O meu primeiro milhão (e mais uma lição de contabilidade...)


Qual é a diferença entre lucro e dinheiro em caixa? Foi preciso chegar ao primeiro milhão de euros para aprender! Saiba ainda que há três tipos de fluxo de caixa, mas que apenas um merece a sua maior vigilância.

A RUPEAL, empresa que fundei e que está por trás do InvoiceXpress, tem hoje quase 8 anos, conta com cerca de 100 colaboradores e factura perto dos 3 milhões de euros anuais. É fácil julgarmos o sucesso de uma empresa pelos resultados que apresenta mas o difícil é avaliar o processo até chegarmos a estes números.

Se a empresa apresenta hoje resultados "interessantes", posso garantir-vos que foram muitos os obstáculos que tivemos de ultrapassar até chegarmos aqui. A verdade é que quando comecei, pouco ou nada sabia sobre gestão financeira ou contabilidade. Fui aprendendo com os próprios erros e investi em muita formação.

O artigo de hoje é sobre uma das muitas peripécias por que passámos e com a qual tivémos de aprender.

O nosso primeiro milhão de euros!

O primeiro ano em que a RUPEAL fez 1 milhão de euros de facturação foi um motivo de grande celebração pessoal. Tínhamos terminado um ano de muito trabalho e os resultados falaram por si: 1 milhão de euros! Sabendo que do total de todas as empresas que são criadas, apenas uma pequena minoria chega a atingir 1 milhão de euros, ficámos naturalmente orgulhosos!

Lembro-me de ter passado o ano novo, de receber o relatório de Demonstração de Resultados da contabilidade e de olhar para aquilo que todos os empresários olham: as vendas e o EBITDA.

Porquê o EBITDA?

O EBITDA (Earnings Before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) é o valor que nos diz o lucro da empresa antes de juros, impostos, depreciação e amortização. É o número “mágico” para o qual os empresários olham para perceber com quanto dinheiro vão ficar depois de todas as despesas pagas. No nosso caso, o valor era de sensivelmente 6%, portanto, 60 mil euros. Fui festejar!

Quando voltei à realidade, fui ver o extracto bancário e esperava, obviamente, 60 mil euros na conta. Certo? Errado!

A verdade é que para além de não ter dinheiro, tinha um empréstimo bancário de cerca de 100 mil euros. Isso mesmo, estava em dívida em perto de 100 mil euros e sem dinheiro em caixa!

O que aconteceu?

Nesse ano percebi que lucro é uma teoria. A Demonstração de Resultados que o contabilista nos entrega é, na realidade, uma teoria! Mas quer isso dizer que não tive 60 mil euros de lucro? Claro que tivemos, mas lucro e dinheiro em caixa são coisas completamente distintas, como vamos ver adiante.

Como explicar o que aconteceu?

Depois de explicar, é simples perceber. O que aconteceu connosco é que apesar de estarmos a ter um volume de receitas a aumentar todos os meses, o mesmo era facturado com prazos de pagamento de 30/60/90 dias.

Como o que vendemos são serviços, as principais despesas que temos são salários. E não podemos pagar salários com atraso ou negociar um prazo de pagamento mais alargado.

Já está a ver o problema? Se facturar 1000 euros todos os meses, que recebo 90 dias depois, e tenho 800 euros de custos a pagar mensalmente, então, nos primeiros três meses, vou ter de adiantar 2400 euros ainda antes de receber o primeiro pagamento do cliente. E quando efectivamente receber, é que vou poder começar a abater a minha dívida financeira a um ritmo de 200 euros por mês.

O que devo fazer para me precaver?

A verdade é que é muito simples monitorizar este problema. Basta pedir ao seu contabilista que lhe entregue o relatório de Fluxos de Caixa numa base trimestral ou, de preferência, mensal. Este relatório vai dar-lhe uma noção real do que aconteceu ao nível de fluxos de dinheiro na sua empresa.

Mas atenção! Nem todo o dinheiro é criado de forma igual!

Que tipos de fluxos de caixa existem?

Na realidade, existem três formas da sua empresa gerar fluxos de caixa:

1. Pode pedir um empréstimo bancário, "levantar" dinheiro através de um investidor privado ou pode, você próprio, injectar dinheiro na empresa. Ao dinheiro que entra ou sai da empresa desta forma chama-se fluxo de caixa financeiro.

2. Também pode decidir adquirir ou investir num imóvel, ou em algum activo de longa duração, e precisar de usar dinheiro da empresa para esse efeito. Sempre que compra ou vende um destes activos, vai usar o fluxo de caixa de investimento.

3. Por último, pode ainda receber dinheiro dos seus clientes ou ter que pagar/adiantar dinheiro aos seus colaboradores, fornecedores e/ou estado. A este fluxo de dinheiro chama-se fluxo de caixa operacional.

E qual destes três acha que é o mais importante?

Todos estes fluxos de caixa são importantes, mas um deles é Rei. E o Rei é o fluxo de caixa operacional. Monitorizar esta métrica contabilística na sua empresa é crítico para o sucesso do seu negócio!

Se a sua empresa tem um fluxo de caixa operacional negativo, significa que o valor que recebeu dos seus clientes não é suficiente para pagar todas as despesas que teve nesse período. É tão simples como isso.

Vejamos o seguinte exemplo. Imagine que pagou 1000 euros de despesas e recebeu dos seus clientes 800 euros. Os 200 euros de diferença tiveram de vir de algum lado, correcto? Ficou com duas hipóteses: ou já tinha esse dinheiro em caixa e usou-o, ou pediu emprestado a alguém. Se pediu emprestado, significa que o seu fluxo de caixa financeiro foi de 200€ e que o seu fluxo de caixa operacional foi de -200€.

Porque é tão importante monitorizar o fluxo de caixa operacional?

Para não lhe acontecer o mesmo que a nós quando fizemos o nosso primeiro milhão: chegar ao fim do ano sem dinheiro em caixa, mesmo com um lucro considerável. Não se esqueça também que ainda tem de pagar IRC sobre esse lucro e, se já tem um problema de fluxo de caixa operacional, o problema só terá tendência a aumentar.

A verdade é que durante o ano todo facturámos imenso (vendas) mas sempre com prazos de pagamento alargados. Já as nossas despesas eram sempre imediatas mal iniciávamos um novo projecto. Ou seja, o nosso fluxo de caixa operacional era, normalmente, negativo até começarmos a receber pagamentos de clientes e este passar a ser positivo. Obviamente o fluxo de caixa financeiro foi acumulando ao longo do ano e com isso a nossa dívida.

Como inverter esta situação?

Se a sua empresa se enquadra neste cenário, fique atento! Brevemente explicarei como resolver este problema tão comum no nosso tecido empresarial.

Nota: Este é o quarto artigo de uma série com autoria de Rui Alves, com o objectivo de partilhar consigo as suas aventuras e aprendizagens enquanto jovem empresário. Subordinados ao tema “Aprender Fazendo”, reforçamos o convite para que nos acompanhe nesta viagem e nos conte a sua experiência.


Rui Alves

Fundador do InvoiceXpress, é estratega a full-time e procura sempre ser mais líder do que chefe. Quando não está a viajar pelo mundo, não consegue largar o seu Algarve.

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