Com a transição digital em curso, muitos negócios ainda têm dúvidas sobre o que é realmente uma fatura eletrónica. Apesar de ainda ser opcional, a emissão de faturas eletrónicas é um caminho de modernização que está em curso há alguns anos.
Contexto legal sobre a faturação eletrónica
A obrigatoriedade da faturação eletrónica ficou definida no Decreto-Lei n.º 123/2018, de 28 de dezembro. Este decreto transpõe a Diretiva Europeia 2014/55/UE, que visa a implementação da faturação eletrónica nos contratos públicos.
O administração pública foi o primeiro setor a adotar a fatura eletrónica: desde 2019 para as relações comerciais com a administração direta, órgãos de soberania e institutos públicos; em 2020 para as autarquias e regiões autónomas. A partir de janeiro de 2021 foram abrangidas as grandes empresas privadas que necessitassem emitir faturas a organismos públicos.
Assim, a fatura eletrónica começou a tornar-se obrigatória em Portugal para todos os fornecedores da Administração Pública, públicos e alguns privados (grandes empresas).
Contudo, a faturação eletrónica alargada ao setor privado foi consolidada com o Decreto-Lei nº28/2019 de 15 de fevereiro, mas com implementação faseada e que ainda está em curso.
O decreto-Lei menciona, por um lado, no art. 3º, que um dos meios de processamento de faturas devem ser “Programas informáticos de faturação, incluindo aplicações de faturação disponibilizadas pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT)”, em que o InvoiceXpress, software de faturação online certificado, se inclui.
Por outro lado, no art. 6º indica que os negócios devem “garantir a autenticidade da origem, a integridade do conteúdo e legibilidade das faturas…”, através da assinatura digital e do selo eletrónico. E, ainda, é dispensada a “impressão das faturas em papel ou da sua transmissão por via eletrónica” ao cliente, entre outras mudanças que visam a implementação da faturação eletrónica em Portugal.
Neste artigo, explicamos de forma simples tudo o que precisa de saber sobre a faturação eletrónica e mostramos como o InvoiceXpress pode ajudar o seu negócio a emitir uma fatura eletrónica de forma fácil, legal e em qualquer lugar com acesso à internet.
O que é a fatura eletrónica?
A fatura eletrónica é um documento fiscal que o utilizador emite, envia e arquiva por meios digitais, com validade legal idêntica à da fatura em papel, mas diferente da fatura em formato PDF.
Além da obrigatoriedade de incluir QR Code, para considerarmos o documento uma verdadeira fatura eletrónica, este deve cumprir mais dois requisitos:
1. Ter um formato eletrónico estruturado, como XML (não apenas PDF).
As empresas em Portugal e na União Europeia usam maioritariamente este formato para a emissão de faturas eletrónicas. Este ficheiro digital permite que os sistemas informáticos, como programas de contabilidade, processem os dados da fatura de forma organizada.
Em Portugal, o formato XML de uso obrigatório para a comunicação da faturação com o setor da administração pública é o CIUS-PT (Core Invoice Usage Specification – Portugal). Apesar de o setor privado poder optar por outros formatos XML, a maioria opta pelo CIUS-PT.
O InvoiceXpress é um programa de faturação certificado que cumpre com todas estas normas e está preparado para gerar faturas no formato CIUS-PT exigido pela Administração Pública, o que garante a interoperabilidade na faturação eletrónica.
2. Conter uma assinatura digital qualificada ou um selo eletrónico qualificado, que garante a autenticidade do emissor e assegura que ninguém alterou o documento após a sua emissão. São selos de confiança digital que conferem validade jurídica à fatura eletrónica.
A assinatura digital qualificada tem o valor jurídico de uma assinatura feita à mão. Para a adicionar à fatura, é necessário um certificado digital qualificado que uma entidade credenciada emita (ver lista em https://www.ecce.gov.pt/certificados/) – como a DigitalSign, Multicert, CertSign, o próprio Cartão de Cidadão ou através do serviço Autenticação Gov. Ao aplicar a assinatura digital, o software de faturação gera um código único associado ao emissor e ao documento, garantindo a legalidade do documento de faturação.
O selo eletrónico é o equivalente da assinatura digital, mas quando a empresa emite a fatura em seu nome. Os passos para obter o selo eletrónico qualificado são semelhantes ao processo para obter a assinatura digital qualificada.
O que não é uma fatura eletrónica?
Com a transição para sistemas de faturação online, tornou-se comum usar o termo “fatura eletrónica” para qualquer documento emitido em formato digital.
Porém, nem todas as faturas digitais são faturas eletrónicas.
