Como escolher o melhor Programa de Faturação em 2023

Escolher um programa de faturação não é uma tarefa fácil. Há tantos fatores a considerar. Felizmente, hoje em dia, mudar de programa é cada vez mais simples. Descubra como escolher o melhor programa de faturação para o seu negócio.

Faturar é o principal sintoma da boa saúde do seu negócio. É motivo de celebração, mas é também a principal razão porque surge a necessidade de escolher um programa de faturação adequado às suas necessidades.

Se o teletrabalho foi uma das principais tendências globais de 2020 e de 2021, o futuro próximo parece apontar para um modelo laboral híbrido, pelo que é importante considerar esta flexibilidade na sua organização, inclusive na acessibilidade ao seu programa de faturação.

Por outro lado, se vender é uma arte, alguns softwares fazem do processo de criação de uma fatura uma tarefa tudo menos intuitiva… Como se não fosse já complicado definir impostos, o regime de IVA ou taxas de retenção, por exemplo!

No mundo digital de hoje, se dá tanta importância a outras escolhas práticas do seu negócio, como a escolha do equipamento informático, está a na altura de fazer o mesmo com o seu programa de faturação, de modo a equipar a sua empresa da melhor ferramenta para emitir faturas a qualquer altura, e em qualquer lado, rapidamente.

Como escolher o melhor programa de faturação certificado em 2023

Mas não se preocupe - reunimos neste artigo todas as recomendações mais importantes para fazer a melhor escolha para o seu negócio:

Critérios Pessoais

Defina as suas necessidades

Identifique as principais necessidades da sua empresa, de forma a escolher um software que se adapte totalmente às mesmas. Se a sua área de atuação é em serviços, o InvoiceXpress é o melhor programa de faturação para a sua empresa. Se lida com inventários e stocks, opções de faturação como o Winmax4 podem ser as mais certas para si. É importante certificar-se de que o software que escolhe possui as funcionalidades certas para o que vende.

Aconselhe-se com amigos e colegas

Fale com quem já passou pela mesma necessidade e ouça a sua experiência. Pergunte que programas usam, quais experimentaram, que dificuldades encontraram e quais foram os fatores de decisão. Eles poderão recomendar um software e/ou indicar quais evitar. Dada a sua rapidez e facilidade de utilização, o InvoiceXpress também é ideal para freelancers e ENI, pelo que pode e deve sempre falar com os seus contactos para ouvir as suas experiências e ficar com as suas referências.

Pesquise na Internet

Use os motores de busca para encontrar as soluções de faturação online existentes no mercado. Pesquise e navegue também por alguns fóruns dedicados a temas de contabilidade onde pode encontrar testemunhos de utilizadores sobre muitos dos programas disponíveis. Nestes fóruns, também poderá colocar questões e partilhar a sua experiência.

Avalie o Apoio ao Cliente: coloque as suas questões à equipa de suporte

A facilidade em criar documentos é essencial mas, na nossa perspetiva, o apoio ao cliente é também uma das “funcionalidades” mais importantes que um programa de faturação tem de oferecer. Este serviço tem de de ser rápido, direto e responder objetivamente às questões colocadas. No InvoiceXpress, quando temos utilizadores a experimentar vários produtos em simultâneo (incluindo o nosso), sugerimos sempre que façam perguntas à nossa equipa de suporte para saberem os tempos de resposta, a disponibilidade e simpatia. Um apoio inadequado traduz-se numa experiência de utilização negativa.<br>

É por isso que no InvoiceXpress nos orgulhamos ao afirmar que o suporte é a melhor funcionalidade do nosso serviço. Não acredita? Atente nos nossos números em 2021: uma média de 36 minutos para a primeira resposta com uma taxa de satisfação de 94,5%. E melhor: ponha-nos à prova! ;)

Valide o tratamento dos seus dados de faturação

Uma das razões para haver resistência em mudar de software reside no medo de perder a informação acumulada dos seus clientes, dos seus itens (bens e serviços) e saldo de faturação. Atualmente, essa preocupação já não se coloca, pois os programas de faturação online disponibilizam a fácil importação e exportação de dados. Assim, pode migrar de software sempre que precisar, e trazer consigo a sua documentação. Contacte o suporte do seu programa de faturação e solicite ajuda na exportação dos seus documentos. O software para onde migrar poderá ajudá-lo na importação dos dados.
Outra questão de importância crescente relacionada com os seus dados é a privacidade e o tratamento dos mesmos. Analise bem as políticas de privacidade dos programas de faturação que está a comparar e a ponderar escolher para o seu negócio. No InvoiceXpress este é um tema que levamos muito a sério, com uma Política de Privacidadeem linha com a legislação aplicável, e um tratamento de dados totalmente seguro e em concordância com o RGPD.

Critérios Técnicos

Evite programas de faturação grátis

Conhece o ditado “O barato sai caro”? Fazer uma escolha destas pode começar por ser uma estratégia de contenção de custos. Mas o que fazer quando não tem o suporte técnico de que precisa? E se o programa deixar de existir? Não deixe de conhecer os riscos que a utilização de programas de faturação gratuitos acarretam.

