Elementos obrigatórios a constar nas faturas em 2023

É possível emitir uma fatura sem o contribuinte do cliente? E sem o ATCUD ou um Código QR? Que tipo de dados são necessários de constar nas faturas? Vamos falar das informações obrigatórias em faturas e outros documentos em 2023.

Para emitir uma fatura, são necessários dados obrigatórios que compõem todos os elementos essenciais do processo de faturação entre si e o seu cliente.

Segundo o artigo 3º e o artigo 4º do Decreto de Lei nº 198/2012, bem como o artigo 36ª no ponto nº 5 do CIVA - Código do IVA, as faturas devem conter elementos obrigatórios para que possam ser consideradas válidas perante a Autoridade Tributária (AT).

Quais são os dados obrigatórios de constar nas faturas?

As faturas, para serem válidas perante a AT, devem ser datadas, numeradas sequencialmente e conter os seguintes elementos:

1 - Identificação da sua empresa

• Nome, firma, ou denominação social

• Morada Fiscal

• Identificação Fiscal

2 - Identificação do seu cliente

• Nome, firma ou denominação social (apenas obrigatório para sujeitos passivos de IVA);

• Morada (apenas obrigatório para sujeitos passivos de IVA);

• Identificação fiscal;

3 - Informação detalhada dos bens ou serviços faturados

• Denominação habitual dos bens ou serviços, com especificação dos elementos necessários à determinação da taxa aplicável;*

• Quantidade dos bens ou serviços;*

• Preço sem imposto dos bens ou serviços e os outros elementos incluídos no valor tributável;*

• As taxas aplicadas e o montante de imposto devido;

• No caso de não ser aplicado nenhum imposto indicar o motivo;

• A data em que os bens foram colocados à disposição do adquirente, em que os serviços foram realizados ou em que foram efetuados pagamentos anteriores à realização das operações, se essa data não coincidir com a da emissão da fatura;

*Deve ser indicado separadamente, segundo a taxa aplicável, se os bens ou serviços indicados na fatura forem sujeitos a taxas diferentes de imposto deve ser indicado separadamente.

4 - Código QR

Desde o dia 1 de janeiro de 2022 que o Código QR também é um elemento obrigatório de constar numa fatura.

Depois da medida ter sido adiada em 2020 e 2021 devido à pandemia e aos seus efeitos sociais e económicos, o Governo decidiu não adiar mais esta alteração, que permite agora aos contribuintes comunicar eles próprios as suas faturas através da leitura do respetivo QR Code, usando a app e-fatura.

Sublinhamos que todas as faturas têm assim de conter este elemento, e que a não inclusão de um Código QR numa fatura emitida em 2022 é suscetível da aplicação de coimas.

Se ainda não estava alerta para a obrigatoriedade deste elemento, não complique: recorra ao InvoiceXpress, o programa de faturação mais intuitivo do mercado, para emitir faturas de acordo com a lei em segundos.

5 - ATCUD - Código Único do Documento

O ATCUD - código único do documento - é um código que permite identificar univocamente um documento, independentemente do seu emitente, do tipo de documento e da série utilizada, e a sua introdução nas faturas é obrigatória por lei desde o início de 2023.

O ATCUD, conforme definido no art.º 3º da Portaria n.º 195/2020, de 13 de agosto, resulta da concatenação do código de validação atribuído à série com o n.º sequencial do documento dentro dessa série, com o formato “ATCUD: CódigodeValidação-NúmeroSequencial”.

O ATCUD deve ser criado no momento da emissão do documento, pelo programa informático ou outro meio eletrónico e, além disso, deve constar em todas as páginas do documento fiscal ao qual se aplica. Nas páginas em que constar o Código QR, o ATCUD deve posicionar-se imediatamente acima deste.

Tanto o ATCUD quanto o código QR visam combater a economia informal, evitar fraudes e a evasão fiscal, além de promover uma maneira de simplificar a comunicação de faturas por pessoas singulares.

Se quiser saber mais sobre esta medida fiscal não deixe de consultar o nosso Centro de Ajuda.

Em breve: Assinatura digital

Olhemos agora para a Assinatura Digital Qualificada.

Trata-se de uma assinatura digital, formalmente designada por Assinatura Eletrónica Qualificada, cuja introdução num documento, por vontade própria, garante o seu valor probatório perante a lei, ao mesmo tempo que garante a integridade dos dados contidos nesse mesmo documento.

Contudo, o fim anunciado das faturas em PDF com validação de fatura eletrónica tem sido consequentemente adiado devido ao contexto económico de inflação e de subida dos juros, e devido aos efeitos da pandemia nas empresas.

E, ao longo de 2023, a situação não vai ser diferente. De acordo com o despacho n.º  8/2022-XXIII, as faturas em PDF continuarão a ser válidas enquanto faturas eletrónicas para todos os efeitos previstos na lei até ao final do ano.

Depois dessa data, quem quiser emitir faturas por via eletrónica, ou seja, faturas que não sejam em papel, e não tiver outro mecanismo de garantia de autenticidade de origem, da integridade dos dados dos documentos, bem como a sua legibilidade, terá de introduzir numa fatura a sua Assinatura Digital.

Salvo algum novo adiamento desta medida, a mesma irá entrar em vigor no início do próximo ano, pelo que a partir de 1 de janeiro de 2024 a Assinatura Digital Qualificada será também um elemento obrigatório de constar nas faturas.

Como sempre, o InvoiceXpress estará a par desta nova medida fiscal, para que possa emitir as suas faturas sem complicações.

Posso emitir faturas sem número de contribuinte?

Para a Autoridade Tributária, as faturas devem sempre seguir com indicação de número de contribuinte: ou o NIF do cliente ou o de Consumidor Final (999999990).

Mas no InvoiceXpress não sou obrigado a colocar número de contribuinte.

O InvoiceXpress não o obriga a preencher o campo de NIF, pelo que poderá deixá-lo em branco. No entanto, ao enviar a fatura para a AT – seja por SAF-T ou comunicação automática – se o campo de NIF não for preenchido, o InvoiceXpress coloca automaticamente o de Consumidor Final.