Vejamos as diferenças:
| Fatura digital | Fatura eletrónica |
| Fatura criada ou enviada por meios eletrónicos, como:Um PDF gerado num programa de faturação Um PDF criado a partir de um processador de texto (programa não certificado). Fatura em papel digitalizada como imagem. | Documento estruturado, criado num formato normalizado (como o XML), que cumpre requisitos legais específicos e que inclui uma assinatura digital qualificada ou um selo eletrónico qualificado. |
Uma fatura eletrónica só é válida como tal se contiver uma assinatura digital com certificado qualificado (assinatura digital qualificada ou selo eletrónico qualificado) e emitida num formato estruturado (XML).
A Ordem dos Contabilistas Certificados tem uma explicação completa e fundamentada sobre o que é a faturação eletrónica.
Como funciona a fatura eletrónica?
Com um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária, como o InvoiceXpress, não tem de pensar muito no funcionamento de uma fatura eletrónica, pois, depois de configurar a sua assinatura digital, o processo é automático e intuitivo.
Apesar de simples, a emissão da fatura eletrónica obedece a algumas regras técnicas definidas que é importante relembrar, como por exemplo:
1. Emissão da fatura
O software de faturação certificado gera automaticamente o ficheiro com os dados fiscais obrigatórios. No InvoiceXpress, ao criar a ficha de cliente, preenche os campos de identificação. Depois, sempre que precisar de emitir uma fatura, basta selecionar o cliente e o sistema insere automaticamente a informação no documento de faturação. Se o serviço for recorrente, pode também gravá-lo na ficha do cliente. A emissão da fatura torna-se um processo rápido.
2. Assinatura digital qualificada
Aplica-se uma assinatura eletrónica qualificada (por exemplo, através do Serviço SAFE da plataforma Autenticação.gov.pt – Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas certificado pelo Estado português), garantindo autenticidade e integridade da fatura. O InvoiceXpress suporta a assinatura digital de faturas através do SAFE e da Multicert.
3. Envio da fatura
A fatura é transmitida eletronicamente, por email ou outro canal digital seguro com o cliente, ou através do portal EDI para comunicação com as Finanças.
Para o cliente, o InvoiceXpress envia a fatura por email diretamente. Em alternativa, pode descarregar o documento em formato PDF e encaminhar ao cliente por outro meio.
Para o Estado, tem a opção de fazer a comunicação da fatura para a AT através do envio automático de cada documento emitido pelo InvoiceXpress. O nosso software de faturação permite também comunicar o ficheiro SAF-T às Finanças (até ao dia 5 do mês seguinte ao da faturação). O ficheiro SAF-T contém os dados mensais das faturas e documentos fiscais de uma empresa. Depois de configurar a comunicação, não necessita de fazer mais nada.
Apesar de a comunicação automática ser a forma mais prática, no InvoiceXpress é possível exportar o ficheiro SAF-T em formato XML para o receber no seu email. Depois, o utilizador ou o seu contabilista certificado submetem o ficheiro manualmente na página E-fatura no Portal das Finanças.
Para quem usa plataformas online, tem a possibilidade de automatizar a emissão da fatura, integrando o InvoiceXpress com diversas lojas online e usando plugins: por exemplo, WooCommerce, Amazon, Hotmart, entre muitos outros, que permitem gerar faturas automáticas após cada pagamento.
4. Arquivo das faturas
O emissor deve guardar a fatura digitalmente, mesmo que seja uma fatura em papel digitalizada, durante 10 anos, conforme exigido pela Autoridade Tributária.
Ainda não aderiu à fatura eletrónica?
Ao fazê-lo, vai simplificar processos, reduzir custos e aumentar a eficiência do seu negócio.
Quando é obrigatória a fatura eletrónica?
Em Portugal, a faturação eletrónica é obrigatória para todas as grandes empresas que fornecem bens ou serviços ao Estado, desde 2021. Esta medida decorre da Diretiva Europeia 2014/55/UE que o Decreto-Lei n.º 28/2019 transpôs para a legislação portuguesa.
Desde 1 de janeiro de 2025, a lei obriga todas as micro, pequenas e médias empresas (PME) que trabalhem com entidades públicas a emitir faturas eletrónicas no formato CIUS-PT, o padrão definido para garantir a interoperabilidade e a validade legal dos documentos de faturação. O portal eSPap (SPFin) disponibiliza informações oficiais sobre as obrigações de emissão e receção de faturas eletrónicas no setor público.
No setor privado, o uso da faturação eletrónica mantém-se facultativo até ao final do ano de 2026, período de transição que antecede a adoção generalizada das faturas eletrónicas.
Fatura eletrónica: 6 vantagens para começar a usar já
A adesão à faturação eletrónica traz vantagens diretas para o Fisco português e para as empresas.
A primeira delas é o cumprimento automático das regras legais da Autoridade Tributária, garantindo conformidade legal e eliminando o risco de incumprimentos. Além disso, a emissão de faturas eletrónicas permite um processo mais transparente, reduzindo a aplicação de multas.
Mas, há muitas outras vantagens para o seu negócio:
1. Redução de custos operacionais
Menos papel, menos impressão e menos complexidade para organizar um arquivo físico. A digitalização do processo reduz despesas administrativas e o tempo gasto em tarefas repetitivas, e liberta tempo e recursos para outras tarefas mais importantes do negócio.
