Estratégias para Optimizar o seu Tempo


É completamente dominado pela falta de tempo no trabalho? Não se preocupe, veja as nossas dicas e saiba como optimizar a maioria das tarefas do seu dia.


Estratégias para Optimizar o seu Tempo

A produtividade do trabalho é fundamental para o crescimento do seu negócio ou para a execução das tarefas principais da sua função dentro da empresa. Mais importante se torna, quando as equipas são reduzidas. Existem inúmeras actividades necessárias, outras menos necessárias ou que têm prioridades diferentes. Organizar, planear, cumprir com os objectivos e, ainda, ter tempo para conciliar a vida profissional com a vida pessoal pode ser uma missão aparentemente impossível.

Na verdade, a produtividade só se consegue se tivermos comportamentos e ferramentas que nos ajudem à optimização das tarefas. A simplicidade, rapidez e acesso a funcionalidades de automação da facturação online farão parte das dicas que, certamente, vão ajudá-lo a ser mais produtivo e feliz no trabalho.

1. Liste as tarefas

Tantas vezes temos na nossa cabeça listas infindáveis de tarefas, sem qualquer prioridade atribuída. Passar essa listagem para o papel ajuda a visualizá-las melhor e perceber a prioridade de cada uma delas. Em alternativa opte por usar um documento no seu computador, o bloco de notas do telemóvel ou uma aplicação como o Evernote. Depois, facilmente distribui os afazeres pelas horas do seu dia, dias da semana, etc. Eventualmente, nesta listagem identificará itens que podem ser adiados ou delegados para outras pessoas.

2. Delegue trabalho

Da lista de tarefas que anotou, veja quais as que devem ser feitas por si e aquelas que pode delegar. Confie e distribua tarefas para os seus colaboradores, para o seu contabilista, para os seus parceiros. Por exemplo, em relação ao tema da facturação, se usar um programa online, simples e intuitivo, como o InvoiceXpress, tem um óptima ferramenta que permite entregar a outros os processos ligados à facturação, uma vez que o software pode ser utilizado por vários colaboradores da sua confiança ou parceiros externos.

Invista depois o seu tempo nas funções que ninguém pode fazer por si, ligadas à gestão, liderança, avaliação de resultados, ou definição de estratégia de negócio.

3. Organize a Agenda

Já tem a sua lista de tarefas, já identificou algumas que pode delegar, agora agende-as. Mas evite sobrecarregar a sua jornada. Já sabe que os imprevistos surgem sempre, por isso preveja tempo livre no seu dia para poder encaixar essas eventualidades que exigem a tomada de decisões.

Arrume as tarefas no seu calendário de trabalho. Assim, sabe o que é necessário fazer, em que prazo e a quem está destinado. No InvoiceXpress recorremos à plataforma de gestão de trabalho Asana para organizar e gerir as tarefas. Já o Basecamp usamos para comunicar transversalmente com todas as equipas, e para organizar ideias e documentos dos vários projectos.

4. Automatize tarefas

De todas as tarefas da sua lista que agendou, identificou alguma que pode automatizar? Talvez possa enviar de forma automática alguns emails ou SMS, agendar campanhas e também activar algumas funcionalidades no programa de facturação. Não está a ver quais?

Ora veja se é habitual cumprir com estas tarefas: mensalmente envia os ficheiros SAF-T à Autoridade Tributária, comunica para o Portal e-fatura, emite facturas para clientes regulares, e, quando não são regulares, tem de lembrar-se de lhes enviar a factura por email após emissão? É disto que estamos a falar. Parece que não, mas são tarefas que demoram o seu tempo. No InvoiceXpress é simples automatizar estas tarefas que nos deixam mais livres para resolver outras questões também importantes.

Prepare-se então para automatizar e deixar de se preocupar com isto:
-Envio dos ficheiros SAF-T, num determinado dia do mês, para o seu contabilista e também para a Autoridade Tributária;
-A comunicação para o Portal e-fatura;
-A emissão de facturas para os seus clientes com a periodicidade que deseja;
-O envio da factura por email para o cliente no momento da emissão.