Escolha um programa certificado pela AT

Se escolheu um software online de faturação, é obrigatório que seja certificado pela Autoridade Tributária. A certificação é dada pela AT através da atribuição de um número identificativo aos programas que cumpram os requisitos legais em vigor. Consulte a lista de programas certificados pela Autoridade Tributária. O InvoiceXpress tem o número de certificado 192.

Escolha um programa com atualizações gratuitas

Como combate à fraude e evasão fiscal, ou simplesmente para modernizar o sistema fiscal nacional, é normal a Autoridade Tributária exigir alterações regulares aos programas de faturação. Opte por programas de faturação que disponibilizem essas mesmas alterações de uma forma gratuita, atempada, e sem problemas de instalação, como é o caso do InvoiceXpress. Damos-lhe alguns exemplos de algumas das alterações mais importantes a que deve estar atento nos próximos tempos para escolher o melhor programa de faturação para a sua empresa: a introdução de Códigos QR nas faturas, a Faturação Eletrónica e a Assinatura Eletrónica Qualificada.

Plugins e Integrações

Uma das grandes vantagens de utilizar um software de faturação online é a possibilidade de integrar o mesmo com outras ferramentas que utiliza no seu negócio. Pode, por exemplo, automatizar a faturação da sua loja online, integrar a sua faturação com o seu CRM, ou criar milhares de automações com outras ferramentas através de outras plataformas, como o Zapier.
Como tal, quer tenha, por exemplo, uma loja online em funcionamento e este seja um critério basilar para si, quer seja apenas uma oportunidade para um desenvolvimento futuro do seu negócio, deve analisar com cuidado os plugins e integrações que cada programa de faturação tem disponível, de forma a identificar quais os mais importantes para a sua empresa.

Experimentar é essencial

Após ter restringido as possibilidades aos programas de faturação que melhor se adaptam às características do seu negócio, o passo seguinte é testar. A maioria dos software as a service (SaaS), de que são exemplo os programas de faturação online, possuem um período experimental grátis de 30 dias. Aproveite esse tempo para analisar todas as funcionalidades e confirmar se todos os requisitos que definiu anteriormente são cumpridos.

Evite contratos de fidelização desnecessários

A maioria dos programas de faturação online não obrigam a período de fidelização. Os SaaS pagam-se por utilização (pay per use), ou seja, só paga enquanto precisar. A vantagem é que se não estiver satisfeito basta deixar de pagar a subscrição para cancelar o serviço. No caso de já ter subscrito um programa com contrato de fidelização, verifique as condições e data de término. Estes contratos são feitos normalmente a 12 meses e terminam no final do ano. Se assim for, essa é a altura ideal para mudar.

Erros a Evitar na Escolha

Por fim, depois de enumerarmos as principais recomendações que deve ter em conta para escolher o melhor programa de faturação para a sua empresa no atual contexto social e profissional, terminamos este guia com uma pequena lista de erros que deve evitar cometer durante esse mesmo processo de análise do mercado, e que resumem na perfeição os pricipais temas a que deve dar atenção:

- Não deve considerar programas de faturação não certificados pela AT;

- Não deve escolher um software que não suporta as habituais formas de pagamento da sua empresa - relembramos que, acompanhando a evolução dos pagamentos online, e, principalmente, para sua segurança e comodidade, já pode utilizar o Stripe para subscrever o InvoiceXpress;

- Não deve eleger com base no preço - mas sim avaliando o software que mais se adapta ao seu negócio e que mais o poderá ajudar a crescer;

- Não deve escolher uma solução que não seja online - a separação da vida pessoal e profissional é um tema de enorme importância, principalmente com o aumento de colaboradores em trabalho remoto, mas a liberdade de poder emitir faturas quando e onde precisa, e em qualquer dispositivo, pode ser a génese para o seu crescimento;

- Não deve decidir sem consultar a sua equipa, principalmente os colaboradores que irão trabalhar com o respetivo software de uma forma mais direta - o seu conhecimento e os seus inputs poderão ser importantes para o processo de eleição;

- Não deve escolher um programa de faturação sem provas dadas no mercado - a sua faturação é um tema sensível, e será para si mais difícil obter opiniões e experiências sobre essa solução. Recordamos que o InvoiceXpress foi o primeiro SaaS de faturação sem licenças, contratos ou instalações desnecessárias, e já conta com +10 anos de experiência no mercado;

- Não deve optar por programas de faturação demasiado complicados - o importante num software é que o mesmo agilize a gestão da sua faturação, de forma a não perder tempo com complicações desnecessárias, mas sim ganhar tempo para se focar no seu negócio;

- Não deve escolher sem pensar no futuro da sua empresa, ou seja, pondere soluções com escalabilidade - deve evitar programas de faturação que não irão suportar a carga inerente ao crescimento do seu negócio.

Pesados todos estes critérios, se o InvoiceXpress lhe parece um dos melhores programas de faturação para a sua empresa, não hesite: Entre em contacto connosco se tiver alguma dúvida que gostava de ver esclarecida, e venha descobrir o Lado Simples da Faturação: Experimente já o nosso programa Gratuitamente durante 30 dias!