2. Emissão e envio instantâneos, sem burocracia
As faturas são criadas e enviadas em segundos, sem burocracias ou esperas, permitindo que o cliente receba o documento de forma rápida e segura.
3. Segurança reforçada graças à assinatura digital qualificada
Garante autenticidade, integridade e validade legal do documento. Evita fraudes e alterações indevidas ao documento.
4. Gestão centralizada e integração com diversos sistemas
Integra sistemas de contabilidade e plataformas de pagamento. Facilita a reconciliação financeira e o controlo global das operações. Melhora a comunicação entre departamentos, pela partilha instantânea dos documentos de faturação.
5. Sustentabilidade ambiental
A faturação eletrónica elimina o uso de papel, sendo uma prática mais responsável e verde. Além disso, reforça a imagem da marca, ou negócio, como sendo sustentável e moderna.
6. Automatização de processos
Emissão automática após pagamento online. Aumenta a eficiência e reduz erros humanos. Permite maior consistência no fluxo de trabalho.
Exemplo prático das vantagens em funcionar com faturação eletrónica:
Com a nova aplicação oficial InvoiceXpress + Stripe — infraestrutura de pagamentos para a internet, cada pagamento recebido nesta plataforma gera automaticamente uma fatura ou fatura-recibo legal e digital, sem intervenção manual.
Com a adoção da faturação eletrónica, regista menos probabilidade de esquecimentos na emissão de faturas, menos atrasos nos recebimentos, melhor fluxo de caixa. Conheça todos os plugins de integração que ligam o seu negócio ao programa de faturação, InvoiceXpress.
Fatura eletrónica Vs fatura em PDF Vs fatura em papel
| Tipo de fatura | Formato | Assinatura Digital qualificada | Validade legal | Obrigatoriedade |
| Fatura eletrónica | XML | Sim | Sim | Sim. Obrigatória para negócios com o setor público (desde jan. 2021) |
| Fatura em PDF | Não | Depende da aceitação do cliente | O Estado considera-a válida como fatura eletrónica, mesmo sem assinatura digital qualificada, até ao final de 2026. A partir de janeiro de 2027 apenas as faturas com assinatura digital qualificada serão consideradas válidas. | |
| Fatura em papel | Papel (o sistema aceita apenas faturas emitidas em livros de tipografia certificada ou por programa/dispositivo de faturação certificado. Não são aceites faturas criadas em Word, Excel ou outros formatos manuais). | Não | Sim. Depende da aceitação do cliente | Opcional |
Em suma: As faturas em papel continuarão a ser legais, mas apenas enquanto o cliente aceitar esse formato e desde que sejam emitidas por um programa certificado. As faturas em PDF continuam a ter validade até ao final de 2026, conforme proposta do Orçamento do Estado para 2026. Contudo, a AT incentiva fortemente a transição total para a faturação eletrónica.
Porque deve aderir à faturação eletrónica
Uma vez que, em breve, o formato eletrónico será o padrão em todos os setores, aderir já à faturação eletrónica é uma decisão inteligente. Assim, comece por modernizar os processos administrativos e tornar a sua gestão mais eficiente.
Mesmo que ainda não seja obrigatório emitir faturas eletrónicas com assinatura digital, em todas as áreas e setores, esse dia irá chegar. Portanto, antecipe as exigências legais, sem pressa, ao mesmo tempo que começa logo a reduzir custos no seu negócio.
Que programa de faturação eletrónica devo escolher?
Ao longo deste artigo já demos a conhecer o software de faturação certificado, InvoiceXpress.
Com este programa de faturação online, emitir faturas eletrónicas é simples: o sistema é certificado pela AT, gera documentos no formato CIUS-PT, integra a assinatura digital e está sempre atualizado com as normas fiscais.
O InvoiceXpress está ainda preparado para emitir faturas com o recurso à Inteligência Artificial, através da integração Voice 2 Invoice. Crie já hoje a sua conta grátis.
Perguntas Frequentes (FAQ) sobre a Fatura Eletrónica
Não. A fatura eletrónica tem de ser emitida num formato estruturado (XML) e assinada digitalmente — assinatura digital qualificada. Uma fatura digital pode ser uma cópia em PDF, válida como fatura eletrónica até ao final de 2026.
Sim. Apenas programas certificados pela AT, como o InvoiceXpress, garantem que a fatura cumpre os requisitos legais.
Sim, desde que cumpram os requisitos legais. Pode, no entanto, continuar a emitir faturas em papel se não estiver abrangido pela obrigatoriedade, como acontece, por exemplo, com os pequenos retalhistas. Mas, as faturas em papel têm de ser geradas por programa de faturação certificado ou tipografia autorizada.
Devem ser guardadas digitalmente durante 10 anos, conforme as regras da Autoridade Tributária.
