O que é uma factura electrónica? Quais as vantagens para empresas e/ou clientes finais?


Uma factura electrónica é uma factura como outra qualquer, mas electronicamente assinada. Esta assinatura digital é usada como identificação da autoria de documentos electrónicos e tem a mesma validade que uma assinatura em papel.

Quem é que assina electronicamente as facturas? : Uma assinatura electrónica numa factura é feita pelo software de facturação em que a mesma foi emitida. Se o software suportar a opção de Facturação Electrónica.

Quem garante a validade destas assinaturas electrónicas? : Para estas assinaturas serem válidas, como a sua assinatura numa factura impressa em papel, é necessário que o software tenha um certificado para esse efeito. É aqui que entram as entidades certificadoras que emitem “Certificados Digitais para Assinatura Electrónica Qualificada (Certificado Digital Qualificado – CdQ)”.

Não vejo a assinatura em lado nenhum. : A assinatura é feita apenas electronicamente, invísivel ao “olho nú”. É natural que não veja nenhuma assinatura, não se preocupe.

Uma factura em .PDF é uma factura electrónica? : Como dito acima, só será uma factura electrónica se for assinada electronicamente. Contudo, se estiver com dúvidas se o PDF está ou não assinado electronicamente pode você mesmo averiguar essa informação através do leitor de PDFs que usar. No Adobe Reader, por exemplo, ao abrir um ficheiro PDF assinado electronicamente imediatamente poderá ver a indicação que o ficheiro uma assinatura electrónica.

Quais as vantagens de aderir à factura electrónica?

: Enquanto empresa:

  • Não necessita de imprimir, assinar e enviar facturas por correio;
  • Redução nos gastos de papel e tinta de impressora;
  • Factura electrónica enviada por email é um processo mais flexível, ágil e simples;
  • Usar novas tecnologias faz como que a sua empresa seja vista como actualizada e moderna;

Enquanto cliente:

  • Recebe as suas facturas mais rápido, no seu email, sem perigo de se perder nos Correios;
  • O arquivo de facturas impressas em papel deixa de existir;
  • Melhor e mais fácil organização dos seus documentos;
  • Tire partido do crescimento do cloud computing e aceda às suas facturas onde e quando precisar;

Comum a ambos os cenários é a sempre valiosa contribuição que está a fazer pelo bem do ambiente. Menos impressões, menos envelopes, menos transporte de cartas.


Pedro dos Santos

O Pedro é uma pessoa que gosta de ajudar os outros, sejam colegas ou desconhecidos. Nos tempos livres é um gamer e cinéfilo, que passa horas a consumir podcasts sobre esses temas.

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