Facturação electrónica obrigatória para contratos públicos


Desde Janeiro que está em vigor o Decreto-Lei n.º 111-B/2017 que torna obrigatória a emissão de facturas electrónica para empresas que trabalham com entidades públicas.

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A comunicação das facturas com essas entidades será através de um processo denominado por EDI (Electronic Data Interchange) cujo objectivo é tornar o processo de facturação mais simples, eficiente e flexível.

Então o que é o EDI?

O EDI (Electronic Data Interchange) é um sistema de comunicação que transforma num formato standard qualquer tipo de documento electrónico, de que são exemplos as facturas, guias, notas de crédito, de débito e encomendas para transacções entre uma empresa e entidade pública.

Quem é obrigado a comunicar as facturas electrónicas?

De acordo com o artigo 9º do Decreto-Lei nº 123/2018 serão abrangidas de forma faseada todas as empresas que têm contratos com as seguintes entidades públicas:

Prazos para implementação da Facturação Electrónica (EDI) Organismo Público
18 de Abril 2019 •Estado •Institutos Públicos
18 de Abril 2020 •As Regiões Autónomas •As autarquias locais •As entidades administrativas independentes •O Banco de Portugal •As fundações públicas •As associações públicas •As associações de que façam parte uma ou várias pessoas colectivas, desde que sejam maioritariamente financiadas por estas, estejam sujeitas ao seu controlo de gestão ou tenham um órgão de administração, de direcção ou de fiscalização cuja maioria dos titulares seja, directa ou indirectamente, designada pelas mesmas.
17 de Abril 2020 •Empresas co-contratantes de Grande dimensão
31 de Dezembro 2020 •Empresas co-contratantes de dimensão Micro, Pequena ou Média (PME’s)

Vantagens do EDI

O EDI traz grandes vantagens às empresas que o implementarem para o seu processo de facturação.

  • Automatização do processo de facturação - Ao criar a factura ela é transformada automaticamente em factura electrónica e enviada no mesmo momento para o seu cliente;

  • Redução do prazo médio de pagamento - A grande vantagem da Factura Electrónica é que dispensa o envio por correio, sendo recebida de imediato pelo seu cliente, e permitindo que possa receber mais rápido os valores facturados;

  • Redução de custos - A factura electrónica permite-lhe reduzir custos de impressão, elimina o uso de papel e custos com envio por correio;

  • Segurança - As plataformas EDI possuem protocolos de segurança e cumprem com os requisitos legais que garantem que os seus dados estão protegidos de acordo com o regulamento nacional e europeu.

Qual a diferença entre factura electrónica e assinatura electrónica?

A Directiva 2014/55/EU define a factura electrónica como: “uma factura que foi emitida, transmitida e recebida em formato electrónico estruturado que permite o seu tratamento automático e electrónico”.

A facturação electrónica obriga que os dados sejam criados através de um modelo standard europeu para que a sua importação no sistema de entidade pública seja automático, sem necessidade de inserção manual.

A assinatura electrónica é, na prática, um conjunto de algarismos inseridos nas facturas pelo seu software de facturação, dispensando a assinatura “à mão”. As assinaturas digitais que o InvoiceXpress coloca nas suas facturas são certificadas pela Multicert.

Hoje em dia, a lei afirma claramente que uma factura electrónica tem o mesmo valor legal do que uma factura em papel.

Factura em PDF não é factura electrónica

Se tem por hábito o envio de facturas em pdf para os seus clientes, tenha em atenção que segundo a norma europeia não está a utilizar a funcionalidade de facturação electrónica. Para serem consideradas facturas electrónicas têm que seguir o modelo standard aprovado pela UE, caso contrário estão em incumprimento com a lei em vigor. Deverá aderir à funcionalidade de Facturação Electrónica se pretende enviar as suas facturas para a administração pública.

InvoiceXpress e a Facturação Electrónica

O InvoiceXpress vai estar preparado para a Facturação Electrónica. Como o melhor programa de facturação certificado pela Autoridade Tributária, é da nossa responsabilidade disponibilizar a todos os utilizadores esta funcionalidade, para que possam cumprir com a obrigatoriedade de emissão de facturas electrónicas para entidades públicas.

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Hugo França

O Hugo é curioso por natureza, tem um ávido interesse em marketing digital e publicidade e por tudo o que for criativo. Adora passar os tempos livres a ver séries e filmes.

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