Boa! Com estes trabalhos agendados e automatizados no InvoiceXpress, acabaram-se os lembretes para fazer o envio de ficheiros ou facturas manualmente. As tarefas estão em curso e deixará de olhar para elas.

5. Isole-se para Maior Produtividade

Já decidiu delegar tarefas, distribuiu-as na agenda e, algumas, automatizou. De entre elas identificou obrigações que dependem apenas de si. Parece uma atitude egocêntrica, mas isolar-se de tudo e todos, evitando interrupções, pode ser aquilo que precisa em determinados momentos para concluir essas actividades tão relevantes para o seu negócio. Propomos isolar-se num gabinete, colocar auscultadores, ou desligar o telemóvel. Deixe recado de que estará disponível dentro de minutos, ou algumas horas, dependendo do trabalho a executar. Para melhor fazer render o seu tempo, que tal pôr em prática a técnica de pomodoro? Lembra-se dos alarmes de cozinha em forma de tomate? Este método, criado por Francesco Cirillo, foi inspirado nesse utensílio doméstico.

Em que consiste:
1 - Liste as tarefas que gostava de concluir;
2 - Active o alarme para 25 minutos;
3 - Trabalhe na 1ª tarefa;
4 - O alarme toca;
5 - Anote o toque do alarme num papel;
6 - Faça uma curta pausa até 5 minutos;
7 - Active o alarme para mais uma ronda de 25 minutos;
8 - O alarme toca novamente;
9 - Anote e faça mais uma curta pausa até 5 minutos;
10 - Quando tiver anotado 4 toques de alarme faça uma pausa mais longa (20-30 minutos);
11 - Volte ao início, continuando a trabalhar na mesma tarefa ou iniciando uma nova.

Deve anotar tudo aquilo que interromper a sua tarefa, mas retomar de imediato a mesma. Durante as pausas faça algo diferente do que estava a fazer. Lanche, tome um café, fale com amigos, descontraia.

Não tem um alarme em forma de tomate? Então experimente o tomato timer.

Esta é uma forma de controlar o tempo e de se manter focado na conclusão das suas tarefas. Ao mesmo tempo consegue medir o tempo real que nelas investe.

6. Desligue-se da Caixa de email

Dentre todas as tarefas, identificou umas quantas importantes e inadiáveis. Para as concretizar, comece por desligar os avisos de email ou notificações mobile por um período. Alguns servidores de correio têm uma função que lhe permite parar a entrada de emails, para não se sentir tentado a responder e ficar refém das urgências de outros.

Se não puder delegar, aproveite alguns segundos desta pausa para emitir as facturas de novos clientes que estão inscritos na sua agenda, com alta prioridade. No InvoiceXpress pode, por exemplo, devido à sua simplicidade, criar uma factura para um cliente novo sem ter de inserir todos os dados à priori. Não adie mais, o método ficará concluído rapidamente. Em seguida, volte a conectar-se à sua caixa de entrada e responda aos seus emails.

7. Instale Semáforos no seu Fluxo de trabalho

Se organizou as tarefas na sua agenda, sabe que nem todas são para fazer hoje e agora. Entretanto, no seu email já recebeu mais uns quantos pedidos de resposta. Acenda a luz vermelha para algumas tarefas e verde para outras e vá alternando este ritmo. Seja dentro da organização, seja fora dela, todos ficarão satisfeitos porque saberão que uma resposta chegará em breve. É uma questão de gestão de expectativas e de “urgências” de colaboradores e clientes para maior produtividade do trabalho.

Acenda a luz verde para a automatização e a vermelha para a execução manual de pequenas tarefas. Assim, deixará de ter um engarrafamento desnecessário no seu caminho. O semáforo ficará verde durante mais tempo, para seguir por outras vias importantes que o levam ao crescimento da sua empresa ou ao aumento da performance na sua função.

Depois de colocar em prática estas dicas simples e funcionais para a optimização das suas tarefas, terá maior produtividade no seu trabalho e irá finalmente poder dizer que tem todo o tempo do mundo, não só para o negócio, mas também para si e para a família. Simples, não é?


Miguel Coelho

Com formação em Comunicação, o Miguel deixou-se seduzir pelo Digital. Bem-disposto por natureza, livros, séries e desporto são dos seus passatempos favoritos.

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