adicionalmente, segundo o Despacho-Lei n.º 28/2019, que procede à regulamentação das obrigações relativas ao processamento de faturas e outros documentos fiscalmente relevantes, no que toca à emissão de faturas por via eletrónica, foi estabelecido que apenas se considera “garantida a autenticidade da origem e a integridade do conteúdo dos documentos emitidos por via eletrónica se adotado um dos seguintes procedimentos”:
- Aposição de uma assinatura eletrónica qualificada;
- Aposição de um selo eletrónico qualificado;
- Utilização de um sistema de intercâmbio eletrónico de dados (EDI Europeu)

O que é então a Assinatura Eletrónica Qualificada?

Trata-se de uma assinatura digital, que só pode ser emitida por uma entidade credenciada para o efeito, que permite confirmar a autenticidade da assinatura que consta num documento digital, ou seja, identifica a empresa que é responsável pela emissão do documento.

A aposição de uma assinatura digital a um documento, por vontade própria, garante o seu valor probatório perante a lei, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados contidos nesse mesmo documento.

Quais os documentos que deverão ter Assinatura?

De acordo com a regulamentação criada, devem ser assinadas as faturas e os demais documentos fiscalmente relevantes (recibos, guias de transporte) enviados por email ou por outra via eletrónica, seja em formato PDF, seja em formato XML/EDI.

Qual a diferença entre a Assinatura Qualificada e o Selo Qualificado?

Na prática, os dois mecanismos irão cumprir o mesmo objetivo de autenticação. Enquanto a assinatura digital conterá informação da pessoa que está a assinar (o diretor financeiro da empresa, por exemplo), o selo eletrónico terá apenas informação encriptada que irá identificar a empresa.

Qual a diferença entre Assinatura Eletrónica Qualificada e Assinatura Digital Qualificada?

Nenhuma, são exatamente a mesma coisa. Apesar de “Assinatura Eletrónica Qualificada” ser o termo oficial, legislado pelo Governo no Despacho-Lei n.º 28/2019, a expressão “Assinatura Digital Qualificada” tem sido mais utilizada no mercado de forma a distinguir esta assinatura da faturação eletrónica, e evitar assim qualquer mal-entendido.

O InvoiceXpress não tinha uma Assinatura Digital?

Sim. A assinatura digital que o InvoiceXpress coloca atualmente nas suas faturas são certificadas por uma entidade credenciada, mas são como uma assinatura digital encriptada, que garantem a integridade dos seus documentos.

Ou seja, através desta certificação o nosso software de faturação atua quase como uma procuração e insere uma assinatura digital nos seus documentos, que atenta a sua origem e segurança.

Contudo, esta assinatura digital não é a mesma coisa que a Assinatura Eletrónica Qualificada que abordámos neste artigo, cuja responsabilidade passa agora para cada entidade emissora de faturas.

Mas não se preocupe, a nossa equipa já está a trabalhar com várias entidades, incluindo a AMA - Agência para a Modernização Administrativa e o seu SAFE - Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas, com o objetivo disponibilizar um serviço de assinatura eletrónica qualificada, através do qual cada cliente/empresa possa introduzir a sua assinatura digital.

Se ainda não é cliente InvoiceXpress, e todo este tema da faturação eletrónica lhe parece complicado, nada tema: confie no nosso software certificado para emitir faturas sem complicações e de acordo com todas as alterações legais exigidas pela Autoridade Tributária. Veja o que tem estado a perder aqui, e crie já a sua conta grátis, por 30 dias, sem qualquer compromisso.


Miguel Coelho

Com formação em Comunicação, o Miguel deixou-se seduzir pelo Digital. Bem-disposto por natureza, livros, séries e desporto são dos seus passatempos favoritos